Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics - Version 2.0 de décembre 2012

19 décembre 2012

 Le Ministère de l'Economie a publié sur son site Internet la version 2012 du son guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics qui réactualise la version 2010.

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

La direction des affaires juridiques (DAJ) du ministère de l'Economie a publié en décembre sa version 2012 du guide de la dématérialisation des marchés publics.

Les certificats utilisables

• Certificats PRIS V1 avant le 1er octobre 2012 ;
• Certificats PRIS V1 ou RGS entre le 1er octobre 2012 et le 18 mai 2013 ;
• Certificats RGS seuls après le 18 mai 2013.

La composition générale du guide

Le guide comporte 78 pages représentant 11 chapitres, 2 annexes et un glossaire.

1. Présentation de la dématérialisation en matière de marché public

2. Sécurité, confidentialité et signature électronique : mode d’emploi

3. La publicité dématérialisée des marchés

4. La mise en ligne des dossiers de consultation des entreprises par l’acheteur public.

5. La consultation et le téléchargement du dossier de consultation des entreprises (DCE) par l’entreprise

6. La transmission dématérialisée des candidatures et des offres

7. La réception dématérialisée des candidatures et des offres

8. L’examen des candidatures et des offres et la décision d’attribution

9. La conclusion et la notification du marché dématérialisé

10. Le contrôle et l’exécution des marchés dématérialisés

11. L’archivage des marchés dématérialisés

Annexe 1: Processus de transfert des données par le profil d'acheteur
Annexe 2: Structuration et nommage des pièces d'un marché

Glossaire

Le plan détaillé du guide dans sa version de décembre 2012

1. Présentation de la dématérialisation en matière de marché public

1.1. Qu’est-ce que la dématérialisation ?

1.2. Marchés au-dessus de 90000 euros hors taxes : quelles sont les obligations règlementaires ?

1.3. Quel est le cadre juridique ?

1.3.1. Le cadre communautaire

1.3.2. Le cadre national

1.3.3. La signature électronique

1.3.4. Les règles applicables au traitement d’informations nominatives

1.4. Profil d’acheteur : la « plateforme » d’échanges de l’acheteur pour ses marchés publics

1.4.1. Comment définir le profil d’acheteur ?

1.4.2. Quelle fonctionnalité mettre en place sur la plateforme ?

1.4.3. Comment mettre en place un profil d’acheteur ?

1.4.4. Comment apprendre à passer un marché dématérialisé ?

1.5. L’utilisation de la messagerie électronique (ou courriel) comme outil de dématérialisation 14

1.5.1. La messagerie électronique peut-elle être utilisée ?

1.5.2. Quelles sont les précautions à prendre ?

1.6. Enchères électroniques

1.6.1. Définition

1.6.2. Procédure

1.7. Le système d’acquisition dynamique (SAD) : l’achat sur catalogue électronique

2. Sécurité, confidentialité et signature électronique : mode d’emploi

2.1. Quels éléments de sécurisation prévoir ?

2.1.1. L’identité se vérifie par des procédures d’identification et d’authentification.

2.1.2. La confidentialité et l’intégrité des échanges

2.1.3. La traçabilité des événements et la constitution d’éléments de preuves ou de présomption de preuves (juridiques).

2.2. Quels sont les éléments qui doivent garantir la confidentialité des informations transmises ?

2.3. A quoi sert la signature électronique ?

2.3.1. Qu’est-ce qu’une signature ?

2.3.2. Quel est le principe qui régit la signature électronique ?

2.3.3. Quelles sont les trois fonctions « sécurité » de la signature électronique ?

2.3.4. Quelle est la valeur probante de la signature électronique ?

2.3.5. Quelle catégorie de certificats de signature électronique utiliser pour les marchés publics ?

2.3.6. Quels sont les formats de signature utilisables ?

2.3.7. Quels sont les outils de signature utilisables ?

2.3.8. Comment vérifier que la signature électronique est valide

2.3.9. Quelle catégorie de certificat de signature électronique peut utiliser l’acheteur public ?

3. La publicité dématérialisée des marchés

3.1. Quel support dématérialisé pour la publicité ?

3.1.1. Pour les marchés d’un montant inférieur à 90 000 € HT

3.1.2. Pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT

3.2. Quel contenu doit avoir l’avis sur le profil d’acheteur ?

3.2.1. Pour les marchés d’un montant inférieur à 90 000 € HT et pour les marchés de l’article 30

3.2.2. Pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT

3.3. A quelle date publier l’avis de publicité sur le profil d’acheteur ?

3.3.1. Pour les marchés d’un montant inférieur à 90 000 € HT

3.3.2. Pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT

3.4. Comment transmettre les avis de publicité au BOAMP et au JOUE, quel est le délai de publication ?

3.4.1. Transmission des avis au BOAMP et délai de publication

3.4.2. La transmission des avis au JOUE

3.5. Quelles réductions des délais sont permises par la transmission électronique de l’AAPC et la mise en ligne du DCE sur le profil d’acheteur ?

3.5.1. Délai minimal de réception des offres dans le cas d’un appel d’offres ouvert (articles 57 III et 160 du code des marchés publics)

3.5.2. Délai minimal de réception des candidatures et des offres dans le cas d’un appel d’offres restreint (articles 60 à 62 et 162 à 163 du code des marchés publics)

3.5.3. Délai minimal de réception des candidatures dans le cas d’une procédure négociée (articles 65 II et 165 du code des marchés publics)

3.5.4. Délai minimal de réception des candidatures dans le cas d’un dialogue compétitif (article 67 II du code des marchés publics)

3.5.5. Que se passe-t-il en cas de mise en ligne d’une publicité complémentaire ou modificative ?

3.5.6. Réinitialisation des délais en cas de publication d’avis rectificatif.

3.6. Quelles sont les informations relatives à la dématérialisation qui doivent figurer dans l’avis d’appel public à la concurrence ?

4. La mise en ligne des dossiers de consultation des entreprises par l’acheteur public.

4.1. Faut-il mettre en ligne le dossier de consultation des entreprises (DCE) ?

4.2. Comment présenter les documents du DCE à mettre en ligne ?

4.3. Quels sont les formats de fichier à utiliser ?

4.4. Une mise en ligne partielle du DCE est-elle possible ?

4.4.1. Une mise en ligne partielle du DCE : quelles conditions ?

4.4.2. Une mise en ligne partielle : quelles conséquences ?

4.5. Quel préalable pour mettre en ligne le DCE ?

4.6. Quand peut-on mettre en ligne le DCE ?

4.7. Les documents du DCE doivent-ils être signes par l’acheteur ?

5. La consultation et le téléchargement du dossier de consultation des entreprises (DCE) par l’entreprise

5.1. Le choix du mode de consultation des documents est-il libre ?

5.2. Quelles sont les modalités d’accès de ces documents par la voie électronique ?

5.3. Quelles sont les informations devant figurer dans le règlement de la consultation (RC) ?

5.4. Comment dématérialiser la lettre d’invitation à présenter une offre ?

6. La transmission dématérialisée des candidatures et des offres

6.1. Comment transmettre sa candidature et son offre ?

6.1.1. Quelles règles régissent le mode de transmission ?

6.1.2. Un choix irréversible du mode de transmission ?

6.2. Que se passe-t-il si plusieurs envois sont effectués par le même operateur économique ?

6.2.1. Que faire si plusieurs offres arrivent du même candidat ?

6.2.2. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

6.3. Comment présenter sa candidature et son offre ?

6.3.1. Présentation formelle des enveloppes virtuelles et des fichiers

6.3.2. Signature électronique des fichiers

6.3.3. Formats de fichiers

6.4. Responsabilité en cas de dysfonctionnement

6.5. La copie de sauvegarde

6.5.1. Qu’est-ce qu’une « copie de sauvegarde » ?

6.5.2. Quand transmettre une copie de sauvegarde ?

6.5.3. Comment transmettre une copie de sauvegarde ?

6.5.4. Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ?

6.5.5. Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit-elle pas être ouverte et qu’en faire ?

6.6. Quelle assurance a l’entreprise de la bonne transmission de son enveloppe virtuelle ?

7. La réception dématérialisée des candidatures et des offres

7.1. Faut-il horodater les plis a leur arrivée ?

7.2. Que faire lorsque l’enveloppe arrive hors des délais impartis a l’entreprise ?

7.3. Que faire lorsqu’une enveloppe contenant la candidature ou l’offre comporte un virus ?

8. L’examen des candidatures et des offres et la décision d’attribution

8.1. Quelles sont les opérations à mener à l’ouverture des plis ?

8.2. Quelle est la méthode à retenir pour l’ouverture et l’examen des candidatures et des offres ?

8.2.1. L’ouverture et l’examen des candidatures

8.2.2. L’ouverture et l’examen des offres

8.3. Que doit faire l’acheteur public au moment du choix de l’offre économiquement la plus avantageuse ?

8.3.1. Les procès-verbaux de réunion

8.3.2. Quelles sont les spécificités liées à la production des certificats par le candidat retenu et à leur vérification par l’acheteur public ?

8.3.3. Le rapport de présentation

9. La conclusion et la notification du marché dématérialisé

9.1. Quelle information donner aux candidats dont l’offre n’est pas retenue et dans le cas des marchés sans suite ?

9.2. Quelles sont les règles applicables pour la signature du marché par l’acheteur public ?

9.2.1. La signature électronique du marché

9.2.2. La signature manuscrite du marché

Quelles sont les conditions liées à la notification du marché par voie dématérialisée ?

9.4. La publication de l’avis d’attribution et de la liste annuelle des marchés conclus sur le profil d’acheteur est-elle suffisante ?

9.5. Le recensement des marchés publics

10. Le contrôle et l’exécution des marchés dématérialisés

10.1. Quelles sont les modalités d’exercice du contrôle de légalité dans le cas des marchés dématérialisés ?

10.1.1. La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité

10.1.2. Les pièces des marchés dématérialisés transmises au contrôle de légalité et leurs conséquences pour le comptable public :

10.2. Quelles sont les modalités du contrôle du comptable public en environnement dématérialisé ?

10.2.1. Quelle forme les pièces justificatives dématérialisées susceptibles d’être transmises au comptable doivent-elles prendre ?

10.2.2. Quelles sont les modalités de production dématérialisée des marchés publics par les ordonnateurs aux comptables ?

10.2.3. Quelles sont les modalités de transmission des pièces justificatives dématérialisées au comptable public ?

10.3. Comment s’effectue le contrôle juridictionnel ?

11. L’archivage des marchés dématérialisés

11.1. Quels sont les délais de conservation des dossiers de marchés ?

11.1.1. Quel est le droit commun des archives ?

11.1.2. Qu’en est-il pour l’archivage des marchés ?

11.2. Comment archiver les dossiers de marchés publics dématérialisés ?

11.2.1. Quels sont les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques ?

11.2.2. Quels sont les acteurs de l’archivage électronique durant le temps de la durée d’utilité administrative ?

11.2.3. Comment gérer la mixité : papier et électronique

11.2.4. Qui met en oeuvre le standard d'échange de données pour l'archivage ?

Annexe 1: Processus de transfert des données par le profil d'acheteur

Annexe 2: Structuration et nommage des pièces d'un marché

GLOSSAIRE

Téléchargements

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.1 octobre 2010

Télécharger le guide pratique de la dématérialisation des marchés publics sur le site du ministère de l'économie dans sa dernière version

Voir également

Fiche technique DAJ - Marchés dématérialisés : le juge confirme que la signature du zip ne suffit pas – (Dans une récente fiche sur la signature du zip la DAJ  rappelle que la signature d'un fichier zip n'est pas suffisante en s'appuyant sur l'ordonnance du tribunal administratif de Toulouse) - 15 avril 2011

dématérialisation,

Textes relatifs à la dématérialisation des procédures de marchés publics

Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique - NOR: ECOM1830224A. Annexe 12 du code de la commande publique.

Arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics - NOR: EFIM1222915A

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00

Textes

Instruction n° 17-0009 du 12 juin 2017 relative à la valeur probante des pièces justificatives et des documents comptables dématérialisés. - NOR: CPAE1717330J.

Actualités

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Guide pratique sur la dématérialisation des marchés publics 2012 - Version 2.0 de décembre 2012

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Guide de la dématérialisation des marchés publics - Version 1.0 du 31 mai 2010 (avec actualisation en octobre 2010)

Guide de la dématérialisation des marchés publics en projet - Publication des premiers résultats de l’enquête dématérialisation auprès des entreprises

Le Guide des bonnes pratiques en matière de marchés publics a été publié au Journal Officiel du 31 décembre 2009 - 4 janvier 2010