Répondre aux marchés publics pour les PME : Formation, aide et assistance sur tout le territoire (sur site ou à distance)
Entreprises - PME : Répondre aux marchés publics (DC1, DC2, ATTRI1, DC4, mémoire technique, ...) Acheteurs publics
DATES J01 Fondamentaux J02 Répondre aux AO J03 Réponse électronique J04 Mémoire technique Formations Assistance

Contrats publics > Informations et actualités des marchés publics

Mémoire technique trop général et rejet de l'offre exemples de mémoires techniques et mémoires techniques types

Un coup d'arrêt aux "exemples" de mémoires techniques et aux mémoires techniques types
Mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

18 janvier 2024

ENTREPRISES, privilégiez des mémoires techniques de qualité plutôt que des exemples de documents-types inadaptés aux offres entrainant leur rejet. Le tribunal administratif de Paris offre une base juridique aux acheteurs publics pour rejeter les offres techniques génériques fondées sur des exemples sans valeur ajoutée. Si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché, d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre, d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).

Beaucoup de sociétés se plaignent des notes obtenues en ce qui concerne la valeur technique pourtant les acheteurs sont souvent confrontés à :

  • des offres très générales issues de copier-coller
  • de modèles et autres exemples évidemment inadaptés et ne répondant pas aux besoins des acheteurs.

Et lorsque ces sociétés osent se risquer à un contentieux pour contester leurs notes le résultat est pratiquement toujours le même.

Sommaire

Utilisation de modèles de mémoires techniques : La situation se complique pour les entreprises

Qu'est-ce qu'un bon mémoire technique selon le tribunal administratif ?

  • Il ne doit pas revêtir un caractère général
  • Il doit être précis
  • Il doit être spécifique  au regard des besoins du marché

Rejet d'une offre pour un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique

Quel avenir pour les « exemples » de mémoires techniques, ou encore les « mémoires techniques-types » ?

  • Le rejet des mémoires techniques type ou fondés des "exemples"
  • Une réponse "non stéréotypée" c'est nettement mieux selon le Conseil d'Etat
  • Note méthodologique "pas très étayée et développée, ne donnant pas l'impression d'un grand investissement dans le projet"
  • Manque de détail, absences d'informations exigées, manque de spécificité ... encore !
  • Oubli de traiter des rubriques exigées : un grand classique des exemples de mémoires techniques. Rejet pour irrégularité.
  • Offre technique imprécise et difficulté de contester la notation
  • Offre se contentant de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les étapes - Indications génériques - Pas d'indications précises

L'acheteur peut-il prévoir une note éliminatoire combinée à une méthode de notation par paliers ?

Le développement de la jurisprudence autour des mémoires techniques

Conseils aux entreprises soumissionnaires

Formation à la rédaction des mémoires techniques

Utilisation de modèles de mémoires techniques : La situation se complique pour les entreprises

Le tribunal administratif de Paris a posé les règles d'un bon mémoire technique qui ne peut qu'être spécifique à chaque marché

Ce jugement s'inscrit dans la continuité de nombreuses jurisprudences sanctionnant les propositions génériques fondées sur des exemples de documents-types.

Or pour vos offres techniques :

  • Utilisez-vous des exemples ou modèles de mémoires techniques dans vos réponses aux appels d'offres publics ?
  • Pensez-vous être capable de le structurer par rapport aux particularités de chaque consultation ?
  • Procédez-vous par copier-coller pour gagner du temps ?

Le copier-coller est une méthode semble-t-il bien pratique et efficace...mais qui peut vous couter très cher !

Mais voilà, ce petit "truc" qui peut paraître bien pratique se révèle en réalité être une très mauvaise approche. Et pour cause : elle vous expose à un risque croissant de rejet de votre offre par les acheteurs publics.

Pour vous en convaincre, interrogez vos clients dont les marchés sont soumis au code de la commande publique vous aurez un avis intéressant.

Il est urgent d'adopter une nouvelle approche, plus  stricte et approfondie, si vous ne voulez pas voir amputer vos chances de succès.
Le désastre des "mémoires techniques types" et autres "exemples" doit être abandonné. Le copier-coller est utilisable partiellement avec parcimonie et prudence.

Qu'est-ce qu'un bon mémoire technique selon le tribunal administratif ?

Récemment un jugement très intéressant a été rendu par le tribunal administratif de Paris qui va arranger les acheteurs chargés d'évaluer les offres techniques. Il permet d'avoir des pistes pour savoir ce qu'est un bon mémoire justificatif c'est à dire un document de qualité répondant aux attentes.

Le jugement du 5 janvier 2024 énonce des règles logiques et pertinentes concernant la rédaction des mémoires techniques en réponse à un marché public.

Voir quelques jurisprudences intéressantes et en ce sens plus loin.

Il ne doit pas revêtir un caractère général

Les entreprises sont ainsi tenues de renoncer à l'agrégation de banalités présentes dans les documents types.

Un document générique qui ne rentre pas dans les détails ou se contente de présenter des informations trop vagues sans lien réellement direct avec le besoin exprimé dans le cahier des charges sera sanctionné.

Les entreprises sont ainsi tenues de renoncer à l'agrégation de banalités présentes dans les documents types qui ne font pas la démonstration concrète de la capacité à répondre aux attentes spécifiques de l'acheteur.

Un mémoire pertinent doit, à l'inverse, comporter des informations détaillées, d'exemples concrets et de propositions spécifiquement adaptées aux particularités du marché visé. C'est à travers cette approche personnalisée que les entreprises pourront véritablement se démarquer et démontrer leur compréhension approfondie des besoins de l'acheteur.

Il doit être précis

Les explications génériques vagues formulées sous la forme de phrases types toutes faites sont à bannir car elles ne permettent pas à l'acheteur de juger correctement de la qualité et du sérieux de la proposition.

Le document se doit d'entrer dans le détail des exigences particulières du dossier comme : des modalités opérationnelles envisagées, des moyens techniques et humains alloués, des exemples concrets de réalisations similaires, etc.

Attention les exigences sont spécifiques à chaque dossier par conséquent les rubriques seront différentes ainsi que leur contenu. Chaque offre doit s'appuyer sur un plan détaillé particulier.

Plus le niveau de précision est élevé, plus l'acheteur aura confiance dans la capacité de l'entreprise à exécuter la prestation demandée dans de bonnes conditions.

Il doit être spécifique au regard des besoins du marché

Ainsi, une adaptation stricte à chaque dossier de réponse s'impose, englobant notamment et s'ils sont exigés : les ressources humaines et matérielles affectées, la méthodologie opératoire – qui peut varier d'un marché à l'autre –, les dispositions environnementales prévues ainsi que d'autres exigences techniques qui, bien que semblant standardisées, ne le sont pas nécessairement.

Chaque marché a ses particularités qu'il convient d'identifier précisément pour y répondre de manière sur-mesure.

Un simple copier-coller sans travail d'analyse et d'adaptation doit être absolument proscrit sous peine de sanction par l'acheteur ou le juge.

Tout le monde s'en doutait, pourtant l'expérience montre que peu d'entreprises respectent ces règles.

L'affaire soumise au tribunal administratif de Paris concernait une pratique courante généralement constatée avec l'utilisation de documents génériques avec une sanction de l'acheteur. Rappelons que le Conseil d'Etat s'était déjà prononcé en 2010 (voir plus loin) sur l'offre d'une société qui "comportait des dispositions précises concernant l’opération projetée".

Une société demande l'annulation de la procédure de passation d'un accord-cadre pour la fourniture et la pose de détecteurs autonomes de fumées et de monoxyde de carbone dans les logements gérés par Paris Habitat.

  • Elle conteste le rejet de ses trois offres considérées comme irrégulières par l’acheteur pour avoir fourni un mémoire technique trop général.
  • Elle soutient également que l'attribution d'une note éliminatoire est discriminatoire en raison d'une dénaturation de ses offres et d'une méthode de notation par planchers. Le tribunal n’ira pas dans ce sens.

Rejet d'une offre pour un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique

Selon le tribunal, si la société soutient que ses offres n'auraient pas dû être considérées comme irrégulières eu égard à son expérience forte et à l'adéquation entre celles-ci et les besoins du marché,

  • d'une part, son expérience ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché ce qui révèlerait une dénaturation globale de son offre ou une discrimination à son encontre,
  • d'autre part, il ne résulte pas de l'instruction que l’acheteur ait altéré les termes des offres de la société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.

Autrement dit la grande expérience de la société ne suffit pas à établir que son offre répondait nécessairement aux besoins du marché.

D'autre part, l'acheteur a qualifié les offres d'irrégulières en raison d'un "mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché". Les termes choisis mettent en évidence le caractère général du document, soulignant son manque de précision et de spécificité.

Pourtant, cette pratique est largement répandue parmi les soumissionnaires dans le cadre des réponses aux marchés publics, où le recours aux copier-coller permet de gagner un temps considérable par rapport à la rédaction d'une offre adaptée au contexte, c'est-à-dire une offre précise et spécifique.

Cette approche concerne aussi bien les TPE et PME que les grandes entreprises, bien que ces dernières soient parfois formées à cet exercice exigeant.

Quel avenir pour les « exemples » de mémoires techniques, ou encore les « mémoires techniques-types » ?

Pour les entreprises, l'évolution probable de cette jurisprudence du TA de Paris risque de rendre leur tâche plus complexe.

De toute façon, même sans ce type de sanction, il est évident qu'avec de telles pratiques, la notation ne peut qu'être décevante. C'est d'ailleurs ce que l'on constate fréquemment lors des procédures de passation au stade de l'analyse des offres.

Par exemple sur le présent site Internet figurent des exemples de plans issus des exigences des acheteurs. Ces informations, fournies à titre indicatifs, ne peuvent être évidemment pas être utilisées en l'état, vu que, par définition, le plan sera spécifique à chaque marché.

Le rejet des mémoires techniques type ou fondés des "exemples"

Certes pour la jurisprudence (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772), il ne s’agit que d’un jugement de tribunal administratif pourtant d'autres décisions avaient déjà tiré la sonnette d'alarme. 

Cependant ce type de jugement, risque de contribuer à mettre un sérieux coup de frein aux « exemples » de mémoires techniques, ou encore « mémoires techniques-types » voire mémoires « stéréotypés » reçus et analysés par les services des acheteurs.

Ces modèles, bien qu'ils semblent pratiques, mènent inévitablement à des réponses techniques générales, imprécises et en aucun cas spécifiques par rapport aux besoins du marché.
La note correspondante de la valeur technique en est évidemment affectée.

Pour les entreprises qui répondent, elles sont conscientes que les acheteurs qui évaluent leurs documents n'apprécient pas l'utilisation de documents génériques, étant donné qu'ils attendent des explications personnalisées.

De plus, il est pertinent de se rappeler que les évaluateurs désapprouvent ces pratiques, d'autant plus qu'elles engendrent un travail supplémentaire.

En effet, dans de tels cas, les évaluateurs doivent rechercher les informations requises dans différents endroits de la réponse, ce qui est une opération très chronophage et source de pénalisation dans la note affectée.

Une réponse "non stéréotypée" c'est nettement mieux selon le Conseil d'Etat

Dans sa jurisprudence CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle, le Conseil d'Etat faisait déjà référence à une notice technique qui n’était pas stéréotypée. La Haute Juridiction reconnaissait donc implicitement la qualité d'un document précis et spécifique au regard des besoins du marché en question.

La société évincée avait « produit une notice technique qui, contrairement à ce que soutient la COMMUNE DE LA ROCHELLE, si elle contenait des indications valables pour toutes les vitrines d’exposition en général, n’était pas stéréotypée, dès lors qu’elle comportait des dispositions précises concernant l’opération projetée par la COMMUNE DE LA ROCHELLE, et décrivait de manière détaillée les moyens techniques et humains et les matériaux devant être utilisés sur ce chantier, ainsi que les lignes directrices des propositions pour la conservation des objets dans ces vitrines ».

Note méthodologique "pas très étayée et développée, ne donnant pas l'impression d'un grand investissement dans le projet"

L'offre technique a intérêt à être étayée et développée comme l'a jugé la CAA de Nantes (CAA de Nantes, 5 février 2021, n° 19NT04272).

Manque de détail, absences d'informations exigées, manque de spécificité ... encore !

L'offre technique a intérêt à être détaillée, contenir toutes information et être spécifique comme l'a jugé la CAA de Bordeaux (CAA de Bordeaux, 8 avril 2014, n° 13BX01149).

Oubli de traiter des rubriques exigées : un grand classique des exemples de mémoires techniques. Rejet pour irrégularité.

L'erreur classique de l'utilisation de documents types, engendre très fréquemment l'absence de traitement de certaines rubriques exigées. Les rubriques étant indispensable l'oubli engendre une note de zéro.

Illustration avec une décision de la CAA de Marseille (CAA de Marseille, 7 novembre 2016, n° 14MA03839).

Offre technique imprécise et difficulté de contester la notation

L’acheteur n’a pas commis d’erreur manifeste d’appréciation en attribuant à l’offre de l’attributaire une note sensiblement supérieure à celle de l’entreprise requérante (CAA de Marseille, 11 juillet 2016, n° 15MA02989).

Il est compliqué de contester la note d’un concurrent :

  • si l’offre est imprécise et« se bornait à présenter de manière succincte et peu précise, au sein du mémoire technique déposé,
  • si l'expérience et la formation de son personnel affecté à l'exécution du marché litigieux », « s'est borné à produire, dans son mémoire technique, une brève liste de son matériel n'en comportant qu'un descriptif sommaire et ne précisant pas les conditions d'affectation de ce dernier »,
  • si le mémoire technique «  ne comporte qu'une liste peu précise des différentes catégories de matériaux utilisés, mentionnant seulement des fournisseurs habituels et des normes techniques, pour l'essentiel, sans détailler ceux spécifiquement mobilisés pour l'exécution du marché litigieux ».

Offre se contentant de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les étapes - Indications génériques - Pas d'indications précises

 Encore un exemple parmi d'autres avec une note méthodologique cumulant les erreurs classiques (CAA Lyon, 30/04/2015, n° 13LY03397).

Ainsi une société dont l'offre a été rejetée ne peut pas se plaindre de la note obtenue si son mémoire technique :

  • se contente de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les différentes étapes de son intervention
  • n'explique pas en quoi les moyens humains et les matériels seraient appropriés à l'exécution du marché
  • ne comporte pas d'indications précises sur les spécifications et les qualités particulières des matériels présentés

Il résulte du règlement de consultation du marché en cause que les offres devaient être notées sur deux critères pondérés, le prix pour 60% et la valeur technique pour 40 % ; que la société [....] soutient que pour chacun des sous-critères du critère de la valeur technique, les notes qu'elle a obtenues sont entachées d'erreur manifeste d'appréciation ;

Offre se contentant de présenter la société et d'indiquer de manière très générale les différentes étapes de son intervention

Pas d'indication en quoi les moyens humains et les matériels seraient appropriés à l'exécution du marché

Pas d'indications précises sur les spécifications et les qualités particulières des matériels présentés

L'acheteur peut-il prévoir une note éliminatoire combinée à une méthode de notation par paliers ?

  • Oui selon le tribunal administratif de Paris qui rappelle dans son considérant que "Il ne résulte d'aucun texte ni aucun principe que le pouvoir adjudicateur ne pourrait pas fixer une note éliminatoire sous la seule réserve que ce mécanisme soit annoncé, qu'il ne soit pas discriminatoire et qu'il n'aboutisse pas à ce que l'offre la plus avantageuse économiquement ne soit pas choisie" (TA Cergy Pontoise, 19 novembre 2015, n° 1301855 - TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772).
    Paris Habitat a, pour la mise en œuvre de chacun des critères de sélection des offres, défini une méthode de notation par paliers combinée à la fixation d'une note éliminatoire de 25/50.
  • La Cour de justice de l’Union européenne a confirmé que les nouvelles directives « marchés publics » ne s’opposent pas à ce qu’un acheteur prévoit des notes éliminatoires : sous réserve que cela soit clairement indiqué dans les documents de la consultation, l’acheteur peut prévoir « des exigences minimales quant à l’évaluation technique, de telle sorte que les offres soumises qui n’atteignent pas un seuil de points minimum prédéterminé au terme de cette évaluation sont exclues de l’évaluation ultérieure fondée tant sur des critères techniques que sur le prix » (CJUE, 20 septembre 2018, Montte SL contre Musikene, Aff. C-546/16).
  • "aucun texte, ni aucun principe n'interdit à une entité adjudicatrice de prévoir l'attribution d'une note éliminatoire, dès lors que cette information a été portée, comme en l'espèce, à la connaissance de l'ensemble des candidats" (TA Paris, 16 juin 2015, n° 1508617, Société ANSALDO STS).
  •  Rien n’interdit à l’acheteur de fixer, sur un ou plusieurs critères, une note éliminatoire ou un nombre de points minimal en dessous duquel l'offre classée est écartée, sous réserve que cet aménagement particulier du classement des offres soit annoncé et qu'il ne soit pas discriminatoire (QE n° 21278 de M. Bernard Piras (Drôme - SOC) publiée dans le JO Sénat du 19/01/2006).

Le développement de la jurisprudence autour des mémoires techniques

La jurisprudence commence à se développer autour des mémoires techniques transmis par les entreprises.

Conseils aux entreprises soumissionnaires

A éviter de toute évidence

Abandonnez la pratique des documents-types, des exemples et des copier-coller sans discernement.

Avec des documents génériques, l’adaptation donc la personnalisation est quasiment impossible pour les rendre efficaces.

Sachez que pour un acheteur rompu à l’exercice quelques secondes suffisent à détecter ces pratiques. Eh oui !
Il suffit qu’il compare ses attentes à votre plan détaillé.

Conseils pertinents : 3 possibilités pour rédiger un plan de mémoire technique

Le plan détaillé c'est le plus important naturellement, si votre plan est erroné en principe votre note en sera le reflet.

  • Le point de départ pour la rédaction du document ne doit pas être un document type
  • Le plan détaillé du mémoire technique doit être spécifique à chaque dossier. Ceci signifie que vous ne devez pas avoir deux plans identiques.
  • Ne commencez pas la rédaction à partir d'un modèle standard.

Pour une réponse adaptée au contexte du marché auquel vous participez, personnalisez vos documents qui doivent être précis.

Vous pouvez utiliser partiellement des dossiers précédents (avec prudence) comme une source d'informations donc en qualité de bibliothèque de données.

  • Assurez-vous d'apporter les adaptations nécessaires.
  • Par contre évitez de reprendre les titres et le plan, car ils doivent être totalement personnalisés pour chaque réponse.
  • Si vous copiez certains éléments sans adaptation (rare en principe car il y a pratiquement toujours des modifications à apporter) et/ou sans vérification, en cas de succès, vous risquez des soucis substantiels à la réception des prestations. En effet, le document étant contractuel en cas de litige l'acheteur va disposer d'une solide base contractuelle qu'il pourra exploiter.

Cas d'une demande générique du dossier de consultation sans précision quant aux exigences

Exemple : "Fourniture d'un mémoire technique expliquant la prestation"

Sans commentaire ! Il y a de la jurisprudence sur le sujet.

Néanmoins si vous souhaitez absolument répondre, une solution consiste à interroger l'acheteur pour lui demander de préciser ses attentes détailles. Donc là tout dépend de sa position.

Cas de la fourniture d'un cadre de réponse technique (CRT ou CMT)

Il s'agit de la situation la plus simple à gérer.

Le cadre de réponse technique comporte alors une série de questions, ou de demandes d'explication, auxquelles l'entreprise doit répondre.

Cette technique permet à l'acheteur de guider les réponses selon une trame identique pour tous les soumissionnaires facilitant l'analyse par les maitres d'ouvrage.

Attention, l'exercice parait simple mais en réalité tout va dépendre de la formulation des points à expliciter. Parfois la réponse à certaines questions nécessitent de concevoir un plan uniquement pour répondre à la question. ceci n'est pas forcément facile à gérer par les candidats.

Cas le plus courant : absence de cadre de réponse mais exigences disséminées dans le dossier

Il s'"agit du cas le plus courant et plus difficile.

L'acheteur peut soit centraliser clairement ses exigences en proposant un plan, mais même en présence d'un plan ce dernier n'est pas souvent suffisant car tout dépend de la qualité rédactionnelle du DCE.

La qualité de rédaction des pièces est très variable selon les acheteurs selon l'intervention ou non d'un service juridique, selon les compétences mobilisées, ... Les contradictions et le manque de clarté sur ce point existent.

Si bien que souvent l'entreprise devra analyser en profondeur le DCE pour en extraire un plan détaillé qui sera obligatoirement spécifique au dossier traité. C'est seulement à partir de ce moment que vous pourrez démarrer la rédaction du contenu technique.

Conseils complémentaires pour convaincre l’acheteur

En complément des recommandations précédentes cette pièce maîtresse du dossier du dossier de réponse, doit mettre en avant de façon structurée les points forts de l'opérateur économique.

Pour appuyer son offre convaincre l’acheteur, il est conseillé à l'entreprise, si ces éléments sont exigés ou pertinents, de :

  • Présenter en détail les moyens humains et matériels alloués
  • Préciser la méthodologie opérationnelle prévue
  • Enrichir l'argumentaire avec des exemples probants de réalisations précédentes
  • Démontrer chaque déclaration chiffrée (qualité, délais, ...)

Formation à la rédaction des mémoires techniques

Si vous souhaitez suivre une formation spécifique à la rédaction des mémoires techniques (une journée suffit) vous pouvez contacter l'auteur du site :

Formation MEMOIRE TECHNIQUE (J04)

Jurisprudence

CE, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle (Le choix de l'offre ne peut se fonder sur les références des entreprises candidates, mais exclusivement sur la valeur intrinsèque de l'offre. Contrôle de l'erreur manifeste d'appréciation de la valeur technique de l'offre. Droit à indemnisation et réparation du préjudice né de l'éviction irrégulière d'une entreprise candidate à l’attribution d’un marché public. Valeur technique de l'offre jugée à partir d'une notice technique faisant office de mémoire technique. Attention à l’analyse technique des offres via le mémoire technique et à l’application des critères d’attribution. Un mémoire technique généraliste n’équivaut pas à un mémoire technique qui « comportait des dispositions précises »).

CE, 4 mars 2011, n° 344197, Région REUNION (Caractère irrégulier de l'offre en raison de l’absence du mémoire technique nécessaire au jugement de la valeur technique de l’offre requis par le règlement de la consultation. Dans les procédures formalisées, le pouvoir adjudicateur doit distinguer la phase de sélection des candidatures de la phase de sélection des offres. En procédure formalisée, l’acheteur doit examiner les candidatures avant les offres. La suppression de la règle de la double enveloppe n’a pas mis fin, à cette obligation. Alors que dans le cadre de la procédure adaptée, il est loisible au pouvoir adjudicateur d’examiner, au cours d’une phase unique, la recevabilité des candidatures et la valeur des offres.