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Les étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les entreprises sont : 1/ Recherchez les publicités de marchés publics. 2/ Téléchargez les dossiers de consultation (DCE). 3/ Sélectionnez les marchés gagnables. 4/ Constituez le dossier de réponse au marché. 5/ Transmettez le dossier de réponse par voie électronique.
La réponse aux appels d'offres publics représente une opportunité significative pour les entreprises de toutes tailles, mais le processus de réponse peut être source de difficultés.
Les principaux obstacles cités par les entreprises dans ce domaine sont :
Ces éléments révèlent l'ampleur des difficultés auxquelles font face les entreprises, en particulier les TPE/PME et les nouveaux entrants sur le marché des appels d'offres publics.
Cependant, avec une approche méthodique et une bonne compréhension du processus, il est tout à fait possible de surmonter ces obstacles et de remporter des marchés publics.
Dans cet article, nous allons vous guider à travers les cinq étapes essentielles pour répondre efficacement à un appel d'offre dématérialisé.
Répondre à un appel d'offres public peut sembler complexe pour les entreprises et requiert un certain niveau de connaissance et d'expérience. Cela est particulièrement vrai pour les réponses dématérialisées, où il est recommandé de transmettre des fichiers au format PDF par voie électronique.
Il est à noter, que même un fichier pdf peut être corrompu et impossible à ouvrir par l'acheteur.
Dans ce cas les pièces sont transmises via une plateforme de dématérialisation appelée profil d'acheteur.
Rappelons que
dématérialisation des marchés publics
est devenue obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité
des marchés publics.
Il en résulte que
depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières donc
généralement rejetées sauf régularisation éventuelle prévue par la réglementation.
Depuis cette date les entreprises doivent transmettre leurs dossiers de
réponse par voie électronique via un
profil d'acheteur qui est une plateforme de
dématérialisation parfois appelée salle des marchés.
La
signature électronique
des pièces avec un
certificat de signature électronique
"agréé" (eIDAS, éventuellement RGS) peut également être imposée
par l'acheteur.
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Dans le langage des PME, appels d'offres et marchés publics sont synonymes.
L’appel d’offre est l’une des procédures de marchés publics les plus contraignantes prévues par le code de la commande publique, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse, sans négociation, et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.
Il en résulte que l'appel d'offre est une procédure de marché public parmi d'autres.
Rédiger une réponse à un marché public (dont l'exemple de l'appel d'offres n'est qu'une des procédures de marchés publics utilisables) en vue de le remporter ne s'improvise pas.
Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le "dossier de réponse à l'appel d'offre" dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre.
En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :
Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.
Les principales étapes pour répondre à un marché public
Votre entreprise peut dans un premier temps rechercher les publicités émises par les acheteurs (avis de marchés publics) pour trouver les marchés qui sont lancés par l'administration ou de manière générale par les acheteurs.
Le candidat peut s'abonner à des alertes automatiques (gratuites) définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment sur le site Internet du BOAMP, PLACE pour les marchés de l'Etat, Maximilien pour les marchés en région parisienne, ...).
Pour répondre par voie électronique l'entreprise candidate ou soumissionnaire devra s'identifier sur la plateforme de réponse électronique appelée profil d'acheteur, en créant ou non un compte sur cette plateforme.
La création d'un compte est conseillée pour notamment mémoriser les informations et aussi être averti des modifications. Encore faut-il que l'entreprise ait bien identifié la plateforme de réponse ce qui n'est pas forcément le cas pour les candidats inexpérimentés dans le processus.
Conseils pratiques :
Il est également conseillé de s'identifier correctement sur les plateformes de dématérialisation pour pouvoir répondre aux appels d'offres. Créez un compte sur chaque plateforme que vous utilisez fréquemment pour faciliter vos futures démarches.
Une fois les publicités recensées et analysées, l'entreprise va télécharger le DCE pour répondre à l'appel d'offre public, ce DCE va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.
Il s'agit de parcourir dans un premier temps ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.
Difficultés potentielles
Le retrait des dossiers s'effectue :
Conseils pratiques :
La phase de sélection (Go/No-GO) revêt une importance capitale, surtout pour les PME et TPE, car il est essentiel de ne pas répondre à tous les appels d'offres au risque de se disperser et d'obtenir un faible taux de réussite.
Il est donc primordial de choisir judicieusement les consultations qui présentent un réel potentiel de succès pour l'entreprise.
Difficultés potentielles
Répondre à tous les appels d'offres n'est pas une option viable, étant donné que la préparation des réponses est un processus chronophage, et que l'entreprise risque rapidement de s'épuiser si le taux de succès n'est pas à la hauteur des attentes.
Conseils pratiques :
La rédaction de la réponse est une étape importante. C'est principalement, le règlement de la consultation qui liste les documents à fournir dans un marché public.
Le dossier de réponse à transmettre comprendra un dossier de candidature et un dossier d'offre si la procédure est ouverte.
Difficultés potentielles
La constitution de la partie "candidature" comprend un dossier de candidature qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures.
En tant que candidat à un marché public, vous devez satisfaire à certaines conditions minimales pour avoir accès à la commande publique :
Pour sélectionner les candidatures l'acheteur va s'appuyer sur des éléments qu'il aura demandé aux entreprises candidates qui traduiront ses capacités dont notamment :
Il n'existe pas de liste définitive des documents qui vous seront demandés, mais le pouvoir adjudicateur pourra vous demander de fournir dans le cadre de votre réponse (au titre de la candidature) un certain nombre de documents comme :
La constitution de la partie "offre" va permettre d'attribuer le marché à l'offre sélectionnée par des critères de choix des offres.
L’offre comporte généralement :
L'offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE).
L'offre technique (mémoire technique, note méthodologique, ...) est très importante et c'est là que vous allez vous différencier.
Elle traduit les moyens mis en œuvre, la méthodologie, le développement durable, ... pour l'exécution du marché. C'est un document SPECIFIQUE au contrat concerné, d'une importance capitale et qui pèse lourd dans la balance de la notation effectuée par l'acheteur.
Conseils pratiques :
Si la partie candidature est importante, car incontournable, les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre. En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer".
Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade.
Une fois le dossier complet, il est important d'envoyer votre réponse à l'acheteur par voie électronique, via une plateforme de dématérialisation.
Difficultés potentielles
Cette opération est plus complexe qu'un simple envoi par e-mail, en raison des éventuels problèmes techniques (JAVA, signature des pièces, connexion Internet, diversité des plateformes, incidents techniques, difficultés pour contacter le support technique, taille des fichiers, nommage des fichiers, ...).
Conseils pratiques :
Pour la dématérialisation des appels d'offres voici ce que vous devez, au minimum, maitriser les points suivants :
Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)
Des stages de formation à la réponse électronique aux marchés publics pour les PME ont déjà été effectués à PARIS, LYON, LILLE, STRASBOURG, NANTES, TOULOUSE, ...
Il existe d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.
Voir également
pièces de candidature, déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,
capacités techniques, capacités financières, capacités professionnelles,
appels d'offres de formation professionnelle et organismes de formation
candidature d’un auto-entrepreneur à un marché public
Entreprises
Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans
Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,
Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres ouvert,
Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres restreint,
Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?
Actualités
Comment inciter les PME à répondre aux appels d’offres ? - Question écrite n° 07873 de Mme Christine Herzog, réponse du 23/11/2023.
Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.
Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.
Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les TPE et PME - Version 2019. - 18 avril 2019.
Liste des pièces justificatives que les entreprises ne sont pas tenues de produire dans leur candidature aux marchés publics (Le décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019 allège les documents à fournir par les candidats répondant aux marchés publics notamment les attestations fiscales et sociales, ...). - 26 janvier 2019.
Le formulaire NOTI2 supprimé à compter du 1er mai 2016. Dorénavant lors de l'attribution d'un marché public, seules les attestations de régularité fiscale et sociale permettront aux entreprises de justifier de leur situation au regard de leurs obligations déclaratives et de paiement en la matière. - 24 mai 2016
Le formulaire ATTRI1 remplace le formulaire DC3 (Acte d'engagement) - 12 avril 2016
Les formulaires DC1 DC2 mis à jour par la DAJ de Bercy suite à l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 - 12 avril 2016
Formulaires DC4, DC5, DC6, DC8, ... révision par la DAJ et appel à propositions jusqu'au 14 juillet 2010 - Juin 2010