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eForms - Les nouveaux formulaires de publicité des contrats de la commande publique expliqués en détail par la DAJ de Bercy

10 aout 2023

La publication des avis de marchés publics va connaître une petite révolution d'ici fin 2023. Les nouveaux formulaires eForms deviendront obligatoires pour les contrats dépassant les seuils européens, à partir du 25 octobre 2023, à la place des formulaires standards actuels. Quels changements concrets avec les eForms ? Quelles informations renseigner ? Comment éviter les erreurs ? Autant de questions auxquelles répond cet article, qui vous guidera pas à pas dans l'utilisation des nouveaux formulaires eForms afin de sécuriser vos procédures de passation. La direction des Affaires juridiques de Bercy a publié une notice explicative relative aux eForms.

La publication des avis de marchés publics va connaître une révolution majeure d'ici la fin de l'année 2023. Les nouveaux formulaires européens appelés eForms vont en effet devenir obligatoires à partir du 25 octobre 2023 pour tous les contrats de la commande publique dépassant les seuils de procédure formalisée fixés à l'annexe 2 du Code de la commande publique.

Ces nouveaux formats standardisés ont pour objectif de simplifier et dématérialiser les procédures de publicité et de mise en concurrence. Ils présentent de nombreux avantages mais requièrent également que les acheteurs publics se familiarisent avec ces nouveaux outils.

Ce guide présente en détail ce que sont les eForms, leur cadre juridique, leur structure et leur contenu.

Qu'est-ce que le règlement eForms ?

Le règlement d'exécution (UE) 2019/1780 de la Commission du 23 septembre 2019 est le texte fondateur des nouveaux formulaires eForms.

Il établit des formulaires standardisés pour la publication des avis de marchés publics devant être publiés au Journal Officiel de l'Union Européenne (JOUE), c'est-à-dire les marchés dépassant les seuils de procédure formalisée fixés à l'annexe 2 du Code de la commande publique.

Ce règlement a abrogé le précédent règlement d’exécution (UE) 2015/1986 qui fixait les modèles de formulaires à utiliser jusqu'alors.

Les nouveaux formulaires eForms sont obligatoires pour toute publication au JOUE à partir du 25 octobre 2023. Entre le 14 novembre 2022 et le 24 octobre 2023, les acheteurs publics peuvent utiliser indifféremment les anciens formulaires standards ou les nouveaux eForms.

A noter enfin qu’à compter du 30 septembre 2023, afin d’anticiper cette échéance règlementaire, les systèmes d’information du Bulletin officiel d’annonces des marchés publics n’accepteront que les avis de publicité « eForms » conformes au règlement 2019/1780/UE.

Objectifs des formulaires eForms

L'introduction des formulaires eForms poursuit plusieurs objectifs :

• Simplifier et dématérialiser la préparation et la transmission des avis de marchés publics à l'Office des Publications de l'Union Européenne
• Réduire la charge administrative des acheteurs grâce à des formulaires pré-remplis et standardisés
• Améliorer la qualité et la fiabilité des données publiées grâce à une structure et une sémantique communes
• Faciliter les publications volontaires d'avis pour les marchés inférieurs aux seuils
• Fluidifier les échanges d'informations entre acheteurs (principe "Dites-le nous une fois")
• Renforcer la transparence des procédures de passation des marchés publics
• Permettre le développement de l'open data sur les contrats de la commande publique

Les eForms s'inscrivent donc pleinement dans une volonté de modernisation de la commande publique portée par les institutions européennes.

Structure des formulaires eForms

Alors que les précédents formulaires standards étaient au nombre de 25, les eForms sont au nombre de 40 modèles répartis en 6 formulaires types :

1. Avis de pré-information

Ce formulaire regroupe les 9 modèles d'avis utilisés en amont du lancement de la procédure pour informer les opérateurs économiques de projets à venir.

2. Avis de marché

Les 15 modèles d'avis de marché correspondent aux différentes procédures de mise en concurrence : appel d'offres ouvert et restreint, procédure concurrentielle avec négociation, dialogue compétitif, etc.

3. Avis de transparence ex ante

Ce formulaire contient les 4 modèles permettant de publier volontairement des avis de transparence avant une procédure négociée sans publicité ni mise en concurrence pour les marchés publics.

4. Avis d'attribution

Les 9 modèles d'avis d'attribution servent à publier les résultats de la procédure après l'attribution du marché public.

5. Avis de modification

Les 3 modèles d'avis de modification sont utilisés en cas d'évolution des marchés publics après leur notification.

6. Avis rectificatif et d'annulation

Ce formulaire unique regroupe les modèles pour publier un avis rectificatif ou un avis d'annulation de procédure.

Chaque formulaire regroupe donc différents modèles d'avis en fonction :

• Du type de contrat : marché public, accord-cadre, marché subséquent, marché spécifique, système d'acquisition dynamique, concession, etc.
• De la nature de l'acheteur : Etat, collectivité, opérateur de réseaux, etc.
• De la directive applicable : directive secteurs classiques, secteurs spéciaux, concession ou défense et sécurité.

Cette structuration répond à un objectif de standardisation des avis tout en prenant en compte les spécificités de chaque contrat et acheteur.

Informations contenues dans les eForms

Contrairement aux formulaires standards actuels essentiellement basés sur du texte libre, les eForms introduisent une structuration des données en champs prédéfinis.

On distingue 2 types de champs :

• Les champs généraux (BG) qui regroupent plusieurs champs spécifiques
• Les champs spécifiques (BS) qui contiennent les informations détaillées à renseigner

Par exemple, le champ général BG-10 "Identification de l'acheteur" contiendra les champs spécifiques sur le nom, les coordonnées, le pays, etc. de l'acheteur.

Les informations à renseigner sont regroupées en plusieurs catégories :

• Données sur l'acheteur / autorité concédante / titulaire du contrat
• Caractéristiques de la procédure de passation
• Informations sur le contrat
• Renseignements sur le financement
• etc.

Certaines informations sont obligatoires, d'autres facultatives. Leur caractère obligatoire ou facultatif peut dépendre du seuil du contrat.

Par exemple, les marchés de défense et sécurité ont des exigences spécifiques.

Bien utilisés, les eForms sont l'assurance de procédures conformes au droit de l'Union Européenne et contributrices de la transparence des marchés publics.

Quels sont les avantages des eForms ?

L'introduction des nouveaux formulaires eForms présente de nombreux avantages :

• Dématérialisation des procédures
• Les eForms permettent une saisie et une transmission dématérialisée des avis entre l'acheteur et l'Office des Publications de l'UE.
• Plus besoin de ressaisir les avis sur le site WEB de l'Office des Publications. L'interface eForms générera un fichier XML intégrant les données structurées.
• Allègement des tâches administratives
• Grâce aux nombreux champs pré-remplis et à la sémantique commune, les eForms réduisent le temps de rédaction et les risques d'erreur.
• Le principe "Dites-le nous une fois" évite de ressaisir des informations déjà fournies.
• Qualité et fiabilité des données
• La structure standardisée des informations renforce la cohérence et la qualité des données publiées au JOUE.
• L'interopérabilité est accrue entre les systèmes d'information des acheteurs publics de l'UE.
• Transparence accrue
• Les eForms renforcent la transparence des procédures de passation et l'accès à l'information pour les opérateurs économiques.
• Ils facilitent aussi les recours grâce à des données plus fiables et structurées.
• Publication volontaire élargie
• Les eForms permettent de publier plus facilement des avis sous les seuils européens de manière volontaire.
• Cela élargit la mise en concurrence et la visibilité donnée aux TPE/PME.
• Développement de l'open data
• La structure standard facilitant l'exploitation informatique des données, les eForms ouvrent la voie à une véritable politique d'open data des marchés publics au niveau européen.

Quel calendrier pour la bascule aux eForms ?

Le passage aux nouveaux formulaires eForms va s'échelonner sur plus d'un an :

• 14 novembre 2022 : entrée en vigueur du règlement UE 2019/1780. Les eForms peuvent être utilisés en parallelè des formulaires standards.
• 30 septembre 2023 : les systèmes d'information du Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP) n'accepteront plus que le format eForms.
• 25 octobre 2023 : utilisation obligatoire des eForms pour toute publication au JOUE. Fin des formulaires standards.

Ce calendrier progressif doit permettre une bascule en douceur vers ce nouveau format.

Pour les acheteurs publiques, l'année 2023 sera donc particulière afin de se préparer pour respecter l'échéance du 25 octobre 2023.

Liens utiles

Pour accompagner la mise en œuvre de cette réforme des formulaires d’avis européens, l’Union européenne met à disposition des parties prenantes (éditeurs, autorités publiques) des ressources sur un espace dédié :

•  Ressources techniques : https://github.com/OP-TED/eForms-SDK
•  Ressources documentaires : https://docs.ted.europa.eu/eforms/latest/reference/index.html

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