La contractualisation des actions de formation professionnelle  (Fiche no 2)

1. Les modalités d’acquisition d’actions de formation

Conformément aux dispositions de l’article R6353-1, « Les conventions, les bons de commande ou factures mentionnés à l’article L6353-2 précisent :

1° L’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités du déroulement et de sanction de la formation ;

2° Le prix et les contributions financières éventuelles de personnes publiques ».

Ces dispositions ne peuvent avoir ni pour objet ni pour effet de soustraire les conventions de formation professionnelle à l’application des dispositions des articles 1101 et suivants du Code civil. Ces conventions restent donc soumises au droit commun des contrats.

La conclusion d’une convention de formation professionnelle écrite et signée des parties reste la modalité habituelle de la contractualisation.

Néanmoins, si pour diverses raisons d’urgence, de répétitivité des achats par exemple, les cocontractants entendent ne pas formaliser leur accord par la signature d’une convention en bonne et due forme, ils doivent, en l’absence de convention, s’assurer de la présence des mentions, sur les bons de commande ou sur les factures, permettant d’identifier les actions de formation réalisées ou à réaliser. Dans ces cas, le bon de commande ou la facture doit contenir toutes les mentions prévues à l'article R6353-1.

Lorsqu’il a été procédé à la conclusion d’une convention de formation ou lorsqu’un bon de commande a été accepté, la prestation doit se conclure par l’émission d’une facture dans les conditions de droit commun. Il n’est pas requis de cette facture qu’elle soit revêtue de toutes les mentions et précisions prévues à l'article R6353-1. Les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ainsi que les moyens permettant de suivre l’exécution des actions de formation et ceux permettant d’apprécier les résultats obtenus dont la mention est faite à la convention ou au bon de commande n’auront pas besoin d’être précisés dans la facture qui, pour les besoins d’identification des actions, fera référence au bon de commande ou à la convention.

2. Conséquences des modalités particulières de contractualisation sur l’imputabilité des dépenses liées à la réalisation d’actions de formation et lors des contrôles des activités des dispensateurs de formation

L’article L6331-21 prévoit que les actions de formation professionnelle réalisées par un dispensateur de formation pour le compte d’un employeur dans le cadre de l’exécution du plan de formation doivent faire l’objet de conventions annuelles ou pluriannuelles conclues conformément aux dispositions du titre III du livre III de la sixième partie du Code du travail. L’Article R6331-21 précise que les versements des employeurs à des organismes de formation sont effectués en application de conventions, de bons de commandes ou de factures conformes aux dispositions de l’article L6353-1.

Toutefois, la substitution prévue à l’article L6353-2 est impossible pour les conventions pluriannuelles. De par leurs caractéristiques propres, celles-ci doivent en effet préciser le ou les années de participation concernées, les dates et périodes de réalisation sur les années concernées, et les dates de versement.

En conséquence, les versements effectués par les employeurs en application de bons de commandes et de factures sont pris en compte pour la participation des employeurs dès lors que ces bons de commandes et factures se substituent, dans les conditions de l’article L6353-2, à une convention annuelle.

Les versements effectués sur le fondement d’un bon de commande ne seraient libératoires que si l’employeur présentait par ailleurs la facture justificative de la réalisation des actions prévues par le bon de commande.

Les bons de commande, accompagnés des factures, sont admis pour justifier l’origine des fonds reçus par les dispensateurs de formation au même titre que les conventions.

3. Les mentions obligatoires des conventions et bons de commande

Les conventions de formation professionnelle ou les bons de commandes, lorsque ceux-ci s’y substituent, doivent préciser :

a) L’intitulé de l’action : il s’agit du nom générique ou spécifique donné à l’action permettant son identification au regard du programme. L’attribution d’un intitulé à l’action de formation n’obéit à aucun formalisme.

b) La nature de l’action : il s’agit de préciser la catégorie d’actions dans laquelle s’inscrit la formation. Il pourrait s’agir d’une action d’adaptation au poste de travail, de développement des compétences, de qualification, de préformation, d’acquisition de connaissances, etc. La nature renvoie donc aux catégories d’actions prévues à l’article L6313-1.

c) La durée de l’action : elle est généralement fixée en heures pour un groupe de stagiaires ou en journées d’intervention. La durée peut être utilement complétée par des indications relatives à la période de réalisation de la ou des actions.

d) La notion d’effectifs concernés par l’action renvoie au nombre de stagiaires qui suivent la formation. Si la mention de l’identité des stagiaires n’est pas requise, elle n’est pas exclue pour autant et pourrait servir, notamment lorsqu’il s’agit de formation dispensée au profit de salariés et lorsque leur nombre est réduit, pour rattacher l’imputation des salaires aux formations correspondantes.

e) Les modalités de déroulement de l’action : outre les phases d’apprentissage mentionnées au programme, il convient de préciser ces modalités en indiquant les dates et lieux de formation, le séquencement prévu si la formation est organisée en modules, la durée du stage pratique et les conditions de mise en œuvre pédagogique (stage présentiel, formation ouverte ou à distance).

f) Les modalités de sanction de l’action : il s’agit des procédures de sanction de la formation telles que la présentation à un concours ou un examen, la délivrance d’une attestation de présence, etc. Ces modalités pourront utilement être décrites au programme. A minima, l’attestation mentionnée au dernier alinéa de l’article L6353-1 devra être remise.

g) Le prix et les contributions financières éventuelles des personnes publiques. Lorsque l’action fait l’objet d’une subvention, la convention prévoit les modalités de son calcul et de son versement par les pouvoirs publics.

La convention ou le bon de commande peuvent ne pas contenir certaines des mentions explicitées ci-dessus dès lors qu’elles sont mentionnées dans un programme, lui-même expressément intégré à ladite convention ou audit bon de commande.

Les conventions peuvent comporter toute stipulation que le dispensateur de formation et son cocontractant jugeraient utile de consentir.

Il peut s’agir des exigences en matière de qualité de la formation, des compensations financières en cas d’inexécution totale ou partielle de l’action ou des actions - objet de la convention ou du bon de commande - ou encore des spécifications sur les équipements à utiliser.

4. Le cas particulier des factures

Les factures sont régies notamment par les dispositions de l’article L441-3 du Code de commerce et celles de l’article 289 du Code général des impôts et des textes réglementaires pris pour leur application.

Si elles sont établies pour le paiement d’actions de formation dans les cas où une convention de formation professionnelle n’est pas conclue ou lorsque l’achat n’a pas été effectué sur bon de commande, elles doivent obligatoirement être précisées des mentions prévues à l'article R6353-1.

Cette procédure souple d’achat d’actions de formation n’est souhaitable que pour les achats ponctuels d’actions de courte durée ou répétitives. Dans tous les autres cas le recours à la convention est préférable et plus particulièrement pour les actions de formations prévoyant des parcours personnalisés alternant formations théoriques et stages pratiques ou lorsque le dispensateur entend stipuler sur les modalités de règlement des compensations financières dues en cas d’absence du bénéficiaire ou d’annulation de formations.

5. Les sanctions au défaut de ces mentions

Contrairement aux contrats conclus dans les conditions prévues aux articles L6353-3 à L6353-7 qui comportent des mentions qui, si elles venaient à leur manquer, les rendraient nuls et de nul effet, le défaut de précision de l’une ou de certaines des mentions prévues à l'article R6353-1 n’emporte pas nullité de plein droit des conventions, bons de commandes ou factures.

Si des mentions importantes telles que l’intitulé, la durée, les effectifs concernés et le prix venaient à manquer sur une convention, un bon de commande ou une facture, rendant impossible l’identification de l’action ou des actions auxquels ils se rapportent, il sera procédé au rejet de la demande de déclaration d’activité, au rejet des dépenses ou au refus de considérer la dépense comme libératoire de l’obligation mentionnée à l’article L6331-9.

6. L’exigence d’une convention pour certaines actions

Les articles R6322-32, pour le bilan de compétences, et R6422-11, pour la validation des acquis de l’expérience, imposent la conclusion d’une convention tripartite. Ainsi, l’exigence d’une convention pour les actions permettant de réaliser un bilan de compétences ou de valider les acquis de l’expérience fait obstacle à la substitution autorisée par les dispositions de l’article L6353-2.

De même, les conventions pluriannuelles (biennales ou triennales) mentionnées à l’article L6331-21 ne peuvent être remplacées par des factures, compte tenu des mécanismes d’imputabilité : identification des années de participation de l’employeur, identification des actions de formation à mettre en œuvre durant chacune des années, justificatifs des dépenses, etc.

En application des dispositions de l’article L6325-2, les contrats de professionnalisation associent des enseignements généraux, professionnels et technologiques dispensés dans les organismes publics ou privés de formation ou, lorsqu’elle dispose d’un service de formation, par l’entreprise. La mise en œuvre de ces enseignements donne lieu, en vertu de l’article D. 6325-12, à la conclusion d’une convention de formation signée par l’entreprise et l’organisme de formation ou l’établissement d’enseignement.

Enfin, l’article L6353-2 prévoit depuis les modifications introduites par la loi n° 2009-1437 du 24 novembre

2009 que certaines actions de formation définies par décret en Conseil d’État font l’objet de conventions entre l’acheteur de formation, le dispensateur de formation et la personne physique qui entreprend la formation.

L’Article R6353-2 précise les actions concernées et détermine le contenu de cette contractualisation tripartite :

«Article R6353-2. - Lorsque la formation a lieu à l'initiative du salarié avec l'accord de son employeur ou lorsqu'elle se déroule en dehors du temps de travail avec l'accord du salarié et que la formation a notamment pour objet l'obtention d'un diplôme, d'un titre à finalité professionnelle, d'un certificat de qualification professionnelle, les éléments figurant au 1° de l'article R6353-1 font l'objet d'une convention avec la personne qui bénéficie de la formation. »

Ainsi, les actions de formation mentionnées concernent les salariés.

De plus, quel que soit l’objet de l’action au regard des dispositions des articles L6313-2 à L6313-9, seules les actions de formation qui visent l'obtention d'un diplôme, d'un titre à finalité professionnelle ou d'un certificat de qualification professionnelle sont concernées par ces dispositions, sous réserve par ailleurs qu’elles répondent à l’une des deux autres conditions :

- la formation a lieu à l'initiative du salarié avec l'accord de son employeur ; il s’agit des actions mises en œuvre dans le cadre du droit individuel à la formation. En revanche, les formations mises en œuvre dans le cadre du congé individuel de formation ne rentrent pas dans le champ de cette disposition, l’employeur ne pouvant refuser l’autorisation d’absence, si les conditions légales et réglementaires sont remplies, mais seulement reporter l’exercice du congé.

- la formation se déroule en dehors du temps de travail avec l'accord du salarié ; ces actions relèvent du plan de formation et de la période de professionnalisation.

Pour ces actions, la convention signée par l’acheteur de formation, le dispensateur de la formation et la personne qui en bénéficie devra préciser l’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités du déroulement et de la sanction de la formation.

Concernant les modalités financières, cette clause ne concerne pas le stagiaire en tant que tel.

En conséquence, une convention particulière, reprenant les mentions exigées par le 1° de l’article R6353-1, peut être signée. Il est cependant souhaitable de faire signer au stagiaire la convention conclue entre l’employeur et le dispensateur de la formation en mentionnant que son accord porte exclusivement sur les points suivants : l’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités du déroulement et de la sanction de la formation, à l’exception des modalités financières.

7. Modalités particulières concernant les contrats

7.1. La conclusion du contrat (L. 6353-3)

La loi n° 2009-1437 du 24 novembre 2009 a ajouté l’alinéa suivant à l’article L6353-3 : « Ce contrat est conclu avant l’inscription définitive du stagiaire et tout règlement de frais. ».

Cet alinéa précise que l’inscription définitive n’intervient qu’après la signature du contrat à l’expiration du délai de rétractation de 10 jours mentionné à l’article L6353-5. Aucune somme ne peut être exigée du stagiaire avant l’expiration de ce délai conformément à l’article L6353-6.

7.2. L’obligation de faire mention du programme dans le contrat de formation (L. 6353-4)

Aux mentions visées au 1° de l’article L6353-4 qui décline ce que doit contenir un contrat de formation professionnelle s’ajoute la mention du programme de formation correspondant aux actions, objet dudit contrat. Cette mention est importante en ce qu’elle rattache désormais l’exécution des actions de formation ayant fait l’objet d’un contrat conclu dans les conditions de l’article L6353-4 aux modalités prévues à l’article L6353-1. Ainsi, le programme s’applique indistinctement aux actions de formation contractées soit dans les conditions de l’article L6353-2, soit dans celles de l’article L6353-3.