Mémoire technique de nettoyage, propreté et hygiène

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Ne faites pas l'ERREUR classique de partir d'un mémoire type mais répondez au BESOIN du client

Les acheteurs sont directifs dans leurs exigences pour décrire les services d'entretien que vous offrez en matière d'hygiène et propreté.

En réponse aux marchés publics et en qualité d'opérateur économique soumissionnaire, mettez en avant l'importance de maintenir des standards élevés en matière d'hygiène et de propreté. Les services de nettoyage écologiques gagnent en pertinence avec l'utilisation de produits respectueux de l'environnement, tout comme la gestion des déchets. Si votre proposition repose sur des solutions de nettoyage sur mesure, démontrez votre aptitude à personnaliser vos services en accord avec les besoins spécifiques de chaque client. Présentez en détail votre équipe de nettoyage qualifiée et argumentez sur la gestion rigoureuse du contrôle qualité. Soulignez également votre engagement envers la santé et la sécurité au travail.

Marchés de nettoyage et masse salariale du personnel susceptible d’être repris

Il est à noter que dans un marché de nettoyage, la masse salariale du personnel susceptible d’être repris est une caractéristique substantielle qui doit être portée à la connaissance des candidats, même en l’absence de questions de la part des candidats à ce sujet. (CAA Bordeaux, 8 novembre 2016, n° 15BX00313, Société Guyanet). En effet, pour les entreprises de nettoyage, la convention collective nationale des entreprises de propreté du 1er juillet 1994 comporte une annexe 7, connue des entreprises, qui oblige la nouvelle entreprise titulaire à reprendre le personnel de l’entreprise précédente travaillant sur les lieux concernés par le marché.

Exemples de demandes relatives à l'offre technique dans le domaine du nettoyage et de la propreté

Voici quelques exemples de demandes relatives à l'offre technique dans le domaine du nettoyage et de la propreté à fournir de préférence au format pdf.

Attention. N'utilisez pas de mémoire technique type ou d'exemple pour vos propres réponses.

Exemple 1 - Nettoyage des locaux pour une commune

Un mémoire technique détaillant :

Qualité de service

Organisation proposée avec une fiche présentation de l’organigramme

• L’organisation proposée avec une fiche présentation de l’organigramme de(s) l’agence(s) des candidats qu'ils s’engagent à avoir pour l’exécution du marché.
• Nombre et localisation géographique des agences concernées.
• Structure de pilotage mise en place et notamment les effectifs et fonctions du personnel, qu’il se propose d’affecter à l’exécution et au suivi des prestations.
• Rôle et missions du personnel encadrant en charge du suivi des marchés.

Gestion de la prise en charge d’un nouveau site

La gestion de la prise en charge d’un nouveau site avec détail les étapes chronologiques de prise en charge d’un nouveau bâtiment en tant que titulaire entrant ainsi que l’organisation mise en place pour le suivi de l’exploitation.

Autocontrôle pour le suivi des prestations sur les surfaces de bâtiment existantes.

Le candidat indique le(s) profil(s) des évaluateurs, les fréquences, les durées des visites et les outils nécessaires à la réalisation des autocontrôles.

Performances en matière de protection de l’environnement

Performances en matière de protection de l’environnement avec détail des techniques de nettoyage (produits, matériels, formations faites aux agents…)

Performances en matière d’insertion professionnelle des personnes en difficulté

• encadrement technique et tutorat proposés par l’entreprise pour les personnes en insertion,
• dispositif de formation proposé par l’entreprise pour les personnes en insertion,
• perspectives de pérennisation d'emploi de ces personnes dans l'entreprise.

Critères

Le pouvoir adjudicateur choisira l'offre économiquement la plus satisfaisante en tenant compte des critères suivants avec la pondération indiquée:

• Prix (40 %)
• Qualité de service (50 %)
• Performances en matière de protection de l’environnement (5 %)
• Performances en matière d’insertion professionnelle des personnes en difficultés (5 %)

Exemple 2 - Prestations de nettoyage pour la ville

Mémoire technique comprenant :

• Niveau de qualification et de formation du personnel affecté au site (plan de formation, niveau d’embauche…)
• Description détaillée et quantitative des matériels affectés au site (fiches techniques à joindre)
• Démarche Qualité (joindre des spécimens de carnet de liaison et de fiche d’évaluation)
• Produits qui seront utilisés pour le site (joindre les fiches techniques)
• Type d’encadrement ou de suivi proposé par le prestataire (tous les moyens de contrôle et fréquence, suivi des employés, information des services, ...)

Critères de choix des offres

• Le prix : 30 points
• La qualité de la prestation appréciée au regard du mémoire justificatif permettant de noter les points suivants : 70 points

Adéquation des moyens et modalités mis en œuvre pour l’encadrement, les autocontrôles et les modalités de remplacement

• Nombre d’agents dédiés au contrôle de la qualité des prestations
• Pertinence des modalités de remplacement des agents (absences prévisibles et imprévisibles)
• Existence et utilisation d’outils permettant l’information entre les employés et les usagers des locaux
• Pertinence de la fiche d’évaluation ou d’auto-évaluation et fréquence des contrôles
• Pertinence des moyens mis en œuvre pour répondre à la demande de travaux ponctuels (délai de prise en compte, adaptabilité, référent)

Prise en compte de la spécificité d’utilisation des locaux pour le choix des matériels, des produits utilisés et des protections des personnes ainsi qu’un modèle de protocole d’entretien

• choix des matériels (machines et/ou matériels) par types de locaux
• choix des produits utilisés par type d’application
• choix des équipements de protection des personnes par type de prestation
• modèle de protocole d’entretien spécifique adapté à chaque surface et aux particularités des sites

Pertinence du temps prévu pour réaliser la prestation par site

Exemple 3 - Nettoyage des bâtiments communaux

Moyens humains mis à disposition pour l’exécution des prestations.

Personnels encadrants :

• composition de l’équipe encadrante,
• interlocuteur dédié au marché et coordonnées (fournir les CV, qualification(s) et expérience(s)) ;
• moyens de communication dédiés et disponibilités du personnel encadrant.

Équipe(s) en charge des prestations :

• moyens humains affectés par site (nombre d'agents par site), qualifications ;
• expériences et formations des agents pressentis pour exécuter les prestations.

Fournir les CV.

Méthodologie en cas de remplacement d’un agent ou de mise à disposition d’une équipe non prévue :

• moyens mis en œuvre,
• délais de remplacement en cas d’absence, défaillance ….

En cas de sollicitation d'une équipe notamment pour une demande urgente ou exceptionnelle :

•  moyens et délais de mise en place à compter de la demande.

Moyens matériels et techniques affectés à l’exécution des prestations.

Moyens en petit matériels

• caractéristiques techniques du petit matériel et fréquence de renouvellement (frange, microfibre, etc) ;
• quantités prévues pour l’exécution des prestations ;
• fiches techniques

Moyens en gros matériels

• caractéristiques du gros matériel (fournir les fiches techniques et les fiches de données de sécurité),
• fréquence de remplacement des machines d’entretien (aspirateurs, autolaveuse, mono-laveuse, autoportée) ;
• quantités prévues pour l’exécution des prestations

Moyens en produits utilisés

•  liste des produits proposés pour l’exécution des prestations ;
• fiche de données de sécurité de chaque produit.

 Suivi d’exécution des prestations.

Organisation de la communication

Organisation proposée pour garantir une communication optimale en interne et entre les services de la ville et les agents sur site :

• carnet de liaison ;
• fiche de suivi ; encadrement des agents ;
• moyens de communication,
• Utilisation des moyens de communication de synthèse électronique aux fins de faciliter :
  • les échanges,
  • le suivi des prestations etc... ;
  •  l'utilisation d'une plateforme de gestion pour assurer une continuité du processus ; accès facilité aux rapports ; interface pour le suivi d’exécution etc...

Document de traçabilité

Présenter un document retraçant l’essentiel des tâches et secteurs de l’agent pour une bonne compréhension de la zone d’intervention et de la prestation à effectuer et développer son organisation prévisionnelle

Fiche type d’instruction de travail – protocole de nettoyage

Modèle de registre de présence avec heure d’arrivée, heure de départ, noms et prénoms des agents

Méthodologie utilisée au titre de l’autocontrôle et modalités du contrôle qualité

La qualité et pertinence de la méthodologie utilisée au titre de l’autocontrôle et modalités du contrôle qualité proposé par le candidat :

• détail et fréquence des contrôles envisagés ou proposés ;
• fiche de contrôle et fiche d’autocontrôle proposées (modèle à fournir) ;
• fiche qualité interne etc ;
•  Rôle de la hiérarchie pour assurer un bon contrôle (moment de son intervention ;
• moyens mis en œuvre pour pallier aux soucis rencontrés ;
  • tâches non réalisés,
  • tâches mal effectuées ou partiellement réalisées,
  • dégradations du matériel
  • etc

Développement durable     

Politique développée en faveur de l'environnement et qui sera mise en œuvre dans le cadre de l'exécution des prestations.

• Processus qui seront mis en place y compris innovants pour réduire les consommations permettant des économies d'eaux et d'énergies dans le cadre de l’exécution des prestations ;
• Qualité des produits utilisés respectueux de l'environnement et innovant en terme de conditionnement ;
• Eco-gestes ;
• Formations des agents
• Politique de nettoyage limitant l’utilisation de produits chimiques,
• Qualité environnementale des produits utilisés dans le cadre de l’exécution des prestations, type écolabel ou équivalent ;
• Gestion des déchets (tri etc.).

Annexer au mémoire technique toutes les fiches techniques, fiches données sécurités, les descriptifs des matériels et matériaux et tout élément demander dans la cadre du mémoire technique que le titulaire s’engage à mettre œuvre pour l’exécution des prestations commandées.

 

Voir également

offre, devis détaillé, proposition,

répondre à un appel d'offres public,

• exemples de plans de mémoires techniques d'informatique,
• exemples de plans de mémoires techniques de gardiennage et sécurité dans les dossiers de consultation,
• exemples de plans de mémoires techniques de bâtiment et travaux publics (BTP) dans les dossiers de consultation,
• exemples de plans de mémoires techniques de nettoyage, propreté et hygiène dans les dossiers de consultation,
• exemples de plans de mémoires techniques de peinture dans les dossiers de consultation,
• exemples de plans de mémoires techniques de travaux d'électricité dans les dossiers de consultation,
• exemples de plans de mémoires techniques de menuiseries intérieures et extérieures,
• exemples de plans de mémoires techniques des marchés d'huissiers de justice,
• exemples de plans de mémoires techniques de marchés d'espaces verts,
• exemples de plans de mémoires techniques de diagnostics immobiliers, 
• exemples de plans de mémoires techniques pour le recrutement de médecins généralistes et spécialistes.
• exemples de plans de mémoires techniques de formation professionnelle continue.

Questions écrites au sénat ou à l'assemblée nationale - Réponses ministérielles

QE Sénat n° 13896, 23/09/2010, M. Jean Louis Masson - Les mémoires techniques et les notes méthodologiques des candidats retenus ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés. Les mémoires techniques ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considérée, ainsi que son organisation et les procédures utilisées. Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique selon la CADA.

Jurisprudence

CAA Bordeaux, 8 novembre 2016, n° 15BX00313, Société Guyanet (Dans un marché de nettoyage, la masse salariale du personnel susceptible d’être repris est une caractéristique substantielle qui doit être portée à la connaissance des candidats, même en l’absence de questions de la part des candidats à ce sujet. Un critère "adéquation de l'offre au cahier des charges" qui fait du respect d'un document contractuel un critère d'appréciation de l'offre ne peut être utilisé sans autres précisions. L’absence de conformité d'une offre au CCTP rend l'offre irrégulière et doit entrainer son rejet.).