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Démonstrations de logiciels dans les appels d'offres - Contacts avec les candidats

 Un service informatique souhaitant acquérir un logiciel veut légitimement « voir ce qu'il achète » et organise des démonstrations avec les candidats. Les démonstrations de logiciels faites par les candidats dans les appels d'offres (qui semblent être générales dans les collectivités territoriales selon certains fournisseurs), sont à éviter ou à gérer avec la plus grande prudence. 

Si l'audition des candidats est prévue dans le cas de la procédure de dialogue compétitif, le marché de conception-réalisation ou le jury de concours qui peut auditionner toute personne susceptible de lui apporter des informations utiles tel n'est pas le cas dans la procédure d'appel d’offres.

Historiquement, les CSM (remplacées plus tard par la Commission des marchés publics de l'Etat) rappelaient dans la revue ACTUALITES du 3eme trimestre 2002 que "dans les procédures d’appel d’offres, l’audition n’est pas prévue par le CMP sauf en cas d’appel d’offres sur performances ou de marché de conception-réalisation. Les demandes de précisions doivent être exprimées par écrit et ne peuvent conduire qu’à des rectifications minimes d’erreurs purement matérielles."

Le principe en appel d'offres : absence d'audition et interdiction de négocier

En procédure d'appel d’offres (articles L2124-2 et R2161-1 et suivants du CCP), il ne peut y avoir de négociation avec les candidats. Il est seulement possible de demander aux candidats de préciser ou de compléter la teneur de leur offre.

L'audition est en revanche admise, voire recommandée, dans les procédures incluant une phase de dialogue ou de négociation. On peut citer le dialogue compétitif prévu à l'article L2124-4 du CCP, où les échanges sont au cœur de la procédure pour définir les solutions techniques répondant au besoin.

La procédure avec négociation (article L2124-3 du CCP) permet également des échanges itératifs avec les soumissionnaires sur leurs offres initiales et ultérieures.

Jurisprudence pertinente, un tribunal a jugé qu'un Dossier Patient Informatisé (DPI) n'est pas un « logiciel standard ». La complexité et les spécificités techniques d'un marché de fourniture d'un DPI multisite justifient le recours à une procédure avec négociation (TA Grenoble, 20 février 2025, n° 2500402, Société Galeon).

Enfin, la procédure adaptée (article L2123-1 du CCP), lorsque le règlement de la consultation prévoit expressément une phase de négociation et/ou de présentation des solutions, offre une grande souplesse à l'acheteur pour organiser des démonstrations.

Les limites strictes des demandes de précisions en appel d'offres

Même si l'acheteur peut demander des précisions aux soumissionnaires, cette faculté est très encadrée et ne constitue en aucun cas une porte d'entrée vers des démonstrations.

Ce que permettent les demandes de précisions

Les demandes sont limitées à la rectification d'erreurs purement matérielles telles que les erreurs d'opérations arithmétiques, les discordances entre indications en lettres et en chiffres, ou les oublis manifestes dans le remplissage de formulaires. Elles permettent également d'obtenir des éclaircissements sur des points ambigus de l'offre écrite, sans en modifier la substance.

Ce que les demandes de précisions ne permettent pas

En revanche, plusieurs actions sont expressément interdites. L'acheteur ne peut pas permettre une mise en conformité de l'offre, car la demande de précisions ne peut porter que sur une offre déjà recevable, c'est-à-dire conforme aux exigences du DCE. Toute modification substantielle de l'offre initiale est également prohibée, l'offre étant juridiquement irrévocable dès son dépôt. Enfin, toute forme de négociation, qu'elle porte sur le prix, les délais, les caractéristiques techniques ou les conditions d'exécution, est strictement interdite.

Point de vigilance pour les acheteurs

 Une démonstration de logiciel, par sa nature interactive (questions/réponses, ajustements en temps réel, précisions sur les fonctionnalités), s'apparente très souvent à une négociation déguisée et expose l'acheteur à un risque contentieux majeur.

Actualités

Audition dans les appels d'offres - Fiche technique DAJ - 6 juillet 2011 - La direction des affaires juridiques de Bercy (DAJ) a publié sur son site Internet une réponse sur la possibilité d'organiser des auditions dans les procédures d'appel d’offres. Une position intéressant certains candidats (rappel historique).

Jurisprudence

TA Grenoble, 20 février 2025, n° 2500402, Société Galeon (Procédure avec négociation pour les marchés de dossiers patients informatisés (DPI) : conditions de recours et exigences de capacités. Le tribunal juge qu'il ne s'agit pas d'un « logiciel standard ». La complexité et les spécificités techniques d'un marché de fourniture d'un Dossier Patient Informatisé (DPI) multisite justifient le recours à une procédure avec négociation, tout comme la fixation de critères de sélection des candidatures exigeants en termes de capacités financières et techniques ainsi qu’une durée d'un accord-cadre supérieure à quatre ans pour des prestations informatiques complexes nécessitant un amortissement sur une longue période).