Répondre à un appel d'offre dématérialisé

Les étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les entreprises

Comment répondre à un appel d'offres ? Les étapes.

La réponse à un appel d'offres public parait complexe aux entreprises et nécessite un minimum de connaissances et de pratique. Ceci concerne notamment la réponse dématérialisée aux appels d'offres pour laquelle il est préférable de transmettre par voie électronique des fichiers pdf.

Il est à noter, que même un fichier pdf peut être corrompu et impossible à ouvrir par l'acheteur.

Dans ce cas les pièces sont transmises via une plateforme de dématérialisation appelée profil d'acheteur.

L’appel d’offre est l’une des procédures de marchés publics les plus contraignantes prévues par le code de la commande publique, ses étapes sont relativement figées car cette procédure est rigoureuse, sans négociation, et nécessite un apprentissage progressif des entreprises débutantes en la matière.

Rappelons que dématérialisation des marchés publics est devenue obligatoire à compter du 1er octobre 2018 pour la majorité des marchés publics.
Il en résulte que depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières donc généralement rejetées sauf régularisation éventuelle prévue par la réglementation. Depuis cette date les entreprises doivent transmettre leurs dossiers de réponse par voie électronique via un profil d'acheteur qui est une plateforme de dématérialisation parfois appelée salle des marchés.
La signature électronique des pièces avec un certificat de signature électronique "agréé" (eIDAS, éventuellement RGS) peut également être imposée par l'acheteur.

Les principales étapes pour répondre sont les suivantes (Voir plus loin)

1/ Rédiger un dossier de candidature type (facultatif). 2/ Rechercher des publicités de marchés. 3/ Retirer le dossier de consultation. 4/ Sélectionner les marchés intéressants. 5/ Constituer son dossier de réponse au marché. 6 - Transmettre son dossier de réponse par voie électronique.

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Entreprises ne restez plus seul devant un dossier difficile

Dans le langage des PME appels d'offres et marchés publics sont synonymes. Rédiger une réponse à un marché public (dont l'exemple de l'appel d'offres n'est qu'une des procédures de marchés publics utilisables) en vue de le remporter ne s'improvise pas. Il est nécessaire de savoir constituer ce que les entreprises appellent parfois le "dossier de réponse à l'appel d'offre" dont le règlement de consultation liste les documents à transmettre. 

En effet la réponse aux appels d'offres publics nécessite de connaître et respecter certaines étapes génériques dont les principales sont :

• la rédaction d'un dossier de candidature type (surtout la première fois),
• la recherche des publicités de marchés (AAPC),
• le retrait dématérialisé des dossiers de consultation des entreprises, (il s'agit des "documents du marché public" ou documents de la consultation qu'ils peuvent comprendre), 
• la sélection des marchés que l'entreprise peut remporter et auxquels elle envisage de répondre (une étape fondamentale),
• la rédaction du dossier de réponse au marché (candidature et offre),
• la transmission dématérialisée du dossier.

Pour répondre aux appels d'offres publics l'entreprise doit respecter certaines étapes pour formuler sa réponse.

Les principales étapes pour répondre à un marché public

1 - Rédiger un dossier de candidature type (facultatif)

L'entreprise candidate peut rédiger un dossier de candidature type qui cependant pourra être modifié en fonction du dossier à traiter donc des éléments demandés par le pouvoir adjudicateur. Cette étape est facultative et votre premier dossier de candidature peut faire office de document type qui sera alors complété et obligatoirement modifié dans des réponses ultérieures.

Les conditions pour candidater à un marché public

Le candidat à un marché public doit satisfaire à certaines conditions minimales pour avoir accès à la commande publique :

• Il ne doit pas être dans une des situations prévues dans les interdictions de soumissionner à un marché public. Il devra notamment à l'attribution justifier de la régularité de sa situation fiscale et sociale.
• Il doit disposer des capacités suffisantes pour exécuter le marché.

Le pouvoir adjudicateur pourra lui demander de fournir dans le cadre de sa réponse (candidature et offre) un certain nombre de documents qui peuvent être des pièces comme les formulaires DC1, DC2, DC4, ATTRI1 (Les anciens formulaires NOTI1, NOTI2, DC3, ... ont été supprimés ou remplacés) ainsi que d'autres pièces.

Pour sélectionner les candidatures l'acheteur va s'appuyer sur des éléments qu'il aura demandé aux entreprises candidates qui traduiront ses capacités dont notamment :

• les capacités techniques,
• les capacités financières,
• les capacités professionnelles,

2 - Rechercher des publicités de marchés gratuites (BOAMP, ...)

Votre entreprise peut dans un premier temps rechercher les publicités émises par les acheteurs (avis de marchés) :

• l'entreprise va rechercher des avis de marchés publics (publicité) pour connaitre les marchés qui sont lancés par l'administration,

• elle pourra s'abonner à des alertes automatiques (gratuites) définies selon des critères propres aux prestations ou travaux qui l'intéressent (notamment sur le site Internet du BOAMP).

S'identifier sur les plateformes de dématérialisation pour répondre

Pour répondre par voie électronique l'entreprise candidate ou soumissionnaire devra s'identifier sur la plateforme de réponse électronique appelée profil d'acheteur, en créant ou non un compte sur cette plateforme. La création d'un compte est conseillée pour notamment mémoriser les informations et aussi être avert des modifications. Encore faut-il que l'entreprise ait bien identifié la plateforme de réponse ce qui n'est pas forcément le cas pour les candidats inexpérimentés dans le processus.  

3 - Télécharger le dossier de consultation des entreprises (DCE)

Une fois les publicités recensées et analysées l'entreprise va télécharger le DCE pour répondre à l'appel d'offre public, ce DCE va comprendre des pièces telles que les suivantes : RC, AE, CCAP, CCTP, DPGF, BPU, … cette liste n'étant pas exhaustive.

Il s'agit de parcourir dans un premier temps ces pièces puis de passer à une sélection des dossiers susceptibles d'être remportés.

Le retrait des dossiers s'effectue, en principe, par téléchargement sur le site Internet du pouvoir adjudicateur dédié à la dématérialisation des marchés publics (profil d'acheteur) ou, dans des cas désormais exceptionnels et prévus par la réglementation, par une demande de transmission du dossier de consultation sous forme papier.

4 - Sélectionner les marchés intéressants. Sont-ils gagnables ?

Cette étape de sélection (Go/No-GO) est fondamentale car il ne s'agit pas pour une entreprise (notamment pour les PME et TPE) de répondre tous azimuts au risque de s'épuiser et de récolter un taux de réussite décevant.

Il faut donc effectuer une sélection des consultations susceptibles d'intéresser l'entreprise pour des marchés "gagnables".

En effet il n'est pas question de répondre à tous les marchés potentiellement intéressants. Constituer des réponses aux marchés publics est relativement long et l'entreprise va vite s'épuiser si le taux de réussite est insuffisant.

• Il faut donc voir si cela vaut la peine de répondre. Ceci nécessite souvent des investigations complémentaires à effectuer couplées à l'expérience de l'entreprise en la matière.

• Il faut noter que certains acheteurs restreignent la publicité voire même orientent le dossier, c'est naturellement interdit mais cela existe.

Il existe cependant des moyens de détection relativement simples pour évaluer ses chances.

5 - Constituer son dossier de réponse au marché

La rédaction de la réponse est une étape importante. C'est principalement, le règlement de la consultation qui liste les documents à fournir dans un marché public.

Le dossier de réponse à transmettre comprendra un dossier de candidature et un dossier d'offre si la procédure est ouverte.

Le dossier de candidature

La constitution de la partie "candidature" comprend un dossier de candidature qui va permettre de sélectionner les entreprises candidates par des critères de sélection des candidatures.

Le dossier d'offre

La constitution de la partie "offre" va permettre d'attribuer le marché à l'offre sélectionnée par des critères de choix des offres.

L’offre comporte généralement :

L'offre financière

L'offre financière comprend des pièces relatives aux prix (Acte d'engagement, DPGF, BPU, DQE).

L'offre technique

L'offre technique (mémoire technique, note méthodologique, ...) traduit les moyens mis en œuvre, la méthodologie, le développement durable, ... pour l'exécution du marché. C'est un document SPECIFIQUE au contrat concerné, d'une importance capitale et qui pese lourd dans la balance.

ATTENTION ! C'est un document SPECIFIQUE à chaque marché.
Le contenu du mémoire technique est primordial pour attribuer le marché sachant que sa rédaction est délicate dans la mesure ou ce document est spécifique à chaque réponse même si certains éléments peuvent être extraits d'autres réponses. Par conséquent, pour la rédaction, il faut éviter d'utiliser des exemples ou des mémoires techniques types vu qu'ils ne correspondront pas aux besoins du marché.

Si la partie candidature est importante, car incontournable, les entreprises qui sont débutantes en la matière doivent essentiellement porter leurs efforts sur la partie relative à l'offre. En effet, ce qui intéresse l'acheteur c'est bien l'offre et non la candidature qui ne constitue qu'un "laisser passer".

Il est conseillé de rédiger l'offre avec le plus grand soin car même les entreprises les plus importantes font régulièrement des erreurs à ce stade.

6 - Transmettre son dossier de réponse par voie électronique

Le dossier étant complet il s'agit enfin d'envoyer votre réponse par Internet à l'acheteur via une plateforme de dématérialisation.

L'opération est plus complexe que le simple envoi d'un courrier électronique notamment à cause des soucis techniques éventuels (JAVA, signature des pièces, liaison Internet, multiplicité des plateformes, incident sur la plateforme, hotline injoignable, poids des fichiers, ...).

La réponse dématérialisée est obligatoire, ainsi depuis le 1er octobre 2018 les offres papier sont irrégulières.

Pour la dématérialisation des appels d'offres voici ce que vous devez, au minimum, maitriser :

• disposer d'un poste de travail conforme aux prérequis techniques (caractéristiques, bonne version de JAVA, navigateur, ...) ;
• disposer d'un certificat de signature électronique, il s'achète et doit être installé sur le poste de travail utilisé ;
• se prémunir des incidents techniques par des précautions de bons sens incontournables ;
• savoir signer électroniquement des documents ;
• savoir gérer la taille des fichiers (éviter les fichiers volumineux notamment pour l'offre technique) ;
• savoir compléter un DUME électronique ;
• savoir répondre pratiquement par voie électronique donc déposer un pli dématérialisé dans les salle de marché.

Autres étapes pour la réponse à l'appel d'offres

Il existe d'autres étapes importantes également mais qui ne sont pas citées ici et qui s'intègrent utilement dans toute cette démarche qui nécessite une certaine expérience.

Voir également

critères, critères de sélection des candidatures, dossier de candidature, pièces de candidature, Déclaration sur l'honneur à l’appui de la candidature à un marché,

capacités techniques, capacités financières, capacités professionnelles,

Appels d'offres de formation professionnelle et organismes de formation

candidature d’un auto-entrepreneur à un marché public

Entreprises

Appels d’offres publics : Comment y répondre ? - Conseils aux TPE, PME, entreprises et artisans - 12 mai 2009 - 16 h 00  

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres public,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres ouvert,

Entreprise - TPE - PME - Répondre à un appel d'offres restreint,

Entreprises - Comment compléter un document PDF dans le cadre d'un appel d'offres public ?

Actualités

Dématérialisation des appels d'offres et difficultés d'accès pour les petites entreprises et artisans avec la signature électronique pour répondre aux appels d'offres dans les délais. - 30 octobre 2019.

Difficultés de la dématérialisation des marchés publics rencontrées par les petites communes rurales et les TPE et PME dans la réponse aux appels d'offres (Question orale n° 0752S de M. Jean-Marc Boyer, JO Sénat du 05/06/2019) - 10 juin 2019.

Chefs d'entreprises : Osez la commande publique. Mise à jour du guide pratique pour les TPE et PME - Version 2019. - 18 avril 2019.

Liste des pièces justificatives que les entreprises ne sont pas tenues de produire dans leur candidature aux marchés publics (Le décret n° 2019-33 du 18 janvier 2019 allège les documents à fournir par les candidats répondant aux marchés publics notamment les attestations fiscales et sociales, ...). - 26 janvier 2019.

Le formulaire NOTI2 supprimé à compter du 1er mai 2016. Dorénavant lors de l'attribution d'un marché public, seules les attestations de régularité fiscale et sociale permettront aux entreprises de justifier de leur situation au regard de leurs obligations déclaratives et de paiement en la matière. - 24 mai 2016

Le formulaire ATTRI1 remplace le formulaire DC3 (Acte d'engagement) - 12 avril 2016

Les formulaires DC1 DC2 mis à jour par la DAJ de Bercy suite à l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 - 12 avril 2016

Formulaires DC4, DC5, DC6, DC8, ... révision par la DAJ et appel à propositions jusqu'au 14 juillet 2010 - Juin 2010