Marchés publics d'informatique : préparation, passation, suivi de l'exécution

Phase 1  - Définition des besoins, détermination des principales caractéristiques du marché, estimation des montants. 

Définition des besoins

La définition préalable des besoins est une obligation précisée par le code des marchés publics 2006.

La nature et l’étendue des besoins à satisfaire doivent être déterminées avec précision avant tout appel à la concurrence ou toute négociation non précédée d’un appel à la concurrence.

Si l'autorité adjudicatrice ne dispose pas des compétences nécessaires pour les définir elle a intérêt à faire appel à un prestataire externe pour accomplir cette mission, en utilisant éventuellement un marché de définition. 

Pendant longtemps, le pouvoir adjudicateur définissait souvent ses besoins par la rédaction d’un cahier des charges décrivant la solution souhaitée ne laissant au candidat qu’une obligation de moyens. Cependant le besoin peut se définir également sous forme d’un cahier des charges fonctionnel décrivant des résultats à atteindre, le candidat s'engageant à une obligation de résultats. 

Dans la procédure d''appel d’offres ce dernier peut se conduire sous une forme classique ou sous la forme d'une procédure de dialogue compétitif. Quelle que soit la forme adoptée, et sous réserve du respect des dispositions réglementaires, l'obligation de résultats est recommandée. Pour la procédure de dialogue compétitif elle est implicite, pour l'appel d'offre classique l'obligation de résultats a intérêt à être précisée au CCAP ; auquel cas il faut évidemment définir les résultats attendus.

Détermination des principales caractéristiques du marché

A ce stade, il est également nécessaire de déterminer les principales caractéristiques du marché qui peuvent être :

1. le planning,
2. les délais d'exécution  
3. l' allotissement, 
4. le fractionnement, 
5. les contraintes juridiques et techniques ( critères de sélection des candidats et d'attribution des offres, types de délais relatifs à la maintenance, délai de réception des candidatures et des offres, temps de réponse, sécurités à prévoir, ...), 
6. les obligations du obligations du titulaire (de moyens, de résultats, d'information, de conseil, de mise en garde, ...), 
7. la durée du marché (la durée de la maintenance est notoirement plus longue que celle de l'acquisition), 
8. la forme des prix, 
9. les pénalités (pour la livraison, pour la maintenance), ...

Estimation des montants

Les montants des marchés doivent être estimés, les sommes doivent être disponibles au budget. 

L'estimation doit être sincère. Il ne s'agit pas de sous-estimer un appel d'offres de manière à le rendre infructueux pour passer ensuite à un marché négocié, cette pratique étant sanctionnée par le juge administratif.