Qu'est ce qu'un bon mémoire technique selon le TA de Paris ? Conseils aux entreprises soumissionnaires.

Les acheteurs se plaignent de manière récurrente des mémoires techniques standards qu'ils analysent dans le cadre du critère de la valeur technique des offres. Documents-types mal adaptés, copier-coller dans leur forme brute, exemples trouvés sur Internet, ... des erreurs pénalisantes au grand dam des personnes chargées d'analyser et de noter les offres qui s'attendent à des documents de qualité. Tous les intervenants impliqués dans le processus d'analyse des offres techniques connaissent cette situation. Pour les entreprises qui répondent aux marchés publics il est pertinent de suivre des conseils de bon sens.
ENTREPRISES, privilégiez des mémoires techniques de qualité plutôt que des exemples de documents-types inadaptés aux offres entrainant le rejet de vos offres.

22 janvier 2024

Exemples de mémoires techniques types : clap de fin

Un jugement du tribunal administratif de Paris, va freiner cette inflation de documents-types et stéréotypés.

• Car, les entreprises expérimentées savent obligatoirement, via les lettres de rejet, que ces pratiques conduisent presque systématiquement au rejet des offres concernées au moins au travers une note technique décevante.
• On pourrait peut-être en conclure qu'un "mauvais" mémoire justificatif serait un document générique, banal et n'apportant ni valeur ajoutée ni spécificité.

Alors comment définir un "bon" dossier technique et existe t-il au moins une définition ?

Non seulement ce document est affecté d'un poids substantiel dans la notation mais de plus il est nécessairement subjectif.

Importance du mémoire technique dans la note finale et pondération

N'oublions pas que ce document occupe une place primordiale dans l'attribution des marchés publics.

En effet, le critère de la valeur technique qui repose sur la qualité de cette pièce est fréquemment affecté d'une pondération substantielle.

Il n'est pas rare de trouver un critère de valeur technique situé dans une fourchette de 40 à 70% dans les cas extrêmes.

Le jugement du tribunal administratif de Paris apporte des éléments de réflexion intéressants et il a le mérite de nous informer de ce que peut être un "mauvais" mémoire technique.

"Mauvais" = "trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché" ?

En effet, si nous analysons les termes du jugement (voir l'extrait plus loin), le reproche fait par l'acheteur à la société requérante est pour cette dernière "d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché".

Tout le monde s'en doutait mais désormais, c'est clairement écrit, même s'il ne s'agit que d'un jugement de TA.

Nul doute que les acheteurs publics en charge de l'analyse des offres retiendront la formule.

Par conséquent, en disposant d'un embryon de définition de ce que ne doit pas être un mémoire technique nous pourrions en tirer une règle qui finalement relève du simple bon sens.

Ainsi en prenant le contrepied de ce qu'il faut éviter il peut s'avérer logique d'en déduire les règles à suivre pour rédiger correctement ce document "dans les règles de l'art".

Dans l'affaire en question l'offre d'une société a été rejetée :

• cette dernière ayant "fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché",
• ceci alors qu'elle disposait d'une grande expérience dans les prestations objets du marché convoité.

Selon le tribunal : "Si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché" (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).

Qu'est-ce qu'un "bon" mémoire technique selon le tribunal ?

Maintenant que les sociétés savent ce qu'il ne faut pas faire, elles peuvent en déduire la manière pertinente de procéder pour rédiger cette note méthodologique.

L'offre technique ne doit pas revêtir un caractère général

Les entreprises sont ainsi tenues de renoncer à l'agrégation de banalités présentes dans les documents types. Cette pratique à éviter est d'ailleurs parfois rappelée par les maitres d'ouvrage dans le règlement de la consultation ou dans la trame de mémoire lorsqu'elle existe.

Un document générique qui ne rentre pas dans les détails ou se contente de présenter des informations trop vagues sans lien réellement direct avec le besoin exprimé dans le cahier des charges sera facilement sanctionné.

Les entreprises doivent alors éviter les documents types qui ne font pas la démonstration concrète de la capacité à répondre aux attentes de l'acheteur.

Un mémoire pertinent doit au contraire contenir des informations, exemples et propositions adaptées aux particularités du marché visé.

L'offre technique doit être précise

Les approximations et autres explications génériques vagues formulées sous la forme de phrases types toutes faites sont à bannir. Le degré de précision doit permettre à l'acheteur de juger correctement de la qualité et du sérieux de la proposition.

Le document se doit d'entrer dans le détail des exigences particulières du dossier : des modalités opérationnelles envisagées, des moyens techniques et humains alloués, des exemples concrets de réalisations similaires, etc.

Plus le niveau de précision sera élevé, plus l'acheteur aura confiance dans la capacité de l'entreprise à exécuter la prestation demandée dans de bonnes conditions.

L'offre technique doit être spécifique au regard des besoins du marché

Ici, une adaptation stricte à chaque dossier de réponse s'impose, englobant notamment et s'ils sont exigés : les ressources humaines et matérielles affectées, la méthodologie opératoire – qui peut varier d'un marché à l'autre –, les dispositions environnementales prévues ainsi que d'autres exigences techniques qui, bien que semblant standardisées, ne le sont pas nécessairement.

Chaque marché a ses particularités qu'il convient d'identifier précisément pour y répondre de manière sur-mesure.

Un simple copier-coller sans travail d'analyse et d'adaptation doit être absolument proscrit sous peine de sanction par l'acheteur ou le juge.

Formation à la rédaction de mémoires techniques spécifiques au marché

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Formation MEMOIRE TECHNIQUE (J04)

Jurisprudence

CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle (Le choix de l'offre ne peut se fonder sur les références des entreprises candidates, mais exclusivement sur la valeur intrinsèque de l'offre. Contrôle de l'erreur manifeste d'appréciation de la valeur technique de l'offre. Droit à indemnisation et réparation du préjudice né de l'éviction irrégulière d'une entreprise candidate à l’attribution d’un marché public. Valeur technique de l'offre jugée à partir d'une notice technique faisant office de mémoire technique. Attention à l’analyse technique des offres via le mémoire technique et à l’application des critères d’attribution. Un mémoire technique généraliste n’équivaut pas à un mémoire technique qui « comportait des dispositions précises »).