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Instruction N° 05-025-M0-M9 du 21 avril 2005

NOR : BUD R 05 00025 J

 

SOMMAIRE

1. LA CARTE D'ACHAT

2. L'ADOPTION DU DISPOSITIF CARTE D'ACHAT PAR L'ORDONNATEUR : LE RÔLE DE CONSEIL DU COMPTABLE

2.1. Le marché d'émission de carte d'achat

2.2. Les marchés exécutés par carte d'achat

2.2.1. L'exécution par carte d'achat est un choix de gestion

2.2.2. Les conditions particulières d'exécution doivent être précisées

2.2.3. L'exécution en vente de proximité présente certaines particularités

2.3. Désignation et habilitations des porteurs de cartes d'achat

2.3.1. Délégation du droit de commande aux agents

2.3.2. Paramétrage des cartes d'achat

3. EXÉCUTION DE L'OPÉRATION DE DÉPENSE PAR LE COMPTABLE PUBLIC

3.1. L'établissement de l'ordre de dépenses par l'ordonnateur

3.2. Contrôle et prise en charge de l'ordre de dépenses par le comptable public

3.2.1. Contrôle sur le caractère libératoire du paiement.

3.2.2. Le contrôle sur le marché exécuté par carte d'achat

3.2.3. Contrôle de la certification du service fait et de l'exactitude des calculs de liquidation

3.2.4. Relevés d'opérations de carte d'achat

3.3. Délai de paiement

3.4. Pièces justificatives d'une dépense exécutée par carte d'achat

3.5. Paiement des opérations de dépenses par carte d'achat

4. LA PRESTATION DE SERVICE DE L'ÉMETTEUR

 

LISTE DES ANNEXES

ANNEXE N° 1 : Habilitation à émettre des cartes d'achat

ANNEXE N° 2 : Service fait et service de remboursement.

ANNEXE N° 3 : Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat publié au JORF le 29 octobre 2004 (NOR : ECOR0403086D)

Dans le cadre de sa démarche de modernisation, un projet de carte d'achat a été développé par la direction générale de la comptabilité publique. En 2002 et 2003, l'outil de gestion que constitue cette carte a été utilisé à titre expérimental et dérogatoire au sein d'un panel représentatif d'entités publiques : services de l'Etat, collectivités locales, établissements publics. Le bilan est positif et le décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat en généralise l'utilisation.

Le champ d'application de ce décret couvre la commande et le paiement de biens et services simples et récurrents effectués par des personnes morales de droit public dotées d'un comptable public (ci-dessous désignées " entités publiques ") : services de l'Etat, collectivités territoriales et établissements publics nationaux et locaux, autorités publiques indépendantes et groupements d'intérêt public dotés d'un comptable public. Lorsque l'entité publique est dotée d'un comptable public mais n'est pas soumise au code des marchés publics, elle se conforme à la réglementation qui lui est applicable en la matière.

La présente instruction a pour objet, après avoir décrit le mécanisme de carte d'achat, de préciser le rôle de conseil des comptables dans le processus d'adoption de ce dispositif puis d'aborder les conditions d'exécution par le comptable de l'opération de dépense liée à l'opération de carte d'achat.

1. LA CARTE D'ACHAT

Au plan pratique, chaque agent d'une entité publique autorisé à passer des commandes par l'ordonnateur reçoit une carte d'achat avec son nom et un numéro. A chaque carte correspond un schéma d'habilitation paramétrable de sorte que l'agent porteur de la carte puisse passer directement commande auprès des fournisseurs retenus conformément aux règles de la commande publique dits " fournisseurs référencés " (ex : montant maximum d'achat chez un fournisseur pour une période donnée).

Lors d'une commande, l'agent précise le numéro de la carte et la référence de la commande au fournisseur par téléphone, fax, internet ou, le cas échéant, sur place. Le fournisseur saisit ces informations sur un logiciel fourni par l'opérateur technique du service. Ce logiciel procède automatiquement à une demande d'autorisation auprès du centre d'exploitation de l'émetteur de la carte. Les droits et habilitations préalablement déterminés par l'entité publique sont alors contrôlés.

L'autorisation obtenue, la commande est enregistrée et le processus de livraison peut être déclenché par le fournisseur. Celui-ci peut alors procéder à la demande de règlement automatique auprès de l'émetteur. Ce dernier paye alors directement le fournisseur dans des délais très courts (4 jours en général). La créance née de l'utilisation de la carte est alors éteinte. Le montant de la créance est porté au débit d'un compte dit "technique" ouvert dans les livres de l'émetteur retraçant les utilisations des cartes d'achat. Un relevé des opérations est établi par cet émetteur au nom de l'entité publique.

Le logiciel mis en œuvre par le fournisseur peut permettre de produire simultanément des factures électroniques et de les envoyer à l'entité publique qui peut, le cas échéant, alimenter automatiquement ses systèmes informatiques de gestion et de comptabilité.

L'entité publique réceptionne la livraison ou la prestation, s'assure qu'elle est conforme à sa commande. Des ordres de dépenses sont émis par l'ordonnateur compétent de l'entité publique au vu des relevés d'opérations cartes d'achat. Le relevé d'opérations doit indiquer la nature de chaque achat. Le comptable public n'est pas destinataire des factures. Il procède aux contrôles réglementaires qui lui incombent au vu des relevés d'opérations. Pour le montant des dépenses qu'il accepte de prendre en charge, le comptable procède au virement des sommes dues par crédit du compte technique de l'émetteur.

2. L'ADOPTION DU DISPOSITIF CARTE D'ACHAT PAR L'ORDONNATEUR : LE RÔLE DE CONSEIL DU COMPTABLE

L'adoption de la carte d'achat par une entité publique relève d'une décision qui lui est propre. Toutefois, de par la volonté du gouvernement de simplifier et de dématérialiser les procédures d'achat et de paiement, le ministère de l'économie, des finances et de l'industrie assure la promotion de la carte d'achat et joue son rôle de conseil auprès des entités publiques souhaitant l'adopter. Le Trésor public, les agents comptables ont un rôle essentiel dans cette démarche.

Pour assurer cette mission, le comptable public se réfèrera à la présente instruction ainsi qu'aux éléments figurant dans l'espace carte d'achat de Magellan.

2.1. Le marché d'émission de carte d'achat

La mise à disposition de cartes d'achat fait l'objet d'un contrat entre une entité publique et un émetteur de carte d'achat. Il est désigné sous le terme de "marché d'émission de carte d'achat".

La passation de ce marché de services est soumise aux dispositions du code des marchés publics et respecte le principe de transparence et d'égalité de traitement des candidats. Le marché est passé par l'autorité compétente pour le faire au sein de l'entité publique. Comme pour tout marché public, l'entité publique détermine la nature et l'étendue des besoins à satisfaire.

L'objet du marché d'émission de cartes d'achat est de mettre à la disposition de l'entité publique les cartes d'achat de porteurs qu'elle a désignés, de payer à l'accepteur toute créance née d'un marché exécuté par carte d'achat et de porter chaque utilisation de la carte d'achat sur un relevé d'opérations.

Les dispositions du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 s'imposent de droit aux seules entités publiques. A ce titre, elles doivent vérifier si l'offre d'un candidat à un marché d'émission de carte d'achat est conforme à la réglementation, et notamment :

- l'émetteur ne peut être qu'un établissement de crédit ou un organisme mentionné à l'article L518 du code monétaire et financier. Figurent en annexe 1 des éléments permettant de vérifier l'habilitation à émettre des cartes d'achat ;

- chaque utilisation d'une carte d'achat déclenche automatiquement un appel de l'émetteur par le système d'acceptation du fournisseur ;

- à chaque carte peut être associé un ou plusieurs plafonds périodiques maxima d'engagement. La carte d'achat ne permet pas de retirer d'espèces. Au sein d'un réseau d'acceptation une carte d'achat ne pourra techniquement fonctionner qu'auprès de fournisseurs préalablement référencés par l'entité publique ;

- le paiement du fournisseur doit être réalisé par l'émetteur ou son correspondant bancaire dans un délai inférieur ou égal à celui prévu par l'article 96 du code des marchés publics. Le fait que le réseau d'acceptation des cartes d'achat du candidat soit interbancaire ne le dispense pas de prendre des engagements sur ce point.

Par ailleurs, l'article 5 alinéa 4 du décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004 pose que les conditions et modalités de fonctionnement du compte technique et les délais d'approbation des montants qui y sont inscrits sont fixés dans le marché d'émission de carte d'achat. L'attention de l'entité publique pourra être utilement appelée sur l'intérêt de faire figurer dans ce marché une clause de remboursement en vente à distance. Ainsi, l'entité publique pourra-t-elle en bénéficier dès lors qu'elle n'aura pas approuvé la créance. Figurent en annexe 2 les conditions généralement proposées par les émetteurs.

2.2. Les marchés exécutés par carte d'achat

A l'exception des cas visés à l'article 2 du décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004, tout marché peut être exécuté par carte d'achat, quel que soit son mode de passation, sa forme et son montant.

La carte d'achat est une modalité d'exécution des marchés publics. Elle ne modifie donc en rien les règles en matière de passation de marchés publics. Une carte d'achat ne fonctionnera qu'auprès de fournisseurs préalablement référencés par l'entité publique.

L'exécution par carte d'achat doit avoir une justification de gestion, cohérente avec l'outil d'exécution du marché qu'elle constitue  : achats récurrents, de petits montants, besoins de délégation sécurisée du droit de commande aux agents. L'exécution par carte d'achat des marchés de travaux est donc exclue, sauf ceux motivés par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme.

2.2.1. L'exécution par carte d'achat est un choix de gestion

C'est par décision de l'entité publique qu'un marché est exécuté par carte d'achat. Au titre de sa mission de conseil, le comptable public peut particulièrement attirer l'attention sur certains risques. Comme tout choix relatif à un service associé à l'objet principal d'un marché, une telle exécution peut être contestée. Deux principaux arguments sont susceptibles d'être évoqués par un requérant :

- s'agissant d'un marché exécuté par carte d'achat, le candidat peut former un recours au motif que la nécessaire conclusion d'un contrat d'acceptation entre lui et l'émetteur ou son correspondant bancaire constitue, par les exigences techniques de ces derniers, une entrave à la liberté d'accès à la commande publique. L'interopérabilité et l'interbancarité des systèmes d'acceptation mises en œuvre par l'émetteur ou son correspondant bancaire limitent voire annulent le fondement d'un tel recours. Elles relèvent des émetteurs de carte d'achat et constituent donc des critères indispensables dans le choix du titulaire d'un marché d'émission de carte d'achat par l'entité publique.

- la carte d'achat est un outil de gestion destinée à des commandes simples et récurrentes, désignées également sous le terme d'achats de petits montants. Le candidat pourrait valablement former un recours au motif de l'inadéquation entre l'objet principal du marché et la demande d'exécution par carte d'achat. Il importe donc que le choix d'exécuter par carte d'achat puisse être motivé par les gains de gestion que peuvent en tirer l'entité publique et l'accepteur.

2.2.2. Les conditions particulières d'exécution doivent être précisées

Dès lors qu'il est écrit, le marché doit explicitement prévoir qu'il est exécuté par carte d'achat, soit que cette exécution ait été prévue par le cahier des charges, soit que le marché en cours d'exécution fasse l'objet d'un avenant sur ce point. L'entité publique doit préciser dans son marché les modalités particulières de cette exécution par carte d'achat ainsi que ses conséquences pour le fournisseur, et notamment :

- l'entité publique fait figurer les caractéristiques de la carte d'achat qu'elle utilise. Si l'exécution par carte d'achat est réalisée en vente à distance, l'entité publique fait figurer les caractéristiques du service de remboursement dont elle dispose ;

- un même marché peut à la fois être exécuté par carte d'achat et selon des modalités classiques. L'entité publique doit, dans ce cas, le prévoir et le détailler dans le marché, de sorte que le candidat puisse l'intégrer à l'économie générale du marché ;

- l'obligation d'exécution par carte d'achat s'impose au fournisseur dès lors qu'elle est prévue au marché. Il doit avoir conclu ou conclure un contrat d'acceptation avec l'émetteur ou un de ses correspondants bancaires. L'entité publique reste étrangère à ce contrat.

Si, la possibilité d'accepter le paiement par carte d'achat est refusée ou retirée par l'émetteur ou son correspondant bancaire, à un titulaire de marché public en raison des risques financiers qu'il présente (exemples : situation financière dégradée, procédure collective), l'entité publique doit dispenser sans pénalités, le titulaire de son obligation d'exécuter le marché par carte d'achat.

Au titre de sa mission de conseil, le comptable public peut particulièrement attirer l'attention sur l'intérêt d'inclure une clause dans le marché exécuté par carte d'achat stipulant que dans le cas visé à l'alinéa précédent, l'exécution du marché sera réalisée selon des modalités classiques, mais qu'en aucune façon, des considérations commerciales liées notamment aux tarifs pratiqués par l'émetteur ou ses correspondants bancaires ne peuvent former une cause de suspension de l'obligation d'exécution par carte d'achat.

- la principale conséquence juridique du marché d'émission de carte d'achat et de l'exécution du marché du fournisseur par carte d'achat est d'éteindre les obligations de l'entité publique vis à vis de l'accepteur, au profit de nouvelles obligations entre l'entité publique et l'émetteur. Il en résulte que l'entité publique n'est plus redevable d'un paiement à l'accepteur et que ce dernier renonce à toute forme de paiement direct par l'entité publique des créances nées ou à naître au titre du marché exécuté par carte d'achat dont il est titulaire. Aussi ne peuvent faire l'objet d'une exécution par carte d'achat les marchés faisant l'objet d'une avance forfaitaire ou facultative. Le marché exécuté par carte d'achat est rédigé en conséquence.

Au titre de sa mission de conseil, le comptable public peut particulièrement attirer l'attention de l'entité publique sur le fait que l'article 2 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 interdit l'exécution des marchés par carte d'achat faisant l'objet d'une avance forfaitaire alors que cette dernière est de droit au terme de l'alinéa 1 de l'article 87 du code des marchés publics. Lorsque la personne responsable du marché doit accorder l'avance forfaitaire, le renoncement du candidat à l'avance forfaitaire confirme l'exécution du marché par carte d'achat. A défaut le marché devra être exécuté selon des modalités classiques.

- lorsqu'un marché prévoit son exécution par carte d'achat, une clause du marché précise qu'il ne pourra être cédé ou nanti par la suite. En effet, une créance née ou à naître d'un marché exécuté par carte d'achat n'est pas payable par l'entité publique mais par l'émetteur ou son correspondant bancaire conformément à l'article 4 alinéa 2 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.

Si le cahier des charges initial ne prévoit pas une exécution par carte d'achat et si le marché fait l'objet d'une cession ou d'un nantissement, il n'est pas possible de prévoir par voie d'avenant son exécution par carte d'achat. En effet, en cédant ou nantissant une créance née ou à naître d'un marché, le fournisseur a déjà renoncé à percevoir directement le prix du marché.

- par ailleurs, le paiement direct des sous-traitants dans le cadre d'un marché exécuté par carte d'achat est possible si ces derniers sont eux-mêmes accepteurs. La complexité pratique qui en découle conduit à déconseiller une telle organisation de marché et à rédiger le marché en conséquence.

Un marché non-écrit peut être exécuté par carte d'achat. Au titre de sa mission de conseil, le comptable public peut particulièrement attirer l'attention sur le fait que l'utilisation d'une carte d'achat en vente à distance dans le cadre d'un marché non-écrit ne doit être envisagée que si le fournisseur référencé par l'entité publique fait figurer dans ses conditions générales de vente des dispositions spécifiques stipulant que les entités publiques bénéficient d'un service de remboursement.

2.2.3. L'exécution en vente de proximité présente certaines particularités

En vente à distance (courrier, téléphone, fax, internet...), le porteur n'utilise pas physiquement sa carte et ne fait que donner son numéro de carte au fournisseur. Il s'identifie mais ne s'authentifie pas. Par conséquent, en l'absence de service fait ou en cas d'erreur de liquidation, si la créance née d'un marché exécuté n'est pas approuvée, elle n'est pas payée. Le marché d'émission de carte d'achat en prévoit les conditions. Pratiquement, les entités publiques de grande taille se font plutôt livrer par les fournisseurs et se rendent rarement physiquement chez leurs fournisseurs. La vente à distance est le mode d'utilisation principal de la carte d'achat.

La vente de proximité se distingue de la vente à distance. En vente de proximité, le porteur utilise physiquement sa carte, signe une facturette ou compose un code secret sur un système d'acceptation (terminal de paiement électronique, automate de vente ...). Il s'identifie et s'authentifie. L'approbation de l'achat est tacite, c'est à dire que l'entité publique devra créditer dans tous les cas le compte technique du montant de l'opération initiée par son porteur. De ce fait, l'utilisation physique de la carte par un agent en vente de proximité n'est possible que si aucune contestation ne peut intervenir ultérieurement ; le contrôle du service fait et du calcul de liquidation doit pouvoir être réalisé de manière concomitante à la remise par le fournisseur de la commande, à l'agent porteur de carte. Aussi l'article 5 du Décret n° 2004-1144, alinéa 2 pose que l'utilisation physique de la carte par son porteur n'est possible que lorsque l'accepteur remet les fournitures ou services commandés en présence du porteur, et que la commande n'est pas effectuée dans le cadre d'un marché conclu aux conditions prévues par une convention de prix. Pratiquement l'achat est effectué dans un magasin (supermarchés, commerces de proximité ...) par le porteur, au prix public affiché.

Au titre de sa mission de conseil, le comptable public peut particulièrement attirer l'attention sur le fait que l'utilisation physique de la carte d'achat en vente de proximité ne dispense pas l'entité publique de référencer préalablement les fournisseurs chez lesquels la carte d'achat sera utilisée et que le choix de ces fournisseurs nécessite de respecter les principes de transparence de l'achat public et d'égalité de traitement des candidats.

2.3. Désignation et habilitations des porteurs de cartes d'achat

2.3.1. Délégation du droit de commande aux agents

Une carte d'achat est délivrée par l'émetteur à un agent sur instruction de l'entité publique.

Le comptable pourra utilement appeler l'attention de l'entité publique sur l'intérêt que l'agent soit placé sous l'autorité hiérarchique du représentant de l'entité publique, de sorte qu'en cas de non-respect des conditions d'utilisation de la carte d'achat, le porteur puisse être sanctionné dans des termes définis par un règlement interne.

L'agent porteur de la carte d'achat reste étranger au marché d'émission ; il n'a aucune obligation au titre de ce marché. Les relations entre les agents et leur entité sont régies par un règlement interne qui définit les règles d'utilisation des cartes d'achat ; elles peuvent découler du marché d'émission de carte d'achat mais l'agent n'est responsable que devant l'entité publique.

La désignation, par l'ordonnateur ou son délégataire, d'un porteur vaut autorisation pour celui-ci d'engager l'entité publique, dans les conditions fixées par le paramétrage de la carte d'achat et selon les dispositions d'un règlement intérieur. Le porteur n'a pas à être délégataire de signature car il ne passe pas de marchés ; il exécute un marché dans des conditions prédéfinies.

2.3.2. Paramétrage des cartes d'achat

Conformément à l'article 5 alinéa 1 du décret n°2004-1144 du 26 octobre 2004, l'entité publique [...] définit les paramètres d'habilitation de chaque carte. Les habilitations paramétrables relèvent de l'offre de l'émetteur ; l'entité publique définit ses besoins dans son cahier des clauses techniques particulières. Dans tous les cas, les paramètres de la carte d'achat doivent permettre :

- de limiter son utilisation aux fournisseurs préalablement référencés par l'entité publique. D'un point de vue pratique, au sein d'un réseau d'acceptation de cartes d'achat, la carte d'achat ne devra techniquement fonctionner que chez ces fournisseurs référencés par l'entité publique, en vente à distance comme en vente de proximité ;

- de définir un plafond périodique maximum d'engagement par carte, par exemple 1 000 € par mois pour une carte donnée. L'entité publique engage de manière prévisionnelle et globale dans sa comptabilité des engagements le plafond maximum des cartes d'achat mis à sa disposition : dans l'exemple précédent 12 000 € en début d'année. S'il y a lieu, l'entité publique effectue ainsi un suivi prévisionnel du seuil du marché.

3. EXÉCUTION DE L'OPÉRATION DE DÉPENSE PAR LE COMPTABLE PUBLIC

3.1. L'établissement de l'ordre de dépenses par l'ordonnateur

Un ordre de dépenses relatif à une opération carte d'achat est établi par l'ordonnateur pour le montant des dépenses par carte d'achat approuvées par l'entité publique. Le relevé d'opérations détaille la nature des opérations effectuées pour que l'ordonnateur puisse s'assurer de la concordance entre le relevé d'opérations, la(les) facture(s) qu'il conserve et le marché écrit exécuté par carte d'achat. Au vu de ces documents, l'ordonnateur certifie le service fait au regard du relevé d'opérations.

Dès lors que plusieurs opérations se rapportent à un même marché (fournisseur), à un même budget ou état des prévisions de recettes et de dépenses, l'ordonnateur peut les regrouper afin qu'elles figurent sur un même ordre de dépenses et fassent l'objet d'un paiement unique. Il doit alors indiquer les références du marché passé avec l'accepteur.

L'ordre de dépenses peut comprendre plusieurs imputations budgétaires dès lors que le relevé comprend plusieurs natures de dépenses.

3.2. Contrôle et prise en charge de l'ordre de dépenses par le comptable public

La créance à payer est justifiée par le relevé d'opérations qui détaille la nature des opérations effectuées de sorte que le comptable public puisse effectuer ses contrôles au regard de ce relevé, et non des factures qui ne lui sont pas fournies.

3.2.1. Contrôle sur le caractère libératoire du paiement.

Ce contrôle porte sur l'extinction effective de la créance due à l'émetteur.

L'émetteur doit disposer d'un marché d'émission avec l'entité publique dont le comptable est assignataire stipulant, conformément à l'article 7 alinéa 1 du décret n°1144 du 26 octobre 2004 que chaque créance née d'une exécution par carte d'achat est portée sur un relevé d'opérations établi par l'émetteur, que ce relevé fait foi des transferts de fonds entre les livres de l'émetteur et ceux de l'accepteur et que ce relevé appuie la demande de paiement de l'émetteur à l'entité publique. Le marché doit également comporter un numéro de compte technique pour virement et l'ordre de dépenses doit comporter les références de ce compte. Le comptable vérifie ces éléments au regard du marché d'émission de carte d'achat.

3.2.2. Le contrôle sur le marché exécuté par carte d'achat

Ce contrôle s'exerce au moment où le marché est formé et les événements postérieurs à cette date sont inopérants. A ce titre le comptable doit refuser au tiers notifiant toute cession et nantissement de créances professionnelles, saisie-attribution et autres oppositions dès lors qu'un marché est exécuté par carte d'achat, au motif qu'une créance née ou à naître d'un marché exécuté par carte d'achat n'est pas payable par l'entité publique mais par l'émetteur.

Ainsi, au vu des pièces dont il dispose, le comptable vérifie que le marché exécuté par carte d'achat ne bénéficie pas d'avances ou d'acomptes, ne fait pas l'objet d'une cession ou d'un nantissement de créances professionnelles, d'une saisie-attribution et autres oppositions notifiées au comptable assignataire.

En tout état de cause, si le marché signé fait d'ores et déjà l'objet par exemple d'une cession, il doit appeler l'attention de l'ordonnateur sur l'impossibilité de passer un avenant prévoyant de l'exécuter par carte d'achat.

3.2.3. Contrôle de la certification du service fait et de l'exactitude des calculs de liquidation

Le comptable vérifie la présence de la certification par l'ordonnateur du service fait.

Le comptable contrôle l'exactitude des calculs de liquidation au vu des relevés d'opérations.

3.2.4. Relevés d'opérations de carte d'achat

La réalité de la dette résulte des obligations de l'émetteur au titre du marché d'émission de carte d'achat et l'arrêt du montant de la dette est effectué de manière différente selon que le marché exécuté par carte d'achat fait l'objet d'une convention de prix ou pas :

- s'il n'y a pas de convention de prix, le montant de la dépense est celui figurant sur le relevé ;

- s'il y a convention de prix, le relevé d'opérations doit détailler les prix appliqués.

Tableaux des mentions devant figurer sur le relevé d'opérations.

 

Conformément à l'article 7 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004, les mentions suivantes doivent figurer sur le relevé d'opérations de carte d'achat : le nom ou la raison sociale de l'émetteur et le nom de l'entité publique débitrice [et pour chaque opération de dépense exécutée par carte d'achat] :

  1. le nom ou la raison sociale, le numéro unique d'identification de l'accepteur [...] 

  2. l'identification de la carte utilisée ou de son porteur ;

  3. la date d'utilisation de la carte d'achat ;

  4. le montant de la créance née, et, le cas échéant, l'indication de la TVA ;

Si le marché exécuté par carte d'achat

Ne fait pas l'objet d'une convention de prix,

Si le marché exécuté par carte d'achat

fait l'objet d'une convention de prix,

la nature de la dépense.

le décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix et, le cas échéant, quantité.

3.3. Délai de paiement

L'article 1 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 pose que l'exécution par carte d'achat clôture le délai de paiement de la créance née du marché. Par ailleurs son article 4 pose que le paiement de l'accepteur par l'émetteur ou son correspondant bancaire est réalisé dans un délai inférieur ou égal au délai global de paiement prévu par l'article 96 du code des marchés publics.

Les obligations des entités publiques à l'égard des fournisseurs, en matière de délai global de paiement sur une créance née d'un marché exécuté par carte d'achat disparaissent donc à l'égard de l'accepteur.

Apparaît en revanche un délai de paiement des créances dues à l'émetteur : ce sont les stipulations du marché d'émission qui s'appliquent aux modalités et délais de paiement. Ce dernier peut prévoir des intérêts en cas de paiement tardif, mais ces créances ne sont pas soumises à l'intérêt moratoire.

En ce qui concerne les collectivités territoriales et leurs établissements publics, le comptable dispose, afin d'exercer les missions réglementaires qui lui incombent, d'un délai maximum de 15 jours pour payer l'émetteur.

3.4. Pièces justificatives d'une dépense exécutée par carte d'achat

Préalablement ou concomitamment à toute prise en charge d'une opération de dépense exécutée par carte d'achat, le comptable doit disposer de la copie du marché d'émission de carte d'achat.

Pour le premier paiement d'un marché écrit exécuté par carte d'achat, le comptable doit disposer de la copie de ce marché, des annexes ayant une incidence financière et du relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur. Ce dernier doit être conforme aux dispositions de l'article 7 alinéa 2 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.

Pour les autres paiements relatifs à un marché écrit exécuté par carte d'achat et pour le paiement d'un marché non-écrit exécuté par carte d'achat, le comptable doit disposer du relevé d'opérations relatif à la créance à payer à l'émetteur.

Dès lors que le bon de commande relatif à un marché exécuté par carte d'achat n'a pas d'incidence financière sur le montant de la créance née de ce marché, il n'est pas fourni au comptable.

Pièces justificatives d'une opération de dépense exécutée par carte d'achat.

 

Paiement d'un marché non-écrit exécuté par carte d'achat.

Paiement d'un marché écrit exécuté par carte d'achat.

Premier paiement

Autres paiements

Relevé d'opérations conforme aux dispositions de l'article 7 alinéa 2 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.

  • Copie du marché exécuté par carte d'achat et annexes ayant une incidence financière.

  • Relevé d'opérations conforme aux dispositions de l'article 7 alinéa 2 du Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004.

  • Relevé d'opérations conforme aux dispositions de l'article 7 alinéa 2 du décret n°n°2004-1144 du 26 octobre 2004.

  • 3.5. Paiement des opérations de depenses par carte d'achat

    Le paiement des opérations de dépenses par carte d'achat s'effectue par virement sur le compte technique dont les références sont fournies au marché d'émission de cartes d'achat passé avec l'émetteur.

    4. LA PRESTATION DE SERVICE DE L'ÉMETTEUR

    Cette prestation de service de l'émetteur est payable dans les conditions habituelles d'exécution de la dépense en matière de marché public. Le décret relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat ne réglemente pas les modalités de paiement des créances résultant de cette prestation.

    Cette dernière fait l'objet d'une facture, indépendante du relevé d'opérations. Le comptable public effectue les contrôles réglementaires prévus par le décret n°62-1587 du 29 décembre 1962 modifié.

     

    LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE

    JEAN BASSÈRES

    ANNEXE N° 1 : Habilitation à émettre des cartes d'achat

    Au titre de sa mission de conseil, le comptable public informera l'ordonnateur des conseils d'application suivants :

    - La liste des établissements de crédits et des organismes mentionnés à l'article L518-1 du code monétaire et financier, habilités à effectuer les opérations de banque définies à l'article L.311-1 du code précité, et habilités, de ce fait, à émettre ou mettre à disposition des cartes d'achats est publiée périodiquement au Journal Officiel de la République française.

    Cette liste comprend les établissements de crédit agréés en France et les banques étrangères bénéficiant du libre établissement ou de la libre prestation de service.

    Afin de vérifier l'habilitation d'un candidat à un marché d'émission de carte d'achat, l'entité publique peut valablement lui demander de fournir une copie du Journal Officiel de la République française où figure cette liste. Le nom du candidat doit y figurer.

    - Dans le cas où le candidat aurait obtenu son habilitation de manière récente et que son nom ne figure pas encore dans la liste précitée publiée au Journal Officiel de la République Française, l'entité publique peut vérifier son habilitation en demandant au candidat de fournir une copie de la décision d'agrément du Comite des Etablissements de Crédits et des Entreprises d'Investissement, ou pour les banques étrangères, la copie du récépissé traduit en langue française de la demande de libre établissement ou de libre prestation de service déposée auprès de l'autorité de tutelle du monde bancaire de l'état membre de l'Union européenne d'origine de ce candidat.

    ANNEXE N° 2 : Service fait et service de remboursement.

    Au titre de sa mission de conseil, le comptable public informera l'ordonnateur des conseils d'application suivants :

    Le paiement du titulaire d'un marché public exécuté par carte d'achat est effectué par l'émetteur sans qu'il y ait eu de constatation du service fait par l'entité publique.

    Ce paiement est porté sur le relevé d'opérations de l'émetteur.

    Au sens du Décret n° 2004-1144du 26 octobre 2004, l'approbation de cette opération portée sur le relevé est acquise à l'émetteur par défaut. Il faut que l'entité publique dénonce, dans les conditions et délais définis par le marché d'émission de la carte d'achat, son obligation de paiement de cette opération pour ne pas en être redevable.

    En vente à distance, les conditions et délais habituellement proposés par les émetteurs de carte d'achat aux entités publiques pour dénoncer une opération portée sur le relevé d'opérations sont :

    - Soit, dans un délai de 15 jours à compter de la transaction, pour service non fait, la prestation attendue n'étant pas remplie en principal ou en accessoire ;

    - Soit, dans un délai de 45 jours à compter de la transaction, pour :

    1. constatation d'une facturation non conforme à une convention préalable de prix, de l'absence ou de la non-conformité légale ou réglementaire de la facture,

    2. constatation de l'absence de commande ou la non-conformité de la livraison à la commande.

       

    Dans le cas où l'entité publique utilise ce service de remboursement, l'émetteur directement ou par l'intermédiaire de son correspondant bancaire demande le remboursement des sommes concernées au fournisseur qui l'aura préalablement autorisé à débiter son compte du montant des sommes à rembourser.

    ANNEXE N° 3 : Décret n° 2004-1144 du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat publié au JORF le 29 octobre 2004 (NOR : ECOR0403086D)

    Article 1er - Les entités publiques peuvent recourir à la carte d'achat comme modalité d'exécution des marchés publics. Les titulaires des marchés acceptant cet instrument obtiennent un paiement dans les conditions fixées par le présent décret.

    L'exécution par carte d'achat éteint la créance née du marché, y compris d'un bon de commande, et clôture le délai de paiement.

    Article 2 - Ne peuvent faire l'objet d'une exécution par carte d'achat :

    • les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme ;

    • les marchés faisant l'objet d'une avance forfaitaire ou facultative.

       

    Article 3 - Au sens du présent décret, on entend par :

    • entité publique : personne morale de droit public dotée d'un comptable public ;

    • émetteur : établissement de crédit et organismes mentionnés à l'article L. 518-1 du code monétaire et financier émettant des cartes d'achat et habilités à effectuer les opérations de banque définies à l'article L. 311-1 du code précité ;

    • porteur : agent d'une entité publique détenteur d'une carte d'achat ;

    • accepteur : titulaire d'un marché public acceptant le paiement par carte d'achat.

       

    Article 4 - L'émetteur met à la disposition de l'entité publique les cartes d'achat des porteurs qu'elle a désignés.

    L'émetteur ou son correspondant bancaire paye à l'accepteur toute créance née d'un marché exécuté par carte d'achat. L'émetteur ou son correspondant bancaire paye dans un délai prévu par contrat avec l'accepteur. Ce délai est inférieur ou égal au délai global de paiement prévu par l'article 96 du code des marchés publics. Il court à compter de la date d'utilisation de la carte d'achat connue de l'émetteur ou de son correspondant bancaire.

    L'émetteur porte chaque utilisation de la carte d'achat sur un relevé d'opérations. Le montant des fonds transférés aux accepteurs est inscrit par l'émetteur dans ses livres, au débit d'un compte technique dédié au contrat passé avec l'entité publique.

    ANNEXE N° 3

    Article 5 - L'entité publique procède à la désignation de chaque porteur et définit les paramètres d'habilitation de chaque carte.

    Le porteur se fait remettre ou livrer directement les fournitures ou services commandés auprès des accepteurs. L'utilisation physique de la carte par son porteur n'est possible que lorsque l'accepteur remet les fournitures ou services commandés en présence du porteur, et que la commande n'est pas effectuée dans le cadre d'un marché conclu aux conditions prévues par une convention de prix.

    L'entité publique fait créditer le compte technique du montant de la créance née et approuvée.

    Les conditions et modalités de fonctionnement du compte technique et délais d'approbation des montants qui y sont inscrits sont fixés par le contrat passé par l'entité publique avec l'émetteur. L'approbation est acquise par l'utilisation physique de la carte et la présence du porteur lors de la remise par l'accepteur des fournitures ou services commandés. Ces dispositions sont reproduites dans le contrat passé par l'émetteur ou son correspondant bancaire avec l'accepteur.

    Avant de créditer le compte technique, le comptable public assignataire effectue les contrôles réglementaires prévus au décret du 29 décembre 1962 susvisé. Il procède au paiement de l'émetteur.

    Article 6 - Pour chaque utilisation de la carte, l'accepteur contrôle auprès de l'émetteur les paramètres d'habilitation, procède à la délivrance ou à la livraison des fournitures ou services commandés par le porteur et demande à l'émetteur ou à son correspondant bancaire le paiement de la créance née. Les conditions et modalités d'acceptation de la carte de paiement de la créance née et de remboursement si elle n'est pas approuvée sont fixées par le contrat passé par l'accepteur avec l'émetteur ou son correspondant bancaire.

    Si la possibilité d'accepter le paiement par carte d'achat est refusée ou retirée par l'émetteur ou son correspondant bancaire à un titulaire de marché public en raison des risques financiers qu'il présente, l'entité publique dispense le titulaire d'exécuter le marché par carte d'achat.

    Article 7 - Le contrat passé entre l'entité publique et l'émetteur stipule :

    a) Que chaque créance née d'une exécution par carte d'achat est portée sur un relevé d'opérations établi par l'émetteur ;

    b) Que ce relevé fait foi des transferts de fonds entre les livres de l'émetteur et ceux de l'accepteur ;

    c) Que ce relevé appuie la demande de paiement de l'émetteur à l'entité publique.

    Le relevé d'opérations doit mentionner le nom ou la raison sociale de l'émetteur et le nom de l'entité publique débitrice. Pour chaque créance née d'une exécution par carte d'achat porté par l'émetteur sur le relevé d'opérations, l'accepteur ou l'entité publique précise :

    a) Le nom ou la raison sociale, le numéro unique d'identification de l'accepteur tel que défini à l'article 1er du décret du 16 mai 1997 susvisé ;

    b) L'identification de la carte utilisée ou de son porteur ;

    c) La date d'utilisation de la carte d'achat ;

    d) Le montant de la créance née et, le cas échéant, l'indication de la TVA ;

    e) La nature de la dépense ou, pour les marchés écrits exécutés par carte d'achat et conclus aux conditions prévues par une convention de prix, le décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix et, le cas échéant, quantité.

    ANNEXE N° 3

    Le relevé d'opérations est transmis, le cas échéant, par voie électronique. Les utilisations de carte d'achat sont regroupées par l'entité publique par marché, par budget ou état des prévisions de recettes et de dépenses, par nature de dépenses.

    Sauf dans les cas prévus à l'article L. 132-2 du code monétaire et financier, le paiement par l'émetteur est opposable aux tiers. Le paiement doit être effectué à l'émetteur par le comptable public assignataire, dans les délais et selon les dispositions du code des marchés publics ou, lorsque l'entité publique n'y est pas soumise, de la réglementation qui lui est applicable.

    Article 8 - Le ministre d'Etat, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, et le secrétaire d'Etat au budget et à la réforme budgétaire sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

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    Carte d'achat et dématérialisation : Tour de France de l'APECA et de la DGFiP en 2010 - 18 mars 2010

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    • Frédéric MAKOWSKI - Consultant en marchés publics d'informatique pour les collectivités et administrations
    • Formateur intervenant au CNFPT (Centre National de la Fonction Publique Territoriale)
    • Master 2 Professionnel "Droit des contrats publics" Université de Nancy - Ingénieur ENSEA

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