Répondre à un appel d'offre public pour les entreprises candidates

Introduction pour les entreprises qui répondent aux appels d'offres publics

Qu'est-ce qu'un appel d'offres public ?

Un marché consiste en un contrat, conclu à titre onéreux entre un acheteur public ou privé et un opérateur économique, portant sur la réalisation de travaux, l’achat de fournitures ou la réalisation d’une prestation de services répondant aux besoins de l’acheteur.

• L'acheteur public peut être une collectivité territoriale (Métropole, région, département, communauté d'agglomération, SIVOM, SIVU, communauté de communes, villes, ...), centres hospitaliers, l'Etat (ministères, ...).
• Il existe également des acheteurs privés soumis au code de la commande publique (Associations loi 1901, OPH, ...).

L'opérateur économique est l'entité qui répond au marché (entreprise, administration, ...).

Quels sont les types de marchés publics ?

Il existe plusieurs types de marchés publics :

• Marchés publics de travaux relatifs à l'exécution des travaux de bâtiment, de génie civil ou d'infrastructure.
• Marchés publics de fournitures relatifs à l'achat, la prise en crédit-bail, la location ou la location-vente de produits.
• Marchés publics de services pour la réalisation de prestations de services (gardiennage, nettoyage de locaux, services informatiques, prestations intellectuelles comme les marchés de formation professionnelle ou de maîtrise d'œuvre)

Pourquoi répondre aux appels d'offres publics ?

Répondre à un appel d'offres nécessite un investissement important en temps pour une entreprise surtout au démarrage.

La complexité administrative s'accompagne d'autres difficultés potentielles comme la transmission électronique des offres et la rédaction du mémoire technique qui sont des points durs pour certaines entreprises.

Cependant, les avantages à long terme de remporter des marchés publics sont indéniables.

Voici trois raisons pour lesquelles vous devriez sérieusement envisager de répondre aux consultations :

Elargir votre portefeuille clients

Le secteur public offre une multitude de nouveaux donneurs d’ordre, tels que l'État, les collectivités locales, les hôpitaux publics, les universités, etc.

Ces institutions ont des besoins réguliers dans divers domaines, offrant ainsi un marché vaste et diversifié pour votre entreprise.

En ciblant le secteur public, vous diversifierez votre activité, réduirez la dépendance à vos clients habituels et élargirez votre base de clients potentiels, ce qui stimulera la croissance et la résilience de votre entreprise.

Accéder à des marchés importants et pérennes

Les budgets alloués par les collectivités locales et les administrations pour leurs achats de fournitures, services et travaux sont substantiels.

Une fois le marché attribué, des commandes régulières sont émises durant toute la durée du contrat, garantissant ainsi un chiffre d'affaires récurrent pour l’attributaire. Ceci notamment dans les accords-cadres qui durent souvent 4 années.

Ces marchés pluriannuels offrent une visibilité appréciable et une stabilité financière à long terme, ce qui est essentiel pour la croissance et la durabilité de votre entreprise.

Obtenir un avantage concurrentiel

Remporter des marchés publics vous permettra de démontrer une expertise et une expérience solides dans votre domaine d’activité, renforçant ainsi votre crédibilité sur le marché.

Cet avantage compétitif vous positionnera favorablement pour remporter de futurs contrats, tant publics que privés, en renforçant votre réputation et en attirant de nouveaux clients.

Vous gagnerez en notoriété et crédibilité, consolidant ainsi votre positionnement sur le marché et ouvrant de nouvelles opportunités commerciales.

Préparer sa candidature

Rédiger un dossier de candidature type (facultatif)

L'entreprise candidate peut rédiger un dossier de candidature type qui cependant pourra être modifié en fonction du dossier à traiter donc des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur. Mais ce n'est pas du tout indispensable.

Le candidat à un marché public ou à un accord-cadre doit, en effet, satisfaire à certaines conditions minimales.

• Pour avoir accès à la commande publique, le candidat ne doit pas être dans une des situations d'Interdiction de soumissionner à un marché public.
• Il devra également justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale au plus tard lors de l'attribution du marché.

Le pouvoir adjudicateur pourra lui demander de fournir dans le cadre de sa réponse (candidature et offre) un certain nombre de documents qui peuvent être des pièces comme les formulaires lettre de candidature DC1, déclaration du candidat DC2.

Pour sélectionner les candidatures l'administration va s'appuyer sur des éléments qu'elle aura demandé aux entreprises candidates qui seront en ce qui concerne les capacités :

• les capacités techniques, qui sont les moyens matériels (notamment l’outillage) et humains (effectifs), dont dispose le candidat. Elles sont appréciées quantitativement et qualitativement. 
• les capacités financières, qui ne peuvent revêtir qu’un caractère général, font partie des capacités économiques et financières du candidat, et tendent à déterminer si les moyens financiers du candidat suffisent pour mener à bien le marché.
• les capacités professionnelles, qui permettent de vérifier si le candidat possède les qualifications requises, c’est-à-dire « la preuve d’un certain niveau de compétences professionnelles ». La preuve de la capacité professionnelle peut être apportée notamment par des références, des certificats de qualification professionnelle, des certificats de qualité (certificat attribué par un organisme certificateur ou attestant de l’existence d’un manuel de qualité et de procédures).

Rechercher les publicités de marchés dans la spécialité

Il s'agit pour les entreprises de trouver les publicités, sous forme d'avis de marchés, émises par les pouvoirs adjudicateurs ou les entités adjudicatrices :

• l'entreprise va rechercher des avis de marchés publics (publicité) pour connaitre les marchés concernés qui sont lancés par l'administration,

• elle pourra s'abonner gratuitement à des alertes automatiques définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment via le BOAMP, maximilien, PLACE, ...).

Ces recherches de marchés s'effectuent via des mots-clés du domaine d'intervention des entreprises. Certains métiers s'y prêtent facilement -BTP, sécurité, nettoyage, diagnostics immobiliers, médical, ...).

Retirer le dossier de consultation via un téléchargement au format ZIP

Une fois les publicités collectées puis analysées, l'entreprise va retirer le DCE qui va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, acte d'engagement, cadre de mémoire technique, … cette liste n'étant pas exhaustive.

• Il s'agit de parcourir ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.
• Le retrait des dossiers s'effectue en général par téléchargement sur un site Internet dédié du pouvoir adjudicateur (profil d'acheteur) ou, éventuellement, par une demande de transmission du dossier sous forme papier dans les cas dérogatoires.

Sélectionner les marchés intéressants pour le domaine d'activité

Cette étape est fondamentale.

Il s'agit d'effectuer une sélection des consultations susceptibles d'intéresser l'entreprise en fonction de certains critères (montant, nature, allotissement, contraintes, région, chances de l'emporter, ...).

En effet il n'est, en principe, pas question de répondre à tous les marchés potentiellement intéressants.

Constituer des réponses aux marchés publics est relativement long selon le degré d'expérience en la matière, et l'entreprise va vite s'épuiser si le taux de réussite est insuffisant.

• Il faut donc savoir si cela vaut la peine de répondre. Ceci nécessite souvent des investigations complémentaires à effectuer.

• Certains acheteurs restreignent la publicité voire même orientent le dossier.

• Il existe cependant des moyens de détection simples pour évaluer ses chances.

Constituer son dossier de réponse : candidature et offre

La rédaction de la réponse est évidemment une étape très importante vu qu'elle conditionne le succès de l'opération.

Si la partie candidature est importante car incontournable les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre.

Une réponse à un marché public se divise en deux phases, la candidature et l'offre, dont le séquencement dépend de la nature ouverte ou restreinte de la procédure.

• Dans une procédure ouverte l'entreprise dépose la candidature et l'offre en même temps.
• Dans une procédure restreinte l'entreprise dépose la candidature, l'acheteur opère une sélection puis demande aux sélectionnés uniquement de transmettre une offre.

En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer" dans une procédure ouverte.

 La partie "candidature"

la constitution de la partie candidature, très administrative, va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures,

Elle comporte généralement une attestation sur l'honneur de non exclusion des marchés publics, des formulaires DC1, DC2, des éléments relatifs aux capacités, ou un DUME en leur lieu et place.

La partie "offre"

Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade.

La constitution de la partie offre va permettre d'attribuer l'offre économiquement la plus avantageuse via des critères de choix des offres. Les principaux critères d'attribution sont le prix, la valeur technique, le délai d'exécution, ...

Rédiger le mémoire technique qui fait partie de l'offre

Il est fréquemment demandé aux entreprises de fournir un mémoire technique à l'appui de leur offre.

Cette offre technique, toujours spécifique à chaque dossier de réponse, est à rédiger selon des directives du règlement de la consultation et n'est pas facile à appréhender d'où la difficulté pour les soumissionnaires.

Attention ! Le mémoire technique est spécifique à chaque réponse.
Ne tombez pas dans le piège des modèles de mémoires techniques et autres exemples qui conduisent à l'échec. Nombreuses jurisprudences en la matière. 

Dépôt et suivi de la candidature

Déposer sa candidature

Suivre la procédure de sélection

Annexes

Ressources utiles

Glossaire

 

 

 

Comment répondre à un appel d'offres ?

Rédiger une réponse à un marché public ne s'improvise pas.

En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de respecter certaines étapes dont les principales sont :

• la rédaction d'un dossier de candidature type (surtout la première fois),
• la recherche des publicités de marchés (AAPC),
• le retrait dématérialisé ou sur support papier des dossiers de consultation des entreprises,
• la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
• la rédaction de son dossier de réponse au marché (candidature et offre).

Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.

Autres étapes

Il existe bien d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.

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