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Appels d’offres publics : Comment y répondre y compris par Internet ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans

Introduction

A - Répondre aux marchés publics … des avantages non négligeables en cette période

B - Réponse aux appels d'offres public … des freins indéniables

C - Comment procéder ?

Conclusion


Introduction

Peut-être confrontée à une période économique difficile votre entreprise a décidé de se porter candidate aux marchés publics. Tout le monde en parle en ce moment, de plus on vous annonce que les règles ont été assouplies !!!

Pourtant, vous qui êtes habitué à négocier, rencontrer régulièrement vos prospects, remettre des devis rédigés selon vos propres règles, modifier vos offres à volonté vous vous heurtez désormais à des obstacles jusqu’alors inconnus.

Formulaires de tous types, attestations, terminologie incompréhensible par une entreprise néophyte, pénalités, formulaires DC1 DC2 NOTI1 NOTI2 DC3 DC4, … autant d’obstacles qui se dressent devant les TPE ou PME souhaitant répondre aux marchés publics.

Effectivement ! Répondre aux appels d’offres publics ne s’improvise pas.

Il est donc nécessaire de maîtriser les bases de cet environnement, les contraintes, les processus de décision.

 

Si un minimum d’expérience et de bon sens sont nécessaires, l’entreprise candidate doit dans un premier temps s’approprier toute une terminologie relative à la matière. Ainsi, le titre même de cet article devrait plutôt s’intituler « Marchés publics … » plutôt que « Appels d’offres publics … ». En effet, les appels d’offres dits « publics » ne forment qu’un sous-ensemble des marchés publics et ils ne sont qu’une des procédures formalisées prévues par le code des marchés publics. Quant aux marchés publics, ils sont eux-mêmes un sous-ensemble des contrats publics.  

A - Répondre aux marchés publics … des avantages non négligeables en cette période

Travailler pour l’administration présente un certain nombre d’avantages au nombre desquels on peut distinguer :

La certitude d’être payé, et ce dans des délais généralement raisonnables,

L’administration a longtemps donné une image de « mauvais payeur » en tout cas en matière de délais.

Aujourd’hui, lorsque les prestations sont correctement exécutées et selon les dispositions contractuelles l’administration paiera l’entreprise généralement dans des délais raisonnables.

 Ces délais sont encadrés par des textes dont les dernières évolutions ont tendance à raccourcir de plus en plus les délais de paiement de manière à ne pas pénaliser les entreprises concernées.

Si certains acheteurs paient encore avec retard, il est à noter que les progrès sont significatifs et il n’est pas rare d’être réglé plus rapidement par une administration que par une entreprise privée.

La fidélisation d’une clientèle souvent peu disposée à changer de fournisseur

« Quand on est satisfait d’un prestataire on le conserve ».

De manière générale on peut affirmer sans grand risque d’erreur que l’administration est, dans certains cas, relativement fidèle aux entreprises en place. D’ailleurs vous constaterez que certaines bénéficient d’une telle rente de situation qu’elles « font partie des meubles ».

Bien entendu, ce « critère » (illégal) ne figure pas dans le code des marchés publics ; cependant dans les « petits » marchés notamment dans les collectivités territoriales il est facile de constater que la rotation des entreprises pour un type d’achat donné est relativement faible.

Ainsi, une collectivité qui sera satisfaite d’un fournisseur aura tendance à le reconduire y compris lors d’une remise en concurrence. Ceci pose un réel problème en ce qui concerne la sincérité de la consultation. Si bien, que dans certains marchés on assiste à un cruel manque de concurrents ce qui, pénalise, bien entendu la qualité de l’achat envisagé.

Pour une entreprise, il suffit en fait d’observer, pour un client potentiel donné, si le titulaire en place est régulièrement reconduit. Si tel est le cas, ceci ne signifie pas qu’il soit avantagé mais les chances de remporter l’affaire sont évidemment minces. 

Conseil :
Avant de répondre à une consultation, et pour évaluer ses chances, il est opportun de vérifier si le marché a été ou non déjà attribué plusieurs fois à une même entreprise.

La possibilité de rendre captif votre client pour certaines prestations (logiciels et maintenance)

Pour certains marchés tels que ceux relatifs à l’acquisition de droits d’usage de progiciels ou de marchés de maintenance de progiciels vous pouvez rendre captif l’acheteur.

Bien entendu, on pourrait rétorquer que cette possibilité existe également dans le privé notamment dans les très gros dossiers où le choix devient quasiment binaire. Par contre, une entreprise privée remettra beaucoup plus facilement en cause un prestataire bénéficiant dune telle rente de situation alors que cela sera rarement le cas notamment dans les collectivités territoriales.

Une remise en concurrence périodique devrait avoir lieu

Cependant, sachez que l’administration, alors qu’elle est soumise généralement à une remise en concurrence périodique se sent ici en position d’infériorité. Mais ceci vous le savez si vous êtes éditeur de progiciels dans un domaine sensible.

En effet, l’administration remettra rarement en cause un éditeur de progiciels notamment lorsqu’elle sera tributaire d’un contrat de maintenance qu’elle estime incontournable.

Ainsi, selon certains acheteurs, des éditeurs de progiciels (notamment pour des applications telles que la gestion financière ou la paie / gestion des ressources humaines) se retrouvent dans une situation de monopole de fait.

Des montants annuels de maintenance disproportionnés dans les mairies de plus de 20.000 habitants pour les progiciels de gestion financière / paie / ressources humaines

Ici, rien avoir avec le privé, si bien, que notamment dans les collectivités territoriales telles que des mairies de plus de 20.000 habitants les montants annuels de maintenance des progiciels deviennent totalement disproportionnés.

Or, et beaucoup de communes ne l’ont toujours pas compris, une remise en concurrence relative aux progiciels précités fait généralement baisser la facture dans des proportions insoupçonnées.

Par exemple, lors d’une remise en concurrence sur une durée de 5 années, il est fréquent que l’équation suivante s’applique à la (toujours) grande surprise des acheteurs :

Sur 5 ans :
« Investissement (progiciels, installation, paramétrages, formation, et autres prestations associées) + fonctionnement (maintenance sur 5 ans) »
est inférieur à
« Maintenance des 5 dernières années ».

Or, en cette période de perturbations économiques les collectivités se retrouvent malgré elles dans une position inverse.
Il s’agit donc pour les prestataires titulaires de tels marchés « captifs » (car ils ne le sont pas vraiment en réalité) de prendre garde aux montants parfois excessifs que certaines communes sont encore disposées à payer.
Comme vous le savez les restrictions budgétaires deviennent courantes et il est fort possible que les collectivités territoriales s’intéressent de près à un domaine où les économies sont finalement faciles à réaliser.

B - Réponses aux appels d'offres … des freins indéniables

Pourtant, répondre aux marchés publics s’apparente pour beaucoup au « parcours du combattant ».

Les critiques les plus fréquentes concernent :

La lourdeur pour constituer un dossier de réponse

Un des principaux reproches des entreprises relatifs à la réponse aux marchés publics est la constitution du dossier de réponse notamment pour la partie purement administrative.

L’absence d’une pièce indispensable ou une erreur de forme peut engendrer le rejet de la candidature ou de l’offre.

La terminologie et les sigles ou abréviations spécifiques à la matière

La terminologie est difficile à assimiler (option, variante, …) y compris parfois par les acheteurs ; il en est de même de la jungle des sigles utilisés (CCAP, CCTP, DPGF, BPU, DQE, DCE, CPV, dialogue compétitif, …) qui sont cependant facilement décodables via un moteur de recherche sur Internet.

Le choix parfois récurrent des mêmes entreprises

Le choix parfois récurrent des mêmes entreprises reconduites régulièrement décourage les nouveaux candidats potentiels,

L’absence de contacts lors des procédures de passation

L’absence de contacts en amont avec les interlocuteurs surprend souvent les nouveaux arrivants. Pourtant tout contact n’est pas formellement interdit, tout dépend :

  • du type de procédure,
  • de la forme des contacts,
  • du stade de la procédure où ils se situent,
  • ...

Des engagements parfois inconnus des candidats

Les engagements sont parfois inconnus des candidats eux-mêmes comme, par exemple, dans les situations suivantes. 

Le groupement momentané d’entreprises

Lorsque le travail en partenariat avec d’autres sociétés s’effectue sous forme de groupement d’entreprises, le groupement peut être contraint par l’administration de se transformer en groupement solidaire lorsque le marché lui a été attribué ; il y a alors une solidarité financière entre ses membres (Art. 51-VII du CMP).

La portée des engagements souscrits par le candidat

Le candidat ne mesure pas toujours la portée de ses engagements contractuels.

En effet, les pièces du dossier de consultation des entreprises sont très généralement rédigées de manière unilatérale, et nombreuses sont les entreprises qui ne mesurent pas la portée de ce qu’elles signent. Ainsi un candidat ayant émis des réserves ou joint des pièces qu’il pense être contractuelles, pourra difficilement s’en prévaloir en cas de litige.

C - Comment procéder pour la réponse ?

Sélectionnez les marchés qui vous intéressent et qui sont « gagnables »

Il faut d'abord savoir comment trouver des appels d'offres et comment connaître les consultations en cours.

La phase précédente étant réalisée s'ensuit la sélection des marchés auxquels il sera envisagé de répondre et qui est primordiale.

  • La collecte des avis de marché peut se faire via des sites Internet spécialisés comme le BOAMP ou de sites de prestataires privés qui effectuent une sélection selon des critères prédéfinis et liés à votre activité.
  • La décision finale ne doit pas forcément être prise tout de suite mais peut l’être suite à la lecture du DCE éventuellement complétée par des contacts avec le pouvoir adjudicateur (c'est-à-dire l’administration).

Conseil : Apprenez à filtrer les marchés qui sont à votre portée.
Il ne s’agit pas de répondre à « tout ce qui se présente », auquel cas vous serez vite découragé.
Il s’agit, au contraire, d’éliminer les dossiers qui semblent trop orientés ou manifestement hors de votre portée. Il n’y a pas de règle générale, chaque dossier ayant un contexte particulier.
· Il faut donc évaluer vos chances de remporter le marché avant de répondre à l’appel d’offres.
· Il vaut mieux répondre à peu de dossiers mais bien ciblés avec une réponse de qualité qu’à de nombreux dossiers « mal ficelés ».

Préparez le dossier en amont

Voici un point particulièrement délicat et il concerne surtout l’appel d’offre qui est une procédure limitant fortement les contacts entre l’administration et les candidats potentiels.

En effet, souvent vous n’avez connaissance de l’existence du dossier qu’à la lecture des l’AAPC, c'est-à-dire lors de la parution de l’avis de marché sur un ou des supports de publication destinés à cet effet.

Or, de nombreux commerciaux répondant aux appels d’offres publics considèrent qu’il est alors trop tard et que les chances de l’entreprise sont sérieusement hypothéquées.

En effet, selon leurs expériences, il est très difficile de remporter un marché lorsque votre entreprise ne se situe pas en amont du lancement de la procédure c'est-à-dire si elle n’a pas déjà eu de contacts suivis avec l’administration.

Ainsi, de nombreux commerciaux ne prennent même pas la peine de répondre à un dossier s’ils n’ont pas au préalable effectués de démarches commerciales en amont du lancement de l’appel d’offres

Ne vous focalisez pas exclusivement sur les aspects administratifs

Si vous êtes une entreprise débutante en la matière vous vous focalisez systématiquement sur les aspects purement administratifs.

En général vous devrez fournir deux types de pièces :

  • celles relatives à la candidature (qui êtes vous ? Quelles sont vos capacités ? …)
  • et celles relatives à l‘offre (ce que vous appelez souvent un « devis »).

La partie administrative de la candidature : un « laissez-passer’

En tant qu’entreprise, vous pensez souvent qu’une fois la « partie administrative » rédigée vous pourrez rédiger votre offre comme dans un marché privé. En fait, cette partie n’est qu’un « laissez-passer » pour la seconde partie que constitue l’offre proprement dite.

Conseil : Une étape indispensable, à soigner, mais qui ne mérite pas la focalisation dont elle fait l’objet par l’entreprise candidate.

L’acheteur est essentiellement intéressé par votre offre : soignez-la !

En effet, ce n’est pas tout à fait comme cela que cela se passera vu que le RC vous imposera des contraintes que vous serez tenu de respecter. De plus les autres pièces du DCE vous introduiront des clauses importantes dont vous ne mesurerez pas la portée (pièces contractuelles dont le CCAG non joint au DCE, prix forfaitaires ou non, pénalités, durée du marché, délais, résiliation, …).

Notez qu’il vous faudra parfois fournir des pièces telles qu’un mémoire explicatif auquel cas il sera préférable de disposer d’une trame de rédaction de ce document (fournie parfois dans le RC ou dans le CCTP).

Ainsi, contrairement à ce que soulèvent systématiquement les entreprises, focalisez-vous sur la partie centrale de votre dossier c'est-à-dire l’offre et non la partie purement administrative bien qu’elle soit malgré tout incontournable.

Conseil : Une étape fondamentale qu’il faut aborder avec beaucoup de soin.

Sachez distinguer les différents types de procédures de marchés publics

Pour effectuer ses achats l’administration est tenue de respecter des règles relativement contraignantes essentiellement régies par le code des marchés publics (il existe également d’autres types de marchés qui ne sont pas soumis aux mêmes textes).

Il ne faut cependant pas s’imaginer que l’acheteur public ne passe que des appels d’offres, cette procédure n’étant qu’une des procédures formalisées utilisables. En pratique, la majorité des marchés est passée sous forme de procédure adaptée « dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur » (Art. 28 du Code des Marchés Publics). Cette procédure, bien moins formaliste que l’appel d’offres, est, comme son nom l’indique, adaptée aux caractéristiques de l’achat envisagé et permet en particulier la négociation.

Conseil : Commencez par bien identifier dans quel type de procédure vous vous engagez.

La grande majorité des marchés publics est passée soit sous forme d’appel d’offres, soit de procédure adaptée. Il existe bien entendu d’autres procédures qui sont moins courantes. Une des principales caractéristiques de la procédure adaptée est qu’elle est plus souple que l’appel d’offres et qu’elle permet la négociation si le pouvoir adjudicateur la prévoit.

Interrogez l’administration lors de la rédaction de votre réponse

Il arrive fréquemment qu’il soit nécessaire de faire préciser des points du DCE qui sont imprécis ou à clarifier.

Lisez attentivement le règlement de consultation de l'appel d'offres,

N’hésitez donc pas à interroger l’administration (par écrit) afin de lui faire préciser (par écrit) les dispositions nécessitant des éclaircissements.

Cette démarche, pourtant rarement utilisée par les candidats, peut pourtant leur faire gagner beaucoup de temps pour concevoir leur réponse et éviter de nombreux soucis à l’exécution du marché.

Interrogez l’administration sur les motifs du rejet de votre candidature ou votre offre

Si votre n’est pas retenue, demandez par écrit les motifs détaillés du rejet de votre candidature ou de votre offre et, le cas échant, « les caractéristiques et les avantages relatifs de l’offre retenue ainsi que le nom du ou des attributaires » (Art. 83 du CMP).

Il est utile, sur ce point, de s’informer sur le site www.cada.fr (Commission d’Accès aux Documents Administratifs).

En conclusion

Répondre aux marchés publics ne s’improvise pas et nécessite une préparation.

  • Vous devez absolument filtrer les marchés potentiellement intéressants. Il est donc recommandé de mesurer les chances de réussite avant de répondre à un marché public.
  • Prenez garde à la rédaction de l’offre proprement dite, c’est ce qui intéresse l’acheteur. Ne vous focalisez pas de manière exagérée sur la partie purement administrative que représente souvent pour vous la candidature.

Voir également

critères, critères de sélection des candidatures, dossier de candidature, pièces de candidature, Déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,

Entreprises

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?

Auteur du site Internet

  • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
  • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
  • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

Prestations de formation, de conseil et assistance

Rédaction et vérification de DCE

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  • Opérations de vérification (VA, VSR, admission), Suivi juridique.
  • Code des marchés publics 2006-2011

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