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eForms - Les nouveaux formulaires de publicité des contrats de la commande publique expliqués en détail par la DAJ de Bercy

10 aout 2023

La publication européenne des avis de la commande publique va évoluer à l’automne 2023. À compter du 25 octobre 2023, les eForms remplaceront les formulaires standards pour la publication au JOUE des avis soumis aux règles européennes de publicité. Quels changements concrets avec les eForms ? Quelles informations renseigner ? Comment éviter les erreurs ? Autant de questions auxquelles répond cet article, qui vous guidera pas à pas dans l'utilisation des nouveaux formulaires eForms afin de sécuriser vos procédures de passation. La direction des Affaires juridiques de Bercy a publié une notice explicative relative aux eForms - MAJ au 25/10/2023.

La publication des avis de marchés publics va connaître une petite révolution d'ici la fin de l'année 2023. À compter du 25 octobre 2023, les eForms devront être utilisés pour publier au JOUE les avis relevant des règles européennes applicables aux marchés publics, aux concessions, aux secteurs spéciaux et aux marchés de défense ou de sécurité.

Ces nouveaux formats ont pour objectif d'améliorer la saisie en ligne et la transmission des avis, à réduire la charge administrative et à renforcer la fiabilité des données grâce à un standard et à une terminologie communs. . Ils présentent de nombreux avantages mais requièrent également que les acheteurs publics se familiarisent avec ces nouveaux outils.

Ce document présente en détail ce que sont les eForms, leur cadre juridique, leur structure et leur contenu.

Qu'est-ce que le règlement eForms ?

Le règlement d'exécution (UE) 2019/1780 de la Commission du 23 septembre 2019 est le texte fondateur des nouveaux formulaires eForms.

Il établit les formulaires types utilisés pour publier au JOUE les avis prévus par les directives européennes relatives aux marchés publics, aux concessions, aux secteurs spéciaux et aux marchés de défense ou de sécurité

Ce règlement a abrogé le précédent règlement d’exécution (UE) 2015/1986 qui fixait les modèles de formulaires à utiliser jusqu'alors.

Du 14 novembre 2022 au 24 octobre 2023, les anciens formulaires standards et les eForms peuvent être utilisés pour publier les avis de la commande publique au JOUE. À compter du 25 octobre 2023, seuls les eForms pourront être employés pour les avis concernés.

A noter enfin qu’à compter du 30 septembre 2023, afin d’anticiper cette échéance règlementaire, les systèmes d’information du Bulletin officiel d’annonces des marchés publics n’accepteront que les avis de publicité « eForms » conformes au règlement d’exécution (UE) 2019/1780.

Objectifs des formulaires eForms

Chaque formulaire regroupe donc différents modèles d'avis

Le choix du modèle dépend de la directive applicable à l’autorité contractante et de la nature du contrat concerné par la publicité.

Cette structuration répond à un objectif de standardisation des avis tout en prenant en compte les spécificités de chaque contrat et acheteur.

Informations contenues dans les eForms

Les eForms organisent les informations des avis dans des champs structurés.

Les champs généraux, identifiés par le préfixe BG, regroupent des champs spécifiques identifiés par le préfixe BT.

Les informations à renseigner sont regroupées en plusieurs catégories :

• Données sur l'acheteur / autorité concédante / titulaire du contrat
• Caractéristiques de la procédure de passation
• Informations sur le contrat
• Renseignements sur le financement
• etc.

Les formulaires comprennent des champs obligatoires et facultatifs. Leur application dépend du formulaire utilisé et du contexte de l’avis ou de la procédure.

Par exemple, les marchés de défense et sécurité ont des exigences spécifiques.

Quels sont les avantages des eForms selon le notice explicative relative aux eForms ?

Selon la notice l'introduction des nouveaux formulaires eForms présente les avantages suivants :

Avantage	Description
Saisie et transmission des avis	Les eForms visent à améliorer la saisie en ligne et la transmission des avis à l’Office des publications de l’Union européenne.
Réduction de la charge administrative	Le recours à un standard et à une terminologie communs doit limiter certaines tâches administratives et améliorer la fiabilité des données.
Réutilisation des informations	Le principe « Dites-le-nous une fois » permet de reprendre certaines informations déjà transmises dans des avis antérieurs, des contrats ou des registres.
Publications volontaires	Les eForms peuvent faciliter la publication volontaire d’avis concernant des contrats d’un montant inférieur aux seuils européens.
Transparence	La structuration commune des informations doit contribuer à la transparence des marchés publics.
Open data	Les données issues des formulaires peuvent faciliter le pilotage des politiques d’achat.

Une saisie mieux structurée

Les eForms structurent les avis européens à partir de champs normalisés. Certains sont obligatoires, tandis que d’autres ne s’appliquent qu’à des situations déterminées.
Cette organisation rend les informations plus homogènes et facilite leur exploitation. La saisie n’en devient pas nécessairement plus simple. Les formulaires peuvent rester détaillés, voire complexes. L’acheteur doit donc vérifier que les champs renseignés correspondent à la procédure engagée.

Des données qui peuvent être réutilisées

L’un des intérêts des eForms est de permettre la reprise de certaines informations déjà disponibles, par exemple à partir d’un avis précédent, d’un contrat ou d’un registre.

Cette réutilisation peut limiter les ressaisies et réduire certains risques d’erreur. Son efficacité dépend toutefois beaucoup du profil d’acheteur ou du logiciel utilisé. Selon l’outil, l’automatisation sera plus ou moins poussée.

Des contrôles avant la publication

Avant leur publication sur TED, les avis font l’objet de contrôles techniques. Ceux-ci portent notamment sur la présence des champs requis, la cohérence des données et le respect du format attendu.

Lorsqu’une anomalie est détectée, l’avis doit être corrigé avant d’être publié. Cette validation technique est utile, mais elle ne remplace pas la relecture de l’acheteur. Un avis peut être conforme au format attendu tout en restant imprécis ou incomplet sur le fond.

Des avis plus faciles à rechercher

Grâce à une structure et à une terminologie communes, les avis publiés sur TED sont plus simples à rechercher, à comparer et à analyser.

Pour les entreprises, cela peut faciliter l’identification des consultations pertinentes. Pour l’acheteur, une meilleure structuration peut aussi améliorer la visibilité du marché. Cette visibilité dépend néanmoins de plusieurs éléments, notamment de la précision de l’objet, du choix des codes CPV et de la qualité générale de l’avis.

Des publications volontaires possibles

Les eForms peuvent également être utilisés pour certaines publications volontaires, y compris lorsque le montant du marché est inférieur aux seuils européens.

Cette possibilité peut être utile lorsque l’acheteur souhaite donner davantage de visibilité à son besoin. Elle doit toutefois être appréciée au cas par cas et ne modifie pas les règles nationales de publicité et de mise en concurrence applicables à la procédure.

Des données utiles pour mieux suivre les achats

Les données produites au moyen des eForms peuvent être réutilisées pour analyser les procédures, les attributions ou encore les dépenses publiques.

Elles peuvent ainsi alimenter des indicateurs sur la participation des entreprises, l’accès des PME ou la prise en compte de considérations environnementales et sociales. Encore faut-il que les informations aient été correctement saisies et que l’acheteur dispose des outils nécessaires pour les exploiter.

Les eForms constituent donc avant tout un cadre commun de publication. Ils peuvent faciliter certains traitements, mais ils ne remplacent ni la préparation du marché, ni la qualité de la rédaction, ni le contrôle juridique avant l’envoi de l’avis.

Quel calendrier pour la bascule aux eForms ?

Le passage aux nouveaux formulaires eForms va s'échelonner sur plus d'un an :

• 14 novembre 2022 : début de l’application du règlement eForms et de la période transitoire autorisant l’utilisation des eForms ou des formulaires standards.
• 30 septembre 2023 : les systèmes d'information du Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) n'accepteront plus que le format eForms.
• 25 octobre 2023 : utilisation obligatoire des eForms pour toute publication au JOUE. Fin des formulaires standards.

Ce calendrier progressif doit permettre une bascule en douceur vers ce nouveau format.

Pour les acheteurs publiques, l'année 2023 sera donc particulière afin de se préparer pour respecter l'échéance du 25 octobre 2023.

Textes

Règlement d’exécution (UE) 2019/1780 du 23 septembre 2019 établissant les formulaires types pour la publication d’avis dans le cadre de la passation de marchés publics et abrogeant le règlement d’exécution (UE) 2015/1986.

Règlement d’exécution (UE) 2022/2303 du 24 novembre 2022 modifiant le règlement d’exécution (UE) 2019/1780.

Règlement d’exécution (UE) 2023/2884 du 20 décembre 2023 modifiant le règlement d’exécution (UE) 2019/1780.

Directive 2014/24/UE du 26 février 2014, notamment ses articles 48, 49, 50, 72, 75 et 79.

Article R2131-1 du CCP relatif aux avis de préinformation.

Article R2131-2 du CCP relatif à la publication d’un avis de préinformation sur un profil d’acheteur.

Article R2131-16 du CCP relatif aux supports de publication des avis de marché des procédures formalisées.

Article R2131-17 du CCP relatif au modèle européen de l’avis de marché.

Article R2162-15 du CCP relatif à l’avis de concours.

Article R2162-19 du CCP relatif à l’avis de résultats de concours.

Article R2183-1 du CCP relatif à la publication de l’avis d’attribution.

Article R2183-2 du CCP relatif au modèle de l’avis d’attribution.

Article R2194-10 du CCP relatif à l’avis de modification.

Fiche DAJ 2023 eForms. Notice relative aux nouveaux formats européens d’avis de publicité des contrats de la commande publique (eForms). - MAJ au 25/10/2023.

Information DAJ du 19 décembre 2024 relative à l’application obligatoire du second amendement eForms à compter du 1er mars 2025.

Liens utiles

Pour accompagner la mise en œuvre de cette réforme des formulaires d’avis européens, l’Union européenne met à disposition des parties prenantes (éditeurs, autorités publiques) des ressources sur un espace dédié :

• Ressources techniques : https://github.com/OP-TED/eForms-SDK
• Ressources documentaires : https://docs.ted.europa.eu/eforms/latest/reference/index.html

Actualités

Les avis européens relèvent désormais des formulaires eForms issus du règlement d'exécution (UE) 2019/1780, modifié notamment par les règlements d'exécution (UE) 2022/2303 et 2023/2884.

Formulaires d’avis de publicité des contrats de la commande publique (eForms) des contrats de la commande publique (Mise à jour). À partir du 1er juin 2024, de nouveaux formulaires d'avis de publicité européens, intégrant des champs de données supplémentaires, pourront être utilisés par les acheteurs pour remplir leurs obligations déclaratives. Ces nouveaux champs concernent les règlements (UE) 2022/1031 et (UE) 2022/2560. La Commission européenne a élaboré un guide de mise en œuvre de ces règlements, disponible en ligne. "Les formulaires d’avis de publicité européens intégrant de nouveaux champs de données peuvent être implémentés par les éditeurs et utilisés par les acheteurs pour remplir leurs obligations déclaratives". Les acheteurs sont invités à faire remonter leurs difficultés de mise en œuvre par courriel à l'adresse suivante : demat.daj@finances.gouv.fr. (Source : eforms DAJ 28/05/24). - 28 mai 2024

eForms : report de l'utilisation des nouveaux formulaires d’avis de publicité des contrats de la commande publique. L’utilisation obligatoire est reportée à la demande de la Direction des Affaires Juridiques. - 13/10/23.