Archivage électronique

Archivage électronique au sens du guide pratique de la dématérialisation des marchés publics

L'Archivage électronique est la conservation pérenne des documents électroniques.

 Source : Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

L'archivage électronique consiste à archiver des données sous forme électronique sur un support électronique dédié à cet effet. Les informations sont donc dématérialisées.

L'archivage est le fait de mettre des fichiers, généralement sous forme compressée, dans une archive et d’assurer la conservation de documents sur une longue durée (3, 5, 10, 30, 60, voire 100 ans).

Selon le dictionnaire du multimédia (AFNOR, 1995) l’archivage électronique peut se définir comme « l’ensemble des actions, outils et méthodes mises en oeuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter.»

Une obligation d'archiver pour assurer une équivalent des supports papier/électronique

Rappelons que l'archivage de documents sous forme électronique est une obligation afin de se prévaloir d'une équivalence entre le support papier et la forme électronique de l'écrit.

En effet selon les termes de l'article 1316-1 du code civil "L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité".

Cet article énonce donc clairement deux conditions :

• la personne dont émane l'écrit sous forme électronique doit pouvoir être dûment identifiée,

• l'écrit sous forme électronique doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.

L'archivage électronique, lorsqu'il respecte les dispositions de la norme apporte donc des garanties qui peuvent être utilisée dans le cadre d'un contentieux pour démontrer la valeur probante d'un document.

La norme NF Z42-013 et dématérialisation légale des documents

En matière d'archivage électronique une importante norme (la norme NF Z42-013) fait office de référence. Cette norme remplace la norme NF Z 42-013 dont la dernière version de date de 2001.

[1] Norme NF Z42-013. - Archivage électronique. - Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (indice de classement : Z42-013).

La présente norme fournit un ensemble de spécifications concernant les mesures à mettre en oeuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-ci.

Archives au sens du code du patrimoine

Selon l'Article L211-1 du code du patrimoine "Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".

Le même code distingue les archives publiques et les archives privées

• Les archives publiques sont

  • "les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission.

  • Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. ".

•  Les archives privées sont l'ensemble des documents qui n'entrent pas dans le champ d'application des dispositions précitées.

Textes

article 1316-1 du code civil

Avis relatif à l’homologation et à l’annulation de normes - NOR: ECEF0910013V (dont homologation de la Norme NF Z42-013 relative à l'archivage électronique)

Norme NF Z42-013. - Archivage électronique. - Spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes (indice de classement : Z42-013).

Arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés [abrogé par l'arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics à l’exception des articles 5 à 7]

Art. 40 du Code des Marchés Publics 2004 [abrogé], Art. 56 du Code des Marchés Publics 2004 [abrogé]

Textes sur les archives

Circulaire du 20 janvier 2006 relative à l’archivage des documents produits par les services départementaux d’incendie et de secours SDIS - NOR : INTE0600013C

Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979. Loi sur les archives.