Cliquer c'est vendre" - Guide de la DAJ sur la dématérialisation à l'intention des entreprises dont les PME

20 décembre 2006

Le code des marchés publics, doit faciliter l’utilisation des TIC dans les achats et favoriser leur développement, notamment pour les PME. A l’attention des entreprises dont les PME le Minefe a publié un dépliant "Cliquer c’est vendre" qui présente les avantages à télécharger et à répondre de façon dématérialisée aux marchés publics.

Formation DEMATERIALISATION et DUME (J03)

Depuis le 1er janvier 2005, les acheteurs publics doivent accepter de recevoir les candidatures et les offres par voie électronique, c'est à dire qu'il ne peuvent plus refuser un tel mode de transmission dans les procédures formalisées uniquement.

Depuis le 1er janvier 2005, les entreprises peuvent répondre aux marchés publics par voie électronique en fonction des exigences du réglement de la consultation. A compter de 2010,  tous les marchés publics devraient être accessibles en ligne et 50 % des marchés publics formalisés pourraient être passés sous forme électronique. Les entreprises devraient pouvoir développer la réponse dématérialisée aux appels d'offres publics.

La fiche propose des réponses aux principales questions des acheteurs publics en présentant les avantages de la dématérialisation.

Pourquoi l'entreprise dématérialise ?

• Pour améliorer l’efficacité de ses procédures internes de vente
• Pour avoir accès plus facilement aux marchés publics
• Pour cibler plus facilement les marchés publics qui lui correspondent grâce au système d’alerte
• Pour augmenter le nombre et la qualité de ses réponses aux appels d'offres
• Pour réduire ses délais de réponse aux marchés publics

Qu’est-ce que l'entreprise gagne ?

• Un gain de temps dans la constitution de son dossier de réponse
• Un niveau de sécurité garanti par le recours à un certificat de signature électronique connu des acheteurs publics
• La possibilité de coordonner ses réponses par voie électronique dans le cadre d’un groupement avec mes partenaires
• Une réduction de ses coûts de fonctionnement par la suppression des frais de poste et de coursier et par une meilleure coordination entre ses services
• La certitude que son dossier est bien arrivé grâce à l’accusé de réception électronique

Conditions pour être prêt à la dématérialisation et la réponse électronique

• le personnel de l'entreprise doit être familiarisé avec les outils informatiques
• l'entreprise doit posséder un certificat de signature électronique référencé
• l' entreprise doit être organisée pour répondre aux marchés publics sous forme dématérialisée
• l'entreprise doit avoir mis en place la conservation des documents électroniques

Qu’est-ce que l'entreprise peut dématérialiser ?

Une démarche technique et organisationnelle simple en quelques étapes :

• la recherche des avis de publicité par la consultation des annonces, voire l’abonnement aux alertes, sur les sites dédiés ;
• le téléchargement des documents de consultation sur son ordinateur ;
• sa candidature et son offre présentées dans deux dossiers séparés ;
• la signature des documents ;
• l’échange d’information avec l’acheteur, selon la même procédure que les courriers sur support papier.

Que se passe-t-il en cas incidents ?

Dans le cas où il y a un virus dans mes dossiers électroniques, l’acheteur peut les réparer. Dans tous les cas, l'entreprise peut aussi lui envoyer une "copie de sauvegarde" sur support physique (papier, cédérom, clé USB...) dans les délais impartis pour le dépôt des dossiers.
L'entreprise candidate choisit les formats de fichiers parmi ceux qui sont indiqués dans le règlement de la consultation.

Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique ?

C’est un composant électronique (carte à puce, clé USB, logiciel) qui garantit :

• l’identité de la personne signataire (carte d’identité) ;
• l’intégrité des documents échangés (protection contre toute altération) ;
• l’assurance de non-répudiation (impossibilité de renier sa signature).

Comment l'entreprise se procure un certificat de signature électronique ?

Pour signer électroniquement ma candidature et son offre, l'entreprise choisit librement un certificat de signature électronique référencé par le Minefe dont la liste est publiée sur le site : http://www.entreprises.gouv.fr/certificats/
L'entreprise candidate doit :

• aller sur le site Internet d’un prestataire de services de certification électronique (PSCE) référencé ;
• télécharger le dossier d’inscription ;
• constituer le dossier avec les justificatifs demandés ;
• choisir le support physique : soit carte à puce, soit clé USB, soit logiciel ;
• récupérer son certificat en "face à face" ;
• le conserver de façon sûre : il a la même valeur que la signature manuscrite.

Quel que soit son choix parmi les certificats référencés, le certificat sera accepté par tous les acheteurs : État, collectivités territoriales, établissements publics et entités adjudicatrices.

Quels sont les usages auxquels l'entreprise peut avoir accès avec son certificat ?

L'entreprise peut utiliser un des certificats de signature électronique prévu par le code des marchés publics pour d’autres téléservices comme :

• la déclaration et le règlement de la TVA ((TéléTV@))
• la déclaration et le règlement des cotisations (Ducs)
• les déclarations sociales (Net-entreprises)
• la déclaration d’achat et ou de cession de véhicules (Téléc@rtegrise)
• l’envoi de factures dématérialisées
• la signature électronique de documents
• la signature électronique de documents : contrat, bail commercial, bon de commande...
• l’accès sécurisé à des comptes bancaires ;
• le travail collaboratif inter-entreprise.

Et les MAPA ?

Les marchés passés selon la procédure adaptée (MAPA) ne sont pas soumis à l’obligation de dématérialiser, contrairement aux marchés formalisés. Toutefois, l’acheteur peut quand même dématérialiser. Il assure alors la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire. Et, il détermine les conditions et les modalités les plus appropriées pour dématérialiser tout ou partie des étapes de la vie d’un marché. Il peut s’inspirer, le cas échéant, des règles fixées pour les marchés formalisés.

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La dématérialisation des marches publics - cliquer c'est vendre" ! - Décembre 2006.

• Voir également : "Cliquer c'est acheter" - Guide de la DAJ sur la dématérialisation à l'intention des acheteurs publics - Décembre 2006

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