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PME et commande publique - Guide de bonnes pratiques de l'OEAP : « Susciter une offre pertinente dans les marchés publics »

Aide à l’expression des besoins Guide élaboré par l’Atelier de réflexion PME et commande publique Version définitive

22 mars 2008

L’OEAP a publié sur sont site Internet un guide de bonnes pratiques : « Susciter une offre pertinente dans les marchés publics » - Aide à l’expression des besoins -

Ce document, de 40 pages et composé de 11 fiches, fait suite à la mise en place, à l'automne 2006, d'un atelier de réflexion consacré à l'accès des PME à la commande publique. L'atelier propose ainsi des outils d'aide à l'expression des besoins sous forme de onze fiches explicatives. 

Le guide traite notamment des thèmes suivants :

• Charte d’orientation de l’achat public
• L'analyse du besoin
• Mode de dévolution - Allotissement
• Le fonctionnement du groupement momentané d’entreprises (GME)
• Autoriser les variantes
• La variation du prix dans les marchés publics de travaux : ce qu’il faut savoir
• Critères de sélection pour atteindre le niveau de qualité souhaité
• La confidentialité des offres
• L’indemnisation des frais d’études
• L’examen de la candidature des nouvelles entreprises ou des nouveaux entrants, en marchés publics
• La diffusion d’une trame de mémoire technique.

L'objectif est d'aider les acheteurs à mieux définir leurs besoins et à susciter des offres plus pertinentes de la part des entreprises, notamment des PME. Le guide aborde plusieurs aspects clés des marchés publics :

Une meilleure expression des besoins

Le guide insiste sur l'importance d'une analyse approfondie des besoins avant le lancement d'un marché. Il recommande aux acheteurs de :

• Hiérarchiser leurs besoins
• Définir précisément leurs attentes en termes de fonctionnalités et de qualité
• Réaliser une étude technico-commerciale pour s'assurer de la faisabilité du projet

Cette phase d'analyse est cruciale car elle permet d'éviter les écueils de la sous-qualité (prépondérance excessive du critère prix) ou de la sur-qualité (prescriptions techniques excessives).

Le guide propose une méthodologie en trois étapes :

• Hiérarchisation des besoins
• Définition du besoin
• Analyse technico-commerciale

L'allotissement des marchés encouragé

L'allotissement, c'est-à-dire la division d'un marché en plusieurs lots, est présenté comme un moyen efficace pour favoriser l'accès des PME aux marchés publics. Le guide rappelle que c'est désormais le principe, sauf exceptions dûment justifiées.

L'article 10 du Code des marchés publics pose en effet le principe de l'allotissement. Le pouvoir adjudicateur peut toutefois passer un marché global si :

• La dévolution en lots séparés est de nature à restreindre la concurrence
• Elle risque de rendre techniquement difficile l'exécution des prestations
• Elle risque de rendre financièrement plus coûteuse l'exécution des prestations

Les groupements d'entreprises facilités

Pour permettre aux PME de répondre à des marchés plus importants, le document détaille le fonctionnement des groupements momentanés d'entreprises (GME). Il explique :

• Les différences entre groupements conjoints et solidaires
• Le rôle du mandataire
• Les responsabilités de chacun

Le guide précise notamment que :

• Dans un GME conjoint, chaque entreprise n'est responsable que de sa part des travaux
• Dans un GME solidaire, chaque entreprise est engagée pour la totalité du marché

Il aborde également les questions d'assurance et de service après-vente dans le cadre des GME.

L'autorisation des variantes

Le guide encourage les acheteurs à autoriser les variantes dans leurs marchés.

Cela permet :

• Aux entreprises de proposer des solutions innovantes
• De valoriser le savoir-faire des entreprises
• D'obtenir potentiellement une meilleure solution pour l'acheteur public

Il est rappelé que depuis le Code des marchés publics de 2006, les variantes ne sont plus systématiquement autorisées. L'acheteur doit donc expressément les autoriser dans son appel d'offres s'il souhaite en recevoir.

Des critères de sélection plus pertinents

Une fiche est consacrée au choix et à la pondération des critères de sélection des offres. L'objectif est d'aider les acheteurs à définir des critères :

• Objectifs
• Non-discriminatoires
• Permettant de choisir l'offre économiquement la plus avantageuse

Le guide insiste sur l'importance de critères opérationnels et vérifiables. Il recommande également de faire des simulations de pondération pour évaluer l'impact du poids donné aux différents critères, afin d'éviter qu'un seul critère ne devienne prépondérant.

La prise en compte des fluctuations économiques

Face à la volatilité des prix de certaines matières premières, le guide détaille les mécanismes d'actualisation et de révision des prix. Il recommande d'utiliser des formules de révision adaptées à la nature des prestations pour maintenir l'équilibre économique des contrats.

Le document explique la différence entre :

• L'actualisation : qui ne joue qu'une fois, au début du marché
• La révision : qui s'applique tout au long du marché

Il fournit des exemples de formules et insiste sur l'importance de choisir des indices pertinents.

Protection de la propriété intellectuelle

Le document rappelle l'importance de la confidentialité des offres, notamment dans le cadre des nouvelles procédures comme le dialogue compétitif. L'objectif est de rassurer les entreprises innovantes sur la protection de leur savoir-faire.

Cette protection est présentée comme un enjeu majeur pour encourager l'innovation dans les marchés publics. Le guide recommande aux acheteurs la plus grande vigilance dans le traitement des offres pour éviter toute divulgation d'informations sensibles.

Indemnisation des frais d'études

Pour les marchés complexes nécessitant des études approfondies, le guide préconise d'indemniser les candidats non retenus pour leurs frais d'études. Cela permet d'encourager la participation du plus grand nombre d'entreprises.

Cette recommandation vise particulièrement les procédures comme le dialogue compétitif, où les candidats peuvent être amenés à réaliser des études coûteuses. Le guide suggère de prévoir dans le règlement de la consultation une clause déterminant les conditions de rémunération des études réalisées.

Faciliter l'accès des nouvelles entreprises

Une attention particulière est portée aux nouvelles entreprises ou aux "nouveaux entrants" sur un marché. Le guide rappelle que l'absence de références similaires ne peut justifier à elle seule l'élimination d'un candidat.

Il est recommandé aux acheteurs d'examiner les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats, notamment à travers :

• Les références obtenues par leurs dirigeants
• Les références obtenues par leurs collaborateurs

Un cadre pour les mémoires techniques

Le guide propose une trame détaillée pour aider les entreprises à rédiger leur mémoire technique.

Ce document, souvent déterminant dans l'évaluation des offres, permet aux entreprises de démontrer leur compréhension du projet et leur capacité à le réaliser.

La trame proposée couvre les principaux aspects attendus par les acheteurs :

• Moyens humains et matériels :
  •  Organigramme de l'équipe affectée au projet
  •  Nombre de personnes par qualification
  •  Liste du matériel spécifiquement dédié au chantier
• Contraintes d'exécution :
  •  Identification des contraintes spécifiques du projet (site, environnement, etc.)
  •  Propositions de solutions pour y faire face
• Santé et sécurité :
  •  Mesures prévues pour garantir la sécurité sur le chantier
  •  Description de l'installation de chantier
  •  Dispositifs d'hygiène prévus
• Qualité et respect des délais :
  •  Programme d'exécution
  •  Phasage des travaux
  •  Procédés d'exécution envisagés
• Gestion des déchets :
  •  Organisation de la collecte des déchets
  •  Traçabilité des déchets
  • Diminution des nuisances :
  •  Mesures prévues pour limiter le bruit
  •  Mesures prévues pour limiter les poussières
  •  Autres mesures de réduction des nuisances
• Variantes (si autorisées) :
  •  Présentation des solutions alternatives
  •  Justification de leur intérêt technique et économique
• Service après-vente :
  •  Organisation du SAV
  •  Délais d'intervention
• Coût de maintenance : Si pertinent, engagement sur les coûts de maintenance

Le guide insiste sur l'importance d'adapter cette trame à chaque projet.

Les acheteurs sont encouragés à ne conserver que les rubriques pertinentes pour leur marché, et à supprimer celles qui ne s'appliquent pas.

Pour les entreprises, ce cadre fournit une structure claire pour mettre en valeur leurs compétences et leur compréhension du projet. Il leur permet également de s'assurer qu'elles n'oublient aucun aspect important dans leur réponse.

Le guide aborde également la question de la valeur contractuelle du mémoire technique. Il recommande aux entreprises de vérifier si le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) confère une valeur contractuelle au mémoire. Si c'est le cas, l'entreprise sera fermement engagée sur son contenu.

Un outil pour dynamiser la commande publique

Ce guide s'inscrit dans une démarche globale visant à dynamiser la commande publique et à en faire un levier de développement économique.

En facilitant l'accès des PME aux marchés publics, les pouvoirs publics espèrent :

• Stimuler l'innovation
• Accroître la concurrence
• Améliorer l'efficacité de la commande publique

Le document a été élaboré en concertation avec :

• Les principales organisations professionnelles du bâtiment et des travaux publics
• Des représentants des acheteurs publics

Cette approche collaborative devrait permettre une large diffusion et appropriation des bonnes pratiques proposées.

L'un des objectifs majeurs est de favoriser un dialogue plus constructif entre acheteurs publics et entreprises. En encourageant :

• Une meilleure expression des besoins du côté des acheteurs
• Une présentation plus claire et pertinente des offres du côté des entreprises

Le guide vise à améliorer l'efficacité globale de la commande publique.

Pour les PME en particulier, ces recommandations devraient permettre de lever certains freins à leur participation aux marchés publics, grâce à :

• La possibilité de se grouper
• L'autorisation plus fréquente des variantes
• Un cadre clair pour la rédaction du mémoire technique

Reste maintenant à voir comment ces recommandations seront mises en œuvre sur le terrain.

Le succès de la démarche reposera en grande partie sur :

• La formation et la sensibilisation des acheteurs publics à ces nouvelles pratiques
• L'appropriation de ces outils par les PME pour mieux se positionner sur les marchés publics

En conclusion, ce guide apparaît comme une boîte à outils pratique pour améliorer le dialogue entre acheteurs publics et entreprises. En favorisant une meilleure expression des besoins et une plus grande pertinence des offres, il devrait contribuer à une commande publique plus efficace et plus ouverte aux PME innovantes. Son impact réel dépendra toutefois de son appropriation par l'ensemble des acteurs concernés.

Voir

Le guide de bonnes pratiques de l'OEAP est téléchargeable sur son site en cliquant sur le lien suivant :

Guide de bonnes pratiques de l'OEAP 2008 - « Susciter une offre pertinente dans les marchés publics »

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