Procédure pour répondre à un appel d'offre (l'appel d'offres est une des procédures prévues par le code des marchés publics)

Comment répondre à un appel d'offres et le remporter ?

La procédure, pour une entreprise, pour savoir comment répondre à un marché public nécessite un minimum de connaissances et de pratique. L’appel d’offre est l’une des procédures les plus contraignantes, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.

Il est à noter que depuis le 1er janvier 2010 l'acheteur peut imposer la réponse électronique à un marché public.

Dans le langage des PME appels d'offres et marchés publics sont synonymes.  Rédiger une réponse à un marché public (dont l'exemple de l'appel d'offres n'est qu'une des procédures de marchés publics utilisables) en vue de le remporter ne s'improvise pas. Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le "dossier de réponse à l'appel d'offre" dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre. 

En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :

• la rédaction d'un dossier de candidature type (surtout la première fois),
• la recherche des publicités de marchés (AAPC),
• le retrait dématérialisé ou sur support papier des dossiers de consultation des entreprises, (il s(agit des "documents du marché public" ou documents de la consultation qui peuvent comprendre )
• la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
• la rédaction de son dossier de réponse au marché (candidature et offre).

Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont je peux vous aider dans votre démarche :

Rédiger un dossier de candidature type

L'entreprise candidate a intérêt à rédiger un dossier de candidature type qui cependant pourra être modifié en fonction du dossier à traiter donc des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur.

Le candidat à un marché public ou à un accord-cadre doit, en effet, satisfaire à certaines conditions minimales.

• Pour avoir accès à la commande publique, le candidat ne doit pas être dans une des situations l’interdisant de soumissionner à un marché public (article 43 du code des marchés publics 2006).
• Il devra également justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale.

Le pouvoir adjudicateur pourra lui demander de fournir dans le cadre de sa réponse (candidature et offre) un certain nombre de documents qui peuvent être des pièces comme les formulaires DC1, DC2, NOTI1, NOTI2, DC3, DC4.

Pour sélectionner les candidatures l'administration avec s'appuyer sur des éléments qu'elle aura demandé aux entreprises candidates qui seront :

• les capacités techniques,
• les capacités financières,
• les capacités professionnelles,

Rechercher des publicités de marchés

Il s'agit de recenser les publicités émises par les pouvoirs adjudicateurs :

• l'entreprise va rechercher des avis de marchés publics (publicité) pour connaitre les marchés qui sont lancés par l'administration,

• elle pourra s'abonner à des alertes automatiques définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment le BOAMP), 

Retirer le dossier de consultation

Une fois les publicités recensées et analysées l'entreprise va retirer le DCE qui va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.

Il s'agit de parcourir ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.

Le retrait des dossiers peut s'effectuer par téléchargement sur un site Internet du pouvoir adjudicateur (profil d'acheteur) ou par une demande de transmission du dossier sous forme papier.

Sélectionner les marchés intéressants

Cette étape est fondamentale.

Il s'agit d'effectuer une sélection des consultations susceptibles d'intéresser l'entreprise.

En effet il n'est pas question de répondre à tous les marchés potentiellement intéressants. Constituer des réponses aux marchés publics est relativement long et l'entreprise va vite s'épuiser si le taux de réussite est insuffisant.

• Il faut donc savoir si cela vaut la peine de répondre. Ceci nécessite souvent des investigations complémentaires à effectuer. 

• Certains acheteurs restreignent la publicité voire même orientent le dossier.

• Il existe cependant des moyens de détection simples pour évaluer ses chances.

Constituer son dossier de réponse au marché

La rédaction de la réponse est une étape importante.

Elle se divise en deux phases :

• la constitution des la partie "candidature" qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures,
• la constitution des la partie "offre" qui va permettre d'attribuer l'offre par des critères de choix des offres, Il est fréquemment demandé aux entreprises de fournir un mémoire technique à l'appui de leur offre.

Si la partie candidature est importante car incontournable les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre.

En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer".

Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade. 

Autres étapes

Il existe bien d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.

Voir également

critères, critères de sélection des candidatures, dossier de candidature, pièces de candidature, Déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,

capacités techniques, capacités financières, capacités professionnelles,

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