Archivage électronique des marchés publics : quand et comment archiver ?

L’archivage électronique en commande publique, une notion juridique, pas informatique

En matière de marchés publics, l’archivage électronique ne se confond ni avec la dématérialisation, ni avec le simple stockage de fichiers sur un support numérique. Conserver des documents sur un poste de travail, un serveur, un disque dur externe ou une clé USB ne constitue pas, en soi, une opération d’archivage dès lors que la conservation durable et l’intégrité des documents ne sont pas garanties de manière démontrable.

La doctrine administrative relative à la dématérialisation de la commande publique rappelle expressément que l’archivage suppose des conditions techniques et organisationnelles permettant d’exclure toute altération non tracée des documents et d’en assurer la lisibilité dans le temps. Cette distinction est déterminante, car elle conditionne la valeur probante des pièces du dossier de marché.

Ainsi, l’archivage électronique doit être compris comme un processus encadré, visant à préserver les documents du marché sur la durée, dans des conditions permettant leur production et leur opposabilité en cas de contrôle, de recours ou de contentieux.

La force juridique de l’écrit électronique

Le socle juridique de l’archivage électronique repose sur le droit commun de la preuve. Depuis l’ordonnance n° 2016-131 du 10 février 2016, l’ancien article 1316-1 du code civil est abrogé et remplacé par l’article 1366 du code civil.

Cet article dispose que l’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, à deux conditions cumulatives :

•  l’identification certaine de la personne dont émane l’écrit ;
• la conservation de cet écrit dans des conditions garantissant son intégrité.

En commande publique, cette exigence concerne l’ensemble des documents dématérialisés du marché comme les candidatures, offres, décisions de rejet, notifications, actes d’exécution, échanges contractuels, pièces financières. L’archivage électronique constitue le moyen de satisfaire à cette exigence d’intégrité dans le temps.

Les marchés publics comme archives au sens du code du patrimoine

Le code du patrimoine adopte une définition large des archives. L’article L211-1 qualifie d’archives l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur forme ou leur support, produits ou reçus par toute personne dans l’exercice de son activité.

Les dossiers de marchés publics constituent des archives publiques, dès lors qu’ils sont produits ou reçus par une personne publique dans le cadre de sa mission de service public. La dématérialisation des procédures n’a aucune incidence sur cette qualification.

Il en résulte que l’archivage des marchés publics comprend :

• une durée d’utilité administrative (DUA),
• une finalité (conservation définitive, élimination, tri),
• une articulation avec le service public d’archives compétent.

L’archivage électronique en constitue l’adaptation technique.

À quel moment archiver ? Distinction passation / exécution

Le moment de l’archivage dépend du stade du marché et de la nature des documents concernés. Les pièces relatives à la passation ne suivent pas le même calendrier que celles relatives à l’exécution.

S’agissant de la passation, l’archivage des candidatures, des offres non retenues, des rapports d’analyse et des décisions intervient :

• au plus tôt après la notification du marché à l’attributaire ;
• au plus tard après l’extinction des voies et délais de recours contre la procédure de passation.

Pour la phase d’exécution, l’archivage des pièces contractuelles, financières et techniques intervient :

• au plus tôt après la clôture du marché ;
• au plus tard après l’expiration des garanties applicables (notamment la garantie décennale pour les travaux) ou après l’extinction des recours relatifs à l’exécution.

Cette distinction permet d’éviter un archivage prématuré de documents encore susceptibles d’évolution, tout en sécurisant la conservation des pièces à enjeu juridique.

L’accès aux archives doit être rapide et sans altération

L’archivage électronique présente un avantage évident qui est l’accès rapide aux documents. Mais, cet accès ne doit jamais permettre la modification, l’écrasement ou la suppression non tracée des pièces archivées.

Un dispositif qui autorise des modifications sans mécanisme de traçabilité ou de restitution fidèle ne répond pas aux exigences de l’archivage probant. L’archivage implique de contrôler les accès, de tracer les actions réalisées et de pouvoir prouver que le document n’a pas été modifié.

Formats et lisibilité dans le temps

Aucun texte n’impose un format unique, mais les politiques publiques recommandent l’usage de formats normalisés et documentés pour éviter l’obsolescence des fichiers. Le RGI (Référentiel général d'interopérabilité) constitue à cet égard un cadre de recommandations pour les administrations.

L’objectif est de garantir que les documents archivés restent lisibles, utilisables et restituables dans le temps ; sinon, l’archivage n’a plus de valeur juridique.

Mise en œuvre pratique et articulation avec les outils et les acteurs

L’archivage électronique des marchés publics ne dépend pas d’un seul acteur. Il repose sur une coordination entre l’acheteur public, le service d’archives et, le cas échéant, l’éditeur du profil d’acheteur ou un prestataire spécialisé.

Le profil d’acheteur sert à la passation du marché et n’a pas vocation à assurer une conservation pérenne. L’archivage est réalisé après la clôture de la procédure, dans un dispositif dédié.

Textes

Article 1366 du code civil (fondement de la valeur probante de l’écrit électronique et impose l’identification de l’auteur et la garantie d’intégrité dans le temps).

Article L211-1 et suivants du code du patrimoine (Définition des archives et principes de gestion. Qualifie les dossiers de marchés publics d’archives, indépendamment du support).

Article L212-4-II du code du patrimoine (Encadrement du recours à des tiers pour la conservation d’archives publiques. Sécurise l’externalisation de l’archivage intermédiaire sous conditions).

Télécharger le guide « très pratique » de la dématérialisation des marchés publics (Guide acheteurs mai 2020)  (questions A82 à A83). Précise la distinction stockage / archivage et le calendrier d’archivage selon les phases du marché).

RGI (Référentiel général d'interopérabilité), cadre de recommandations interministériel qui encourage l’usage de formats et standards favorisant la lisibilité et l’interopérabilité dans le temps).

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

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