Rubrique 5. Acquisitions d’immeubles et opérations complexes

51. Acquisitions amiables d’immeubles à titre onéreux

511. Sous forme de vente simple

5111. Indemnité d’immobilisation

1. Délibération autorisant l’autorité investie du pouvoir exécutif à conclure la promesse de vente.

2. Promesse de vente précisant les modalités d’octroi et de paiement d’une indemnité d’immobilisation.

5112. Acquisition par acte authentique dressé en la forme administrative

51121. L’acte est déjà publié au fichier immobilier :

511211. Pièces générales :

1. Délibération autorisant l’acquisition ;

2. Expédition du titre de propriété revêtu de la mention d’inscription au fichier immobilier et de la mention d’enregistrement, précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement ;

3. Déclaration de plus-values afférente à la cession ou mention dans l’acte de la nature et du fondement de l’exonération ou de l’absence de taxation (1) ;

4. Décompte en principal et intérêts.

(1) Il est toutefois admis qu’une déclaration ou qu’une annotation de l’acte par laquelle le vendeur déclare sous sa responsabilité que la cession n’entre pas dans le champ d’application de l’imposition des plus-values des particuliers peut se substituer à une mention expresse dans l’acte.

511212. Pièces particulières :

5112121. Cas de l’immeuble qui n’est pas grevé de charges :

Etat-réponse attestant l’absence d’inscription (2) délivré, daté, signé et certifié par le conservateur des hypothèques dont l’échéance de la période de certification s’étend jusqu’à la plus lointaine des échéances suivantes :

- la publication de l’acte de vente,

ou

- deux mois à compter de la date de l’acte d’acquisition de l’immeuble par le vendeur.

(2) Absence d’inscription d’hypothèques, de privilèges ou de nantissements.

5112122. Cas de l’immeuble qui est grevé de charges :

Etat-réponse présentant des inscriptions encore valides délivré, daté, signé et certifié par le conservateur des hypothèques dont l’échéance de la période de certification s’étend jusqu’à la plus lointaine des échéances suivantes :

- la publication de l’acte translatif de propriété,

ou

- deux mois à compter de la date de l’acte d’acquisition de l’immeuble par le vendeur.

a) Paiement du prix de vente :

Certificat de radiation délivré par le conservateur des hypothèques, quittance authentique, autre acte notarié ou décision de justice portant mainlevée (3) (4).

b) Consignation du prix de vente :

Décision prescrivant la consignation.

c) Dispense d’accomplissement des formalités de purge ;

Décision renonçant à la purge des droits réels immobiliers lorsqu’ils n’excèdent pas 7 700 euros (5).

d) Acompte sur le prix :

1. Décision de l’autorité investie du pouvoir exécutif prescrivant le versement d’un acompte sur le prix ;

2. Décision prescrivant la consignation du reliquat du prix.

51122. L’acte est en instance de publication au fichier immobilier :

1. Pièces prévues aux 1, 3 et 4 de la rubrique 511211 ;

2. Expédition du titre de propriété précisant les modalités de règlement et spécifiant la destination du paiement ;

3. Etat-réponse attestant l’absence d’inscription (2) délivré, daté, signé et certifié par le conservateur des hypothèques dont le certificat de dépôt porte mention de l’acte de mutation concerné et dont l’échéance de la période de certification est postérieure à la plus lointaine des échéances suivantes :

- au délai d’un mois de la date du dépôt de l’acte (6),

ou

- au délai de deux mois de la date de l’acte d’acquisition de l’immeuble par le vendeur.

(3) Toutes les justifications visées ci-contre sont produites en original. Toutefois, lorsque ces pièces ont été déposées au rang des minutes d’un notaire, il peut être suppléé aux originaux par production d’une expédition de l’acte de dépôt et des copies délivrées in extenso par l’officier ministériel.

(4) Les documents ne sont produits par l’ordonnateur que s’il lui ont été fournis par le vendeur ; lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard du vendeur par les énonciations de l’état délivré par le conservateur des hypothèques.

(5) Cette décision relève du directeur pour les établissements publics de santé, et de l’organe délibérant dans les autres cas.

(6) La couverture de ce dernier délai par l’état-réponse n’est pas exigée lorsque l’ordonnateur atteste que l’acte n’a pas fait l’objet d’une notification d’une cause de rejet par le conservateur dans le délai d’un mois suivant le dépôt de l’acte.

5113. Acquisition par acte notarié

1. Pièces prévues aux 1 et 4 de la rubrique 511211.

2. Copies authentiques du titre de propriété précisant que le paiement sera effectué dans la comptabilité du notaire par mandat administratif.

3. Certificat du notaire par lequel il s’engage à prendre à sa charge les sommes qui, après paiement au vendeur du prix de l’acquisition, s’avéreraient être dues, à la suite de l’inscription au fichier immobilier, à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire.

512. Sous forme de vente en l’état futur d’achèvement

5121. Dépôt de garantie

1. Délibération autorisant la signature du contrat préliminaire.

2. Contrat préliminaire mentionnant le montant du dépôt de garantie ou les modalités de sa détermination, la date à laquelle le contrat de vente définitif pourra être conclu, le prix prévisionnel de vente et, le cas échéant, ses modalités de révision.

5122. Prix de vente

51221. Le paiement est réalisé entre les mains du vendeur :

512211. Premier paiement :

1. Le contrat authentique de vente en l’état futur d’achèvement revêtu de la mention de publication au fichier immobilier précisant le prix, ses modalités de paiement et de révision éventuelle ;

2. Pièces prévues à la rubrique 51121 sauf pièces n° 2 de la rubrique 511211.

512212. Paiements ultérieurs :

Décompte en principal et intérêts.

51222. Le paiement est réalisé entre les mains d’un notaire :

512221. Premier paiement :

1. Le contrat authentique de vente en l’état futur d’achèvement précisant le prix, ses modalités de paiement et de révision éventuelle et précisant que le paiement est effectué dans la comptabilité du notaire par mandat administratif ;

2. Pièces prévues à la rubrique 5113, sauf pièce n° 2.

512222. Paiements ultérieurs :

Décompte en principal et intérêts.

513. Sous forme de vente en viager

5131. Premier paiement

Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511.

5132. Autres paiements

Décompte.

514. Acquisition par voie d’échange - soulte

Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511.

52. Acquisitions amiables d’immeubles à titre gratuit (7)

521. Administration directe de dons et legs

5211. Dépenses payées avant l’acceptation définitive

52111. Premier paiement :

1. Décision de l’assemblée délibérante ou de l’autorité investie du pouvoir exécutif (8) ;

2. Copie de l’acte de disposition à titre gratuit ;

3. Le cas échéant, demande de délivrance de legs (9) ;

4. Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste.

52112. Autres paiements :

Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste portant référence au premier mandat.

(7) Le caractère gratuit de l’acquisition n’exclut pas l’acceptation de charges honorées dans les conditions fixées par la présente liste.

(8) L’acceptation provisoire résulte de l’exécutif pour les établissements publics de santé, les établissements publics sociaux et médico-sociaux, les centre communaux ou intercommunaux d’action sociale ; elle peut résulter du maire ou du président de conseil général.

9) Sauf lorsqu’en l’absence d’héritier réservataire la collectivité ou l’établissement est légataire universel.

5212. Dépenses payées après l’acceptation définitive

52121. Premier paiement :

1. Décision de l’assemblée délibérante ou de l’autorité investie du pouvoir exécutif ;

2. Copie de l’acte de disposition à titre gratuit ;

3. Justification de l’accomplissement des formalités de publicité ;

4. Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié par le conservateur des hypothèques dont l’échéance de la période de certification est postérieure d’au moins deux mois à l’acte d’acquisition par le testateur ou le donataire de l’immeuble ;

5. Le cas échéant, décision renonçant à la purge des droits réels immobiliers ;

6. Le cas échéant, copie de l’acte constitutif d’usufruit et copie de la caution produite par l’usufruitier ;

7. Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste.

52122. Autres paiements :

Pièces justificatives des opérations prévues à la présente liste portant référence au premier mandat.

522. Administration par des tiers de dons et legs

5221. Exécution du mandat

1. Copie du mandat en fixant les conditions d’exécution (à joindre au premier paiement).

2. Relevé annuel des opérations.

3. Pièces justificatives des opérations.

4. Décision approuvant les pièces visées aux numéros 2 et 3.

5222. A la fin du mandat

1. Pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 5121.

2. Compte final.

3. Décision approuvant les pièces visées aux numéros 1 et 2.

523. Modification des conditions et charges grevant une libéralité

5231. Modification amiable (10)

1. Arrêté du représentant de l’Etat dans le département autorisant la révision des conditions et charges.

2. Le cas échéant (11), convention conclue entre l’établissement et l’auteur de la libéralité ou ses ayants droit stipulant les nouvelles conditions et charges.

3. Pièces justificatives des opérations.

(10) Uniquement pour les établissements publics de santé.

(11) Cette pièce n’est pas requise si l’arrêté préfectoral précise les nouvelles conditions et charges grevant la libéralité.

5232. Modification judiciaire

1. Copie de la décision de justice indiquant les nouvelles conditions et charges grevant la libéralité.

2. Pièces justificatives des opérations.

53. Acquisitions d’immeubles selon des procédés de contrainte

531. Par voie d’expropriation pour cause d’utilité publique

5311. Mandatement de l’indemnité allouée au propriétaire de l’immeuble ou au titulaire d’un droit réel exproprié à titre principal (12)

53111. Justification de la déclaration d’utilité publique :

1. Délibération d’intention d’acquérir par voie d’expropriation pour cause d’utilité publique ;

2. Copie de l’acte déclaratif d’utilité publique ou mention dans l’acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d’expropriation) de cette déclaration d’utilité publique ainsi que, éventuellement, de l’acte en prorogeant la validité.

(12) Les plans, procès-verbaux, certificats, significations, contrats et autres actes, faits en vertu du titre Ier et du chapitre Ier du titre II du code de l’expropriation pour cause d’utilité publique, sont dispensés de la formalité de l’enregistrement, à l’exception des décisions judiciaires, des contrats de vente, des actes fixant l’indemnité et des quittances qui, lorsqu’il y a lieu, sont soumis gratuitement à l’enregistrement ou à la formalité fusionnée visée à l’article 647 du code général des impôts (art. 1045 I du CGI). Les copies des actes soumis à l’enregistrement et à la publicité foncière doivent relater textuellement la publication et la mention de l’enregistrement. Lorsque l’expropriation vise des biens appartenant à des personnes différentes, les documents communs ne sont produits qu’une fois. Ils sont produits en double exemplaire lorsque les mandatements n’interviennent pas simultanément. Lorsque la consignation de l’indemnité est motivée par différents obstacles au paiement, la décision de consignation doit mentionner les diverses causes de consignation. Sauf des cas particuliers, telle la prise de possession avant fixation définitive de l’indemnité, ou des raisons d’ordre pratique tenant à l’organisation mécanographique des services ordonnateurs ou comptables, il n’est, en principe, établi qu’un seul mandatement pour le règlement de la totalité de l’indemnité allouée à un exproprié, quelle que soit la destination des fonds : paiement partiel et consignation partielle.

53112. Justification de la détermination du bien exproprié ou du droit réel exproprié à titre principal :

Si l’acte déclaratif d’utilité publique ne mentionne pas la liste des biens à exproprier ou des droits réels à exproprier à titre principal, copie de l’arrêté de cessibilité (13) portant :

- identification du bien à exproprier ou du droit réel à exproprier à titre principal ;

- identification du titulaire du droit ou mention que cette identification n’a pas été possible,

ou

Certificat attestant que l’exproprié a consenti à la cession amiable de son bien avant l’intervention de l’arrêté de cessibilité.

(13) Cette copie peut être remplacée par le visa de l’arrêté de cessibilité dans l’acte portant transfert de propriété (acte de cession amiable ou ordonnance d’expropriation).

53113. Justification du transfert de propriété ou de l’extinction d’un droit réel exproprié à titre principal et justification des droits :

531131. Droit de propriété :

a) Transfert par voie de vente amiable consentie avant l’intervention de la déclaration d’utilité publique (14) :

1. Copie de l’acte de vente, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (15) ;

2. Copie de l’ordonnance de donné acte de la vente amiable ainsi consentie, dûment publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification à moins que l’exproprié n’ait acquiescé avant la notification de l’ordonnance ;

3. Copie de l’acte d’acquiescement à l’ordonnance rendue.

b) Transfert par voie de convention amiable après l’intervention de l’acte déclaratif d’utilité publique :

1. Copie de la convention amiable, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (15) ;

2. Selon le cas :

- état hypothécaire requis du chef de l’exproprié lorsque cet état ne révèle, depuis la transcription ou la publication du titre établissant le droit de l’exproprié, aucun acte translatif ou extinctif portant sur ce droit ;

- extrait des documents cadastraux mentionnant l’inscription de l’exproprié sur les documents cadastraux au titre du bien exproprié ;

- extrait des documents cadastraux et mention, soit dans la convention amiable, soit dans un acte portant origine de propriété, des conditions dans lesquelles le bien exproprié est passé du propriétaire désigné dans les documents cadastraux à celui qui consent la vente ;

- acte portant origine de propriété, à moins que celle-ci ne soit mentionnée dans la convention amiable.

c) Transfert par voie d’ordonnance d’expropriation :

1. Copie de l’ordonnance d’expropriation enregistrée et publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification, à moins que l’intéressé n’ait acquiescé avant la notification de l’ordonnance ;

2. Selon le cas :

- si l’exproprié est identifié dans l’ordonnance d’expropriation, justification de son droit dans les conditions prévues à la rubrique a2, pièce 2 ;

- si l’exproprié n’est pas identifié dans l’ordonnance d’expropriation, mais s’il a justifié de son droit de propriété selon les règles du droit commun : acte portant origine de propriété, à défaut, décision de consignation fondée sur l’absence de justification du droit de propriété.

(14) Les effets de l’expropriation sont également attachés à la cession amiable consentie antérieurement à la déclaration d’utilité publique à la double condition que la déclaration d’utilité publique soit intervenue et que, par voie d’ordonnance, le juge de l’expropriation ait donné acte de cette cession amiable. Lorsque la vente amiable n’a pas donné lieu à ces formalités, le paiement du prix de vente est effectué dans les conditions prévues par la rubrique 501 de la présente liste.

531132. Droit réel exproprié à titre principal :

a) Extinction par voie amiable avant l’intervention de l’acte déclaratif d’utilité publique :

1. Copie de la convention amiable indiquant l’origine de la propriété, l’origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (15) ;

2. Pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 53113-a1.

b) Extinction par voie de convention amiable après l’intervention de l’acte déclaratif d’utilité publique :

1. Copie de la convention amiable indiquant l’origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant, cet acte étant enregistré et publié au fichier immobilier (15) ;

2. Pièce 2 prévue à la rubrique 53113-a2.

c) Extinction par voie d’ordonnance d’expropriation :

1. Pièces 1 et 2 prévues à la rubrique 52113-a3 ;

2. Certificat administratif indiquant l’origine de la servitude, le fonds dominant et le fonds servant.

(15) La mention d’inscription au fichier immobilier et la mention d’enregistrement n’ont pas à être exigées lorsque les fonds sont remis au notaire et que celui-ci produit un certificat par lequel il s’engage à prendre à sa charge les sommes qui, après paiement au vendeur du prix de l’acquisition, s’avéreraient être dues, à la suite de l’inscription au fichier immobilier, à des créanciers inscrits ou à un autre propriétaire.

53114. Justification du montant de l’indemnité lorsque celui-ci n’a pas été fixé dans l’acte de cession amiable :

531141. Lorsque l’indemnité a été fixée à l’amiable :

1. Copie de la convention amiable dite « traité d’adhésion à expropriation » cet acte étant, le cas échéant, enregistré ;

2. Si l’accord amiable intervient pendant le cours de la fixation judiciaire des indemnités, copie du procès-verbal de donné acte dressé par le juge de l’expropriation.

531142. Lorsque l’indemnité a été fixée par décision de justice :

a) Hypothèse où l’indemnité fixée par jugement a un caractère définitif :

1. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l’indemnité, document sur lequel est indiquée la date de notification à la partie intéressée à moins que cette dernière n’ait acquiescé au jugement avant sa notification ;

2. Selon le cas : certificat de non-appel contre le jugement fixant l’indemnité, délivré par le greffe du tribunal à l’expiration du délai de quinze jours à dater de la notification du jugement ou copie de l’acte d’acquiescement au jugement rendu.

b) Hypothèse où l’indemnité fixée par jugement n’a pas un caractère définitif :

1. Copie ou expédition du jugement motivé fixant l’indemnité et mentionnant le montant des propositions formulées par la collectivité ;

2. Selon le cas : attestation de l’ordonnateur que la collectivité ne conteste pas l’indemnité fixée par jugement ou, si la collectivité conteste ce montant, décision de consignation à concurrence de la différence entre les propositions formulées par la collectivité et le montant de l’indemnité fixé par le juge de l’expropriation ;

3. Copie de l’acte par lequel la chambre de l’expropriation de la cour d’appel a été saisie.

c) Hypothèse où l’indemnité fixée en appel à un caractère définitif :

1. Copie ou expédition de l’arrêt motivé fixant l’indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée, à moins que celle-ci n’ait acquiescé à l’arrêt avant sa notification ;

2. Selon le cas : certificat de non-pourvoi en cassation contre l’arrêt fixant l’indemnité, délivré par le greffe de la chambre de l’expropriation de la cour d’appel à l’expiration du délai de 2 mois à dater de la notification de l’arrêt ou copie de l’acte d’acquiescement à l’arrêt rendu.

d) Hypothèse où l’indemnité fixée en appel n’a pas un caractère définitif (pourvoi en cassation) :

1. Copie ou expédition de l’arrêt motivé fixant l’indemnité statuant sur les dépens et mentionnant la date de signification à la partie intéressée ;

2. Copie de l’acte par lequel la Cour de cassation a été saisie.

e) Hypothèse où le jugement fixant l’indemnité provisionnelle a un caractère définitif (16) :

1. Copie ou expédition du jugement fixant l’indemnité provisionnelle et mentionnant la date de signification à la partie intéressée, à moins que celle-ci n’ait acquiescé à l’arrêt avant notification ;

2. Selon le cas : certificat de non-pourvoi en cassation contre le jugement fixant l’indemnité provisionnelle, délivré par le greffe de la chambre à l’expiration du délai de 15 jours à dater de la notification de l’arrêt ou copie de l’acte d’acquiescement à l’arrêt rendu.

f) Hypothèse où le jugement fixant l’indemnité provisionnelle n’a pas un caractère définitif (16) :

1. Copie ou expédition du jugement fixant l’indemnité et statuant sur les dépens ;

2. Copie de l’acte par lequel la Cour de cassation a été saisie.

(16) Il s’agit du cas particulier d’une indemnité provisionnelle dans la prise de possession d’urgence.

53115. Justification de la situation hypothécaire du bien exproprié (17) :

531151. Cas général :

1. Etat-réponse délivré, daté, signé et certifié par le conservateur des hypothèques dont l’échéance de la période de certification s’étend jusqu’à la plus lointaine des échéances suivantes :

- la publication de l’acte translatif de propriété (ordonnance d’expropriation, acte vente ou convention amiable),

ou

- deux mois à compter de la date de l’acte d’acquisition par le vendeur de l’immeuble objet de la procédure d’expropriation.

2. S’il existe des inscriptions devenues sans objet, certificat de radiation délivré par le conservateur des hypothèques, quittance authentique, autre acte notarié ou décision de justice portant mainlevée (18) (3).

(17) Dans le cas d’un droit réel exproprié à titre principal (servitude), c’est le propriétaire du fonds dominant qui a la qualité d’exproprié et, c’est de son chef et sur ce fonds que doit être requis l’état des inscriptions.

(18) Les documents ne sont produits par l’ordonnateur que s’ils lui ont été fournis par l’exproprié ; lorsque ces documents ne sont pas produits, la situation hypothécaire est réputée établie au regard de l’exproprié par les énonciations de l’état délivré par le conservateur des hypothèques.

531152. Cas particulier où l’indemnité a été fixée à l’amiable (19) :

Certificat administratif mentionnant la date de la notification aux créanciers inscrits de l’accord amiable intervenu et précisant que ceux-ci n’ont pas exigé que l’indemnité soit fixée par le jugement.

(19) Lorsque l’indemnité est inférieure ou n’est pas supérieure d’au moins 10 % au montant de la ou des créances et accessoires garantis par les inscriptions.

53116. Justification de la liquidation du mandatement :

531161. Cas général (20) :

1. Décompte du mandatement, en principal, et, le cas échéant, en intérêts, si l’exproprié en a demandé le versement, et référence, s’il y a lieu, aux mandatements antérieurs. Le décompte porte, éventuellement, déduction des dépens mis à la charge de l’exproprié ;

2. Si des intérêts sont versés, demande de l’exproprié avec mention de la date de réception du pli recommandé.

531162. Cas particulier d’une indemnité alternative (20) :

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 531161 ;

2. Demande de l’exproprié ;

3. Décision de consignation pour la différence entre l’indemnité alternative la plus élevée et l’indemnité alternative la moins élevée.

531163. Cas particulier du mandatement d’une fraction disponible de l’indemnité dans l’hypothèse de l’existence d’inscriptions hypothécaires (21) :

1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 531161 ;

2. Demande de l’exproprié ;

3. Décompte de la fraction disponible de l’indemnité dont le versement est admis ;

4. Le cas échéant, attestation des créanciers inscrits quant au montant des sommes restant dues sur le montant des créances garanties par les inscriptions et, le cas échéant, sur les intérêts non payés.

531164. Paiement de l’indemnité en présence d’inscriptions de privilèges, d’hypothèques ou de nantissements (21) (22) :

1. Décision (5) renonçant à la purge des droits réels immobiliers lorsqu’ils n’excèdent pas 7 600 euros ;

2. Pièces prévues au 1 de la rubrique 531161.

531165. Cas particulier de l’acompte sur indemnités versé au profit des propriétaires occupant des locaux d’habitation ou à usage professionnel (20) (23) :

1. Copie de l’ordonnance d’expropriation enregistrée et publiée au fichier immobilier et mentionnant la date de la notification, à moins que l’intéressé n’ait acquiescé avant la notification de l’ordonnance ;

2. Selon le cas : certificat de non-pourvoi en cassation contre l’ordonnance d’expropriation délivré à l’expiration du délai de quinze jours à dater de la notification de l’ordonnance ou copie de l’acte d’acquiescement à l’ordonnance rendue ;

3. Demande de paiement d’acompte de l’exproprié ;

4. Justification du droit de l’exproprié par l’expropriant, précisant notamment que le juge de l’expropriation a été saisi pour fixation de l’indemnité, que le relogement de l’exproprié ne sera pas assuré par l’expropriant et indiquant, en outre, le montant des propositions chiffrées de l’expropriant ainsi que celles du service des domaines.

(20) La situation hypothécaire telle qu’elle résulte des pièces visées à la rubrique 521151 atteste l’absence d’inscription d’hypothèque, de privilège ou de nantissement.

(21) La situation hypothécaire telle qu’elle résulte des pièces visées à la rubrique 521151 révèle au moins une inscription d’hypothèque, de privilège ou de nantissement encore valide.

22) Cette rubrique correspond à la mise en oeuvre du 3e alinéa de l’article R13-69 du code de l’expropriation pour cause d’utilité publique.

(23) Voir article L13-28 du code de l’expropriation pour cause d’utilité publique.

5312. Mandatement d’indemnités mobilières

53121. Indemnités accessoires allouées à des propriétaires d’immeubles expropriés (24) :

1. Justification du droit de propriété sur le fonds de commerce (25) ;

2. Certificat négatif ou état des inscriptions prises sur le fonds de commerce délivré par le greffier du tribunal de commerce, tant du chef du propriétaire du fonds que des précédents propriétaires (26) ;

3. Si le montant de l’indemnité fixée à l’amiable n’est pas supérieur de 10 % au montant des inscriptions, certificat administratif mentionnant la date de notification de l’accord intervenu aux créanciers inscrits et l’absence d’une demande tendant à faire fixer l’indemnité par le juge (27).

(24) Le montant de ces indemnités étant fixé dans le même acte que celui relatif à l’indemnité concernant l’immeuble proprement dit, leur mandatement suit le sort de cette dernière sans qu’il y ait lieu d’exiger d’autres justifications. Toutefois, dans l’hypothèse où le propriétaire de l’immeuble exproprié exploite un fonds de commerce sis à la même adresse, il convient de rapporter au soutien du mandatement les justifications complémentaires visées au présent paragraphe.

(25) Cette justification résulte de l’origine de la propriété du fonds de commerce mentionnée selon le cas dans la convention amiable ou dans un acte séparé portant origine de propriété en tenant compte du délai de validité des inscriptions susceptibles de grever un fonds de commerce.

(26) L’indemnité allouée correspondant au dommage causé par la perte du droit au bail et aux dommages accessoires, parmi lesquels celui résultant de l’impossibilité d’exercer le commerce dans l’immeuble, il y a lieu de ne rechercher que les créanciers dont l’inscription couvre ces éléments du fonds de commerce. Il s’ensuit que la réquisition de l’état des inscriptions concerne seulement les inscriptions du privilège du vendeur, des nantissements du fonds de commerce, d’hypothèque légale du Trésor, les inscriptions de privilège général de la sécurité sociale. (27) Dans le cas d’acquisition antérieure à la déclaration d’utilité publique, la notification à faire aux créanciers inscrits ne peut intervenir que postérieurement à l’ordonnance de donné acte.

53122. Indemnités allouées à des fermiers, locataires ou autres intéressés :

1. Référence au mandatement de l’indemnité allouée au propriétaire de l’immeuble exproprié ou engagement de l’administration expropriante de différer la possession jusqu’au mandatement de l’indemnité d’expropriation ou copie de la convention par laquelle le propriétaire accepte la prise de possession avant mandatement de l’indemnité d’expropriation ainsi que la pièce justifiant du transfert de propriété ;

2. Justification des droits des indemnitaires, de la qualité de la partie prenante ou décision de consignation ;

3. Lorsque l’indemnité a été fixée à l’amiable, copie de la convention dûment approuvée ;

4. Lorsque l’indemnité a été fixée par décision de justice, pièces prévues à la rubrique 531142 ;

5. Cas particulier d’un exploitant de fonds de commerce, pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 53121 ;

6. Justification de la liquidation du mandatement : pièces prévues aux 1 et 2 de la rubrique 531161.

53123. Acompte sur indemnité :

Pièces prévues à la rubrique 531165.

5313. Indemnités de prise de possession selon des procédures spéciales définies par la loi et la réglementation (28)

1. Copie de l’arrêté du représentant de l’Etat dans la région ou dans le département.

2. Copie de l’évaluation de l’indemnité provisionnelle par le service des domaines.

3. Justification, selon les formes signifiées prévues à l’article 1er du décret du 13 février 1961, du droit de propriété de l’exproprié.

4. Etat hypothécaire hors formalité levé du chef de l’exproprié et éventuellement du chef de précédents propriétaires quand le droit de l’exproprié ne découle pas lui-même d’un acte emportant purge des hypothèques.

5. Déclaration en la forme authentique souscrite par le propriétaire exproprié s’engageant à ne pas consentir de nouvelles inscriptions postérieurement à la prise de possession par l’administration expropriante publiée au fichier immobilier.

(28) Exemple : procédure spéciale instituée par la loi n° 70-612 tendant à faciliter la suppression de l’habitat insalubre.

532. Par voie de préemption (29)

5321. Ventes volontaires

53211. Le prix a été fixé à l’amiable :

532111. Le transfert de propriété a été réitéré par acte authentique :

1. Copie de la proposition d’acquérir (30) ou de la déclaration d’intention d’aliéner (31) ;

2. Décision d’acquérir (30) ou décision portant exercice du droit de préemption (31) ;

3. Selon le cas, pièces prévues à la rubrique 511 sauf pièce 1 de la rubrique 511211.

(29) Ces pièces justificatives sont valables pour l’acquisition immobilière par voie de préemption exercée dans le cadre du droit de préemption urbain, des zones d’aménagement différé, des espaces agricoles et naturels périurbains et des espaces naturels sensibles des départements.

(30) Acquisition sur proposition directe du propriétaire au titulaire du droit de préemption.

(31) Acquisition lors d’une aliénation volontaire.

532112. Le jugement est définitif ou l’arrêt d’appel est intervenu (32) :

5321121. Pièce générale :

a) Le jugement est définitif :

1. Copie ou expédition du jugement fixant le prix et mentionnant la date de signification à la partie intéressée, à moins que celle-ci n’ait acquiescé à l’arrêt avant notification ;

2. Selon le cas : certificat de non-appel contre le jugement fixant le prix, délivré par le greffe à l’expiration du délai de quinze jours à dater de la notification du jugement ou copie de l’acte d’acquiescement à l’arrêt rendu.

b) L’arrêt d’appel est intervenu :

Copie ou expédition de l’arrêt fixant le prix.

5321122. Pièces particulières :

a) Le transfert de propriété a été réitéré par acte authentique :

Les pièces prévues à la rubrique 53211 a.

b) Le transfert de propriété n’a pas été réitéré par acte authentique sans que les parties aient renoncé à la mutation (33) :

1. Pièces prévues aux 1 et 2 de la rubrique 53211 a ;

2. Certificat de l’autorité investie du pouvoir exécutif précisant l’absence de renonciation du propriétaire à la mutation dans le délai de deux mois de la décision juridictionnelle devenue définitive (32) ;

3. Décision de consignation.

(32) En l’absence d’appel interjeté dans un délai de quinze jours de sa notification, le jugement est définitif. Un arrêt d’appel est définitif au sens de l’article L213-3 du code de l’urbanisme sans qu’il y ait lieu de prendre en considération le pourvoi en cassation.

(33) Pendant un délai de deux mois de décision devenue définitive, les parties peuvent renoncer à la mutation.

532123. Le jugement n’est pas définitif :

1. Pièces prévues aux 1 et 2 de la rubrique 53211 a ;

2. Copie ou expédition du jugement fixant l’indemnité ;

3. Acte par lequel la chambre de l’expropriation de la cour d’appel a été saisie ;

4. Décision de consignation.

53213. Honoraires de négociation :

1. Mention des honoraires portée dans la déclaration d’intention d’aliéner ;

2. Etat de frais.

5322. Ventes réalisées sous forme d’adjudication

53221. Pièce générale :

Décision de se substituer à l’adjudicataire.

53222. Pièces particulières :

532221. Frais de poursuite, émoluments et déboursés :

1. Etat de frais taxé par le juge établi par l’avocat poursuivant ;

2. Facture.

532222. Prix d’adjudication :

Titre d’adjudication (34) publié.

(34) Le titre d’adjudication est délivré par le greffier, il consiste dans l’expédition du cahier des charges tels qu’il a été maintenu ou modifié et du jugement d’adjudication, non compris les dires de simple formalité, jugement ou pièce de procédure et la décision de se substituer à l’adjudicataire.

54. Opérations complexes

541. Contrats de partenariat (35)

5411. Pièces générales

1. Délibération.

2. Contrat.

3. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

4. Fiche de recensement (36).

(35) Si les prestations concernent un immeuble, sa localisation géographique est mentionnée sur une des pièces justificatives jointes au mandat.

(36) En vertu de l’article 84 du code des marchés publics et du décret n° 2006-1071 du 28 août 2006, l’ordonnateur établit une fiche de recensement, conforme au modèle et dans les conditions fixées par arrêté ministériel, qu’il adresse au comptable public en plus des pièces, décrites dans la sous-rubrique n° 541, justifiant le premier paiement effectué au titre d’un contrat de partenariat. Une nouvelle fiche de recensement doit être adressée au comptable public dès le premier paiement suivant la signature d’un avenant ou d’un acte spécial de sous-traitance. Les données correspondantes faisant l’objet d’un traitement par l’Observatoire économique de l’achat public, les fiches de recensement ne sont pas insérées au compte de gestion du comptable public.

5412. Pièces particulières

1. En cas de cession en application de l’article L313-29-1 du code monétaire et financier, attestation de la personne publique constatant la réalisation des investissements.

2. En cas de versement de primes aux candidats, le règlement de la consultation ou l’avis d’appel public à la concurrence prévoyant les modalités d’allocation de primes et un état liquidatif par bénéficiaire.

542. Délégations de service public (concession, affermage, régie intéressée...) (35)

1. Délibération.

2. Contrat et, le cas échéant, cahier des charges.

3. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

543. Baux emphytéotiques administratifs et hospitaliers (35)

5431. Pièces générales

1. Délibération.

2. Contrat de bail emphytéotique et, le cas échéant, convention non détachable de mise à disposition.

3. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

5432. Pièces particulières

1. En cas de cession en application de l’article L313-29-1 (37) du code monétaire et financier, attestation de la personne publique constatant la réalisation des investissements.

2. En cas de versement de primes aux candidats, le règlement de la consultation ou l’avis d’appel public à la concurrence prévoyant les modalités d’allocation de primes et un état liquidatif par bénéficiaire.

(37) Sont seuls concernés par cette disposition les baux emphythéothiques hospitaliers passés en application de l’article L6148-5 du CSP.

544. Concessions d’aménagement (35)

1. Délibération.

2. Convention et, le cas échéant, cahier des charges.

3. Le cas échéant, pièces justificatives définies dans les documents contractuels.

545. Redevances d’occupation du domaine public

Arrêté ou contrat.

546. Dépenses au titre de compétences déléguées (38)

1. Décision autorisant l’exécutif à passer la convention.

2. Convention conclue entre le(s) délégant(s) et le(s) délégataire(s) concerné(s), sauf dispense exceptionnelle de convention prévue pour une disposition spécifique pour une catégorie déterminée de délégation.

3. Pièces justificatives exigées selon la nature des dépenses aux rubriques correspondantes.

(38) En vertu notamment des articles L216-9, L216-5 et L216-6 du code de l’éducation (exécution de dépenses d’investissement ou de fonctionnement en matière d’enseignement public), et de la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, par exemple : l’article 1er de cette loi (dépenses exécutées au titre des délégations de compétence dans le cadre des schémas régionaux de développement économiques), ou l’article L5210-4 du code général des collectivités territoriales (délégations de compétences aux établissements publics de coopération intercommunale).

547. Dépenses pour compte de tiers sur immeubles, en copropriété, insalubres ou menacant ruine (39)

1. Décision de substitution.

2. Attestation de défaillance établie par le syndic de copropriété.

(39) Articles R129-8 et R511-9 du code de la construction et de l’habitation, et Article R1333-7 du code de la santé publique.

Rubrique 6. Interventions sociales et diverses

61. Dépenses d’aide sociale

611. Interventions directes

6111. Aide légale

1. Le cas échéant (1), délibération précisant les conditions et modalités de versement (2).

2. Le cas échéant (3), convention passée avec le département.

3. En cas de paiement à un tiers, décision de l’autorité exécutive.

4. Etat récapitulatif des bénéficiaires certifiant le caractère exécutoire des décisions individuelles d’attribution et mentionnant le type d’aide, les bénéficiaires, les montants à verser ainsi que la période de versement.

(1) Une délibération n’est nécessaire que lorsqu’elle octroie des conditions et des montants plus favorables que la réglementation par exemple en vertu d’un règlement départemental d’aide sociale.

(2) Le cas échéant, au moyen d’instruments de paiement (chèques emploi-service universel pour le paiement de l’allocation personnalisée autonomie).

(3) Le cas où un département délègue à une commune ses compétences en matière sociale (art. L. 121-6 du code de l’action sociale et des familles).

6112. Aide facultative

1. Délibération fixant les conditions d’octroi et les modalités de l’aide (4).

2. En cas de paiement à un tiers, décision de l’autorité exécutive.

3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d’urgence.

(4) Le cas échéant, au moyen d’instruments de paiement (chèques d’accompagnement personnalisés).

6113. Prestations effectuées au moyen de bons

1. Décision fixant les conditions d’octroi et les modalités de l’aide.

2. Mémoire comportant le numéro du bon délivré ou bon comportant les énonciations des mentions prévues à l’annexe C.

6114. Ressources des personnes hébergées au titre de l’aide sociale

61141. Reversements au bénéfice du département :

1. Avis des sommes à payer ;

2. Etat des sommes encaissées, par bénéficiaire, pour le compte des personnes hébergées faisant apparaître la part versée au titre de l’argent de poche et le solde à reverser au département.

61142. Argent de poche :

Ordre de paiement nominatif acquitté,

ou

Etat de paiement collectif émargé par les bénéficiaires.

6115. Aide aux familles en difficulté pour honorer leurs dépenses de logement

61151. Organisme gestionnaire simple coordonnateur (reversement aux organismes payeurs) :

611511. Premier paiement :

Convention prévue par les textes réglementaires fixant les modalités de répartition entre les organismes payeurs.

611512. Autres paiements :

Mandat faisant référence à la convention.

61152. Organisme gestionnaire payeur unique (versement des participations à cet organisme) :

611521. Premier paiement :

Convention conclue avec l’organisme gestionnaire unique.

611522. Autres paiements :

Mandat faisant référence à la convention.

61153. Attribution de l’aide :

611531. Premier paiement :

1. Convention avec l’Etat et autres partenaires ;

2. Avis favorable d’attribution de l’aide par la commission territoriale de conciliation ;

3. Engagement de remboursement souscrit par l’intéressé.

611532. Paiements ultérieurs :

Pièces 2 et 3 prévues à la rubrique 61153.

612. Interventions indirectes

6121. Pièce commune

Décision définissant les modalités d’intervention de la collectivité. 6122. Pièces particulières

61221. Avec le concours d’un EPSMS :

Mémoire portant référence à la décision arrêtant le prix de journée ou bordereau de versement.

61222. Avec le concours d’une collectivité publique ou d’une personne privée :

1. Convention fixant les conditions de placement ;

2. Mémoire ou décompte.

62. Prêts et bourses

621. Prêts

1. Décision de l’assemblée délibérante relative à l’attribution des prêts fixant les conditions d’octroi, les modalités de remboursement et, le cas échéant, les bénéficiaires.

2. Décision individuelle.

3. Le cas échéant, engagement sur l’honneur signé par le bénéficiaire du prêt ou contrat de prêt comportant un tableau d’amortissement.

622. Bourses

1. Décision fixant les modalités d’attribution.

2. Décision individuelle ou état collectif certifié conforme aux décisions individuelles.

3. Etat de liquidation des bourses.

63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications

6311. Premier paiement

1. Décision de l’assemblée délibérante fixant les modalités d’attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s),

ou

Décision de l’assemblée délibérante fixant les modalités d’attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les évènements donnant lieu à l’octroi de tels avantages.

2. Décision d’attribution.

3. Le cas échéant, facture.

6312. Autres paiements

Pièces prévues aux 2 et 3 de la rubrique 6311.

64. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

641. Frais de transport des élèves et étudiants handicapés

6411. Pièce commune

Certificat administratif attestant que l’intéressé remplit les conditions pour bénéficier des dispositions relatives à la prise en charge des frais de transport des élèves et étudiants gravement handicapés.

6412. Pièces particulières

64121. En cas d’utilisation du véhicule personnel :

641211. Premier paiement :

1. Décision fixant les modalités de remboursement ;

2. Etat liquidatif.

641212. Autres paiements :

Pièce n° 2 prévue à la rubrique 6311.

64122. En cas d’utilisation de véhicules exploités par des tiers :

641221. Premier paiement :

1. Convention ;

2. Etat de frais.

641222. Autres paiements :

Pièce n° 2 prévue à la rubrique 6311.

Rubrique 7. Interventions économiques et financières

71. Prêts et avances

711. Premier paiement

1. Décision fixant le caractère de l’avance ou du prêt, les conditions d’octroi, les modalités de remboursement, précisant le bénéficiaire et, le cas échéant, la constitution de sûretés.

2. Contrat comportant un tableau d’amortissement.

3. Le cas échéant, justification des sûretés.

4. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité (1).

(1) Notamment au regard des dispositions de l’article L1523-7 du code général des collectivités territoriales.

712. Autres paiements

Décompte portant récapitulation des sommes déjà versées.

72. Subventions et primes de toute nature

721. Cas général

7211. Premier paiement

1. Décision (2) ou, s’agissant de la Corse, arrêté du président du conseil exécutif définis comme suit :

- lorsque la décision intervient à l’occasion de l’adoption du budget, dans les conditions définies au deuxième alinéa de l’article L2311-7 du CGCT, référence sur le mandat au budget arrêtant le bénéficiaire et le montant ;

- dans les autres cas, décision arrêtant le bénéficiaire et le montant ainsi que l’objet et, le cas échéant, les conditions d’octroi et les charges d’emploi.

2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision.

3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité (3).

(2) Pour les établissements publics de santé, la décision d’octroi relève du directeur.

(3) Notamment, au regard des dispositions de l’article L1523-7 du code général des collectivités territoriales. En outre, les dispositions combinées de l’article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 et du décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 imposent la production d’une convention passée entre l’autorité administrative versante et l’organisme de droit privé bénéficiaire, pour toute subvention d’un montant supérieur à 23 000 euros.

7212. Autres paiements

1. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision.

2. Décompte portant récapitulation des sommes déjà versées.

722. Versement des aides aux employeurs d’apprentis

7221. Premier paiement

1. Le cas échéant, la convention (4) conclue entre la région et le Trésor public fixant les modalités de gestion du dispositif.

2. Le cas échéant, la décision fixant les conditions d’octroi et les modalités de l’aide.

3. Formulaire ou document établissant les droits de l’employeur.

4. Etat liquidatif des paiements.

(4) Sur la base de cette convention, le comptable assignataire délègue le contrôle de l’existence des pièces justificatives au trésorier-payeur général.

7222. Autres paiements

1. Formulaire ou document établissant les droits de l’employeur.

2. Etat liquidatif des paiements.

73. Garanties d’emprunts

731. Fonds de garantie

7311. Dotation initiale

1. Décision de constitution du fonds de garantie précisant sa dotation et définissant les modalités de concours du ou des divers organismes parties prenantes.

2. Le cas échéant, convention passée avec l’organisme gestionnaire (5).

(5) Notamment, au regard des dispositions de l’article L2253-7 ou de l’article L4211-1 al. 10 du code général des collectivités territoriales.

7312. Dotation supplémentaire

Décision d’octroi d’une dotation supplémentaire.

732. Avance en garantie

1. Décision de l’assemblée délibérante précisant les caractéristiques de la garantie, et autorisant, par ailleurs, le cas échéant, l’exécutif à signer la convention et/ou l’acte formalisant l’engagement.

2. Le cas échéant, convention d’octroi (6) de la garantie et/ou convention définissant notamment les modalités de concours entre les diverses collectivités ayant accordé leur garantie.

3. Demande du prêteur fixant le montant de l’échéance non honorée par l’emprunteur à laquelle est joint le tableau d’amortissement du prêt.

4. Décompte des sommes dues, établi par le prêteur.

(6) La conclusion d’une convention avec l’organisme prêteur permet à la collectivité locale de négocier les conditions de mise en oeuvre de la garantie.

74. Bonification d’emprunt

1. Décision fixant les modalités du concours de la collectivité, et notamment le montant de la participation.

2. Copie du contrat de prêt souscrit par le tiers et du tableau d’amortissement.

75. Participation au capital de sociétés ou organismes

1. Décision de l’organe délibérant fixant les conditions de la prise de participation.

2. Le cas échéant, décret en Conseil d’Etat ou arrêté préfectoral autorisant la prise de participation (7).

3. Décompte ou certificat du dépositaire ou bulletin de souscription des parts sociales désignant le destinataire des fonds et liquidant la dépense.

(7) Ce type de pièce est, dans certains cas, prévu par la réglementation, notamment aux articles L2253-1 et L1115-4 du CGCT. Elle est remplacée par une autorisation ministérielle ou interministérielle pour la souscription et la prise de participation par un organisme d’HLM.

76. Fonds de concours

1. Décision fixant les conditions d’engagement de la collectivité.

2. Le cas échéant, convention ou délibérations concordantes des autres collectivités concernées (8).

3. Titre de perception ou état visé pour valoir titre de perception émis par la collectivité gérant le fonds de concours.

(8) Voir notamment les articles L5214-16, L5215-26, L5216-5 du code général des collectivités territoriales.

77. Opérations pour le compte d’organismes rattachés à la collectivité

771. Remboursement de prestations ou de charges (9)

Etat liquidatif fixant les bases de la liquidation et le montant des prestations ou charges dont le remboursement est demandé.

(9) Il s’agit d’opérations de dépenses réciproques entre la collectivité et l’organisme rattaché à la collectivité.

772. Opérations pour le compte de tiers

1. Décision concernant le débours pour compte de tiers.

2. Convention de mise à disposition du bien.

3. Justification de l’achat (voir les rubriques correspondantes).

78. Participations versées par une collectivité locale à une autre collectivité (10)

781. Premier paiement

1. Le cas échéant, décision autorisant l’autorité compétente à passer la convention.

2. Le cas échéant (11), convention entre les collectivités intéressées fixant le montant de la participation,

ou

- délibérations concordantes des collectivités concernées,

ou

- décision du (des) préfet(s) fixant le montant des contributions,

ou

- décision de répartition des contributions entre les collectivités concernées prises par le département ;

3. Titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire de la contribution.

(10) Il s’agit notamment des participations versées entre collectivités pour certaines dépenses des EPLE. (11) Dans le cadre d’une participation légale obligatoire (cf. par exemple l’obligation résultant de l’article L212-2 du code de l’Education ou les contingents incendie versés au SDIS), le comptable peut effectuer le règlement sur la base de la seule production du titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire.

782. Autres paiements

Titre de perception émis par la collectivité bénéficiaire de la contribution.

 

Annexes de la liste des pièces justificatives

ANNEXE A - FRAIS DE DÉPLACEMENT DES AGENTS (1)

1. IDENTIFICATION DE L’AGENT

Préciser :

- nom ;

- prénom ;

- grade ou emploi ;

- la résidence familiale ;

- la résidence administrative.

(1) Une mention rappellera à l’attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être produites, à l’appui de l’état, à leur service gestionnaire.

2. LIQUIDATION DÉTAILLÉE DES DROITS

Indiquer :

- le lieu du déplacement ;

- le motif du déplacement.

2.1. Les frais de transport de personnes

Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser :

- le trajet effectué ;

- le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé.

2.1.1. Utilisation de transports publics

a) Cas général : indiquer le prix du titre de transport acquitté.

b) Pour l’agent qui se déplace fréquemment à l’intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s’effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale : indiquer le prix de l’abonnement acquitté.

2.1.2. Utilisation d’un véhicule personnel

a) Utilisation d’un véhicule terrestre à moteur personnel :

Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux : indiquer le prix du mode transport public retenu.

Indemnisation sous forme d’indemnités kilométriques :

En cas d’utilisation du véhicule personnel (voiture), indiquer :

- la puissance fiscale du véhicule ;

- le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année civile pour les besoins du service ;

- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

- le ou les taux applicables ;

- le montant des indemnités kilométriques.

En cas d’utilisation d’une motocyclette, d’un vélomoteur ou un autre véhicule à moteur, indiquer :

- la cylindrée du véhicule ;

- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

- le ou les taux applicables ;

- le montant des indemnités kilométriques.

Indemnisation d’un agent en poste à l’étranger, indiquer :

- le prix moyen hors taxe en euros d’un véhicule de 5 CV à 7 CV de trois ans retenue par l’autorité territoriale ;

- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

- le prix du carburant dans le pays concerné.

b) Utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule terrestre à moteur (2) :

Indiquer le montant de l’indemnisation.

c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute :

Indiquer montant acquitté.

2.2. Frais de missions

2.2.1. Missions et intérims en métropole

Indiquer :

- le nombre de repas pris au cours de la mission ou de l’intérim ;

- le nombre de nuitées effectuées au cours de la mission ou de l’intérim.

2.2.2. Missions outre-mer ou à l’étranger

Indiquer :

- nombre de jours de mission ;

- préciser, le cas échéant, si l’agent est logé gratuitement, est nourri à l’un des repas de midi ou du soir, est nourri et logé gratuitement aux repas de midi et du soir ;

- nature et montant des frais divers exposés.

2.2.3. Tournée outre-mer ou à l’étranger

Indiquer :

- nombre de jours de tournée ;

- préciser, le cas échéant, si l’agent est logé gratuitement, est nourri à l’un des repas de midi ou du soir, est nourri et logé gratuitement aux repas de midi et du soir ;

- nature et montant des frais divers exposés.

2.3. Indemnités de stages

dans le cadre d’actions de formation initiale (2) (3)

Préciser :

- si le stagiaire est logé gratuitement et si le stagiaire a la possibilité de prendre ses repas dans un restaurant administratif ou assimilé ;

- si le stagiaire est nourri gratuitement à l’un des deux principaux repas durant le stage ;

- la durée du stage détaillée par période d’indemnisation ;

- le montant des indemnités de stage à verser.

(2) Les stages réalisés dans le cadre d’actions de formation continue sont indemnisés sous forme d’indemnités de missions.

(3) Ces dépenses ne doivent pas être par ailleurs prises en charge au titre des frais divers exposés lors des tournées et des missions outre-mer et à l’étranger (voir II-2.2 et II-2.3).

3. RÉCAPITULATION

Préciser :

- le total des droits de l’agent ;

- le montant éventuel des avances consenties ;

- le total des sommes dues à l’agent.

4. SIGNATURES À PORTER SUR L’ÉTAT DE FRAIS

a) L’agent :

- certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais ;

- demande le versement de la somme indiquée au point III ;

- date et signe l’état de frais.

b) L’autorité territoriale :

- certifie l’exactitude de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais ;

- date et signe.

ANNEXE B - ÉTAT DE FRAIS DE CHANGEMENT DE RÉSIDENCE

Eléments qui doivent figurer sur le(s) document(s) présenté(s) au comptable (la présentation sous forme de codes est exclue) :

1. IDENTIFICATION DE L’AGENT

Préciser :

- nom ;

- prénom ;

- grade ou emploi ;

- indice de rémunération ou base de rémunération mensuelle ;

- situation de famille (célibataire, marié, partenaire d’un PACS, concubin, veuf, divorcé, séparé de corps).

2. DROITS DE L’AGENT

Indiquer :

- date d’entrée dans la fonction publique territoriale ou de l’Etat ;

- date de prise de fonctions dans l’ancien poste ;

- date d’installation dans le nouveau poste ;

- commune de l’ancienne résidence administrative ;

- adresse de l’ancien domicile familial ;

- adresse du nouveau domicile familial ;

- date d’effet du changement de domicile familial ;

- référence de la décision génératrice du droit, avec article et paragraphe du décret n° 90-437 du 28 mai 1990 modifié ou du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 dont il est fait application ;

- s’il s’agit d’un rapprochement d’époux, de partenaire d’un PACS ;

- le cas échéant, éléments permettant d’apprécier que la condition de durée de service est remplie ;

- si l’agent est ou n’est pas logé dans un logement meublé fourni par l’administration ;

- le cas échéant, que l’employeur du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin ne prend pas en charge les frais de déménagement de l’agent.

3. AYANTS DROIT

3.1. Conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin

Préciser :

- nom (et nom de jeune fille) ;

- prénom ;

- profession ;

- que les frais de déplacement du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, ainsi que le transport de son mobilier, ne sont pas pris en charge par l’employeur de celui-ci ;

- si les deux conjoints, partenaires de pacte civil de solidarité ou concubins ne sont pas fonctionnaires que les ressources personnelles du conjoint, du partenaire de pacte civil de solidarité ou du concubin n’excèdent pas le traitement minimum de la fonction publique, ou que le total des ressources personnelles du conjoint, du partenaire de pacte civil de solidarité ou du concubin et le traitement brut de l’agent n’excède pas trois fois et demie le traitement minimum mentionné ci-dessus.

3.2. Enfants du couple, de l’agent, du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, enfants recueillis, à charge au sens de la législation sur les prestations familiales, enfants infirmes au sens de l’article 196 du code général des impôts, vivant habituellement sous le toit de l’agent

Préciser :

- nom ;

- prénom ;

- date de naissance ;

- observations éventuelles ;

- le cas échéant, que les frais de transport des enfants et de leur mobilier ne sont pas pris en charge par l’employeur du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin.

3.3. Ascendants de l’agent ou du conjoint vivant habituellement sous le toit de l’agent et non assujettis à l’impôt sur le revenu des personnes physiques

Préciser :

- nom ;

- prénom ;

- observations éventuelles ;

- le cas échéant, que les frais concernant les ascendants ne sont pas pris en charge par l’employeur du conjoint ou partenaire d’un PACS.

4. LIQUIDATION DÉTAILLÉE DES DROITS

4.1. Les frais de transport des personnes

Pour les déplacements dont le remboursement des frais est demandé, préciser :

- le trajet effectué ;

- le mode de transport utilisé ou la nature du véhicule utilisé.

4.1.1. Utilisation de transports publics

Indiquer le prix du titre de transport acquitté.

4.1.2. Utilisation d’un véhicule personnel

a) Utilisation d’un véhicule terrestre à moteur personnel :

Indemnisation réalisée sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux :

Indiquer le prix du mode transport public retenu.

Indemnisation sous forme d’indemnités kilométriques :

En cas d’utilisation du véhicule personnel (voiture) indiquer :

- la puissance fiscale du véhicule ;

- le nombre de kilomètres parcourus depuis le début de l’année civile pour les besoins du service ;

- le nombre de kilomètres réalisés au titre du déplacement dont l’indemnisation est demandée ;

- le ou les taux applicable(s) ;

- le montant des indemnités kilométriques.

b) Utilisation d’un taxi, d’un véhicule de location ou d’un véhicule personnel autre qu’un véhicule terrestre à moteur :

Indiquer le montant de l’indemnisation.

c) Remboursement des frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute :

Indiquer le montant acquitté.

4.1.3. Totalisation des frais de transport des personnes

Préciser :

- le total des droits de l’agent ;

- le montant éventuel des avances consenties ;

- le total des sommes dues à l’agent, après application, s’il y a lieu, de l’abattement de 20 % (art. 10, 12 et 13, deuxième alinéa, du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001).

4.2. Indemnité forfaitaire

pour le transport de mobilier ou de bagages

Préciser :

- poids de bagages (P) ;

- ou volume de mobilier (V) ;

- distance kilométrique entre l’ancienne et la nouvelle résidence ;

- calcul de l’indemnité ;

- montant de l’indemnité ;

- dans le cas de changement de résidence entre la France continentale et la Corse ou entre la France continentale et les îles côtières, montant de l’indemnité complémentaire ;

- total ;

- le montant éventuel des avances consenties ;

- montant à verser à l’agent, après application, s’il y a lieu, de l’abattement de 20 % (art. 10, 12 et 13, deuxième alinéa, du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001).

5. ENGAGEMENTS DE L’AGENT

5.1. Si la famille de l’agent est déjà installée

dans la nouvelle résidence familiale

L’agent certifie qu’il est définitivement réinstallé à son nouveau domicile personnel avec les membres de sa famille pour lesquels il demande la prise en charge des frais de déménagement.

5.2. Si la famille n’est pas installée dans la nouvelle résidence familiale

Ou l’agent demande le bénéfice de l’indemnité forfaitaire pour lui seul.

Ou il demande le bénéfice de l’indemnité forfaitaire pour lui-même et tous les membres de sa famille et, dans ce cas, s’engage à produire à son gestionnaire dans le délai d’un an à compter de la date de son changement de résidence administrative, sous peine de reversement au Trésor des sommes indûment perçues, la preuve que tous les membres de sa famille pris en compte pour le calcul de l’indemnité l’ont effectivement rejoint dans sa nouvelle résidence familiale au cours des neuf mois suivant son installation dans ses nouvelles fonctions.

6. RÉCAPITULATION

Totaliser les sommes dues à l’agent.

7. SIGNATURES À PORTER SUR L’ÉTAT DE FRAIS

7.1. L’agent

Certifie l’exactitude des renseignements portés sur l’état de frais.

Demande le versement de la somme indiquée au point 6.

Date et signe l’état de frais.

7.2. L’autorité territoriale

Certifie l’exactitude de l’ensemble des indications portées sur l’état de frais (situation matrimoniale de l’agent ; caractère d’ayants droit du conjoint, partenaire d’un PACS ou concubin, des enfants, des ascendants...).

Date et signe.

8. OBSERVATIONS

Une mention rappellera à l’attention des agents que les pièces justificatives en leur possession doivent être produites à l’appui de l’état à leur service gestionnaire.

ANNEXE C - ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LES FACTURES OU SUR LES MÉMOIRES

Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n’est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (1) :

1. Le nom ou la raison sociale du créancier ;

2. Le cas échéant, la référence d’inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers ;

3. Le cas échéant, le numéro de SIREN ou de SIRET ;

4. La date d’exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice ;

5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires ;

6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;

7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à cette opération.

(1) L’arrêté en lettres ou en chiffres par l’ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu’une modification a été opérée à la suite d’une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier.

ANNEXE D - ÉNONCIATION DES MENTIONS DEVANT FIGURER SUR LE PROCÈS-VERBAL OU LE CERTIFICAT ADMINISTRATIF POUR LE PAIEMENT D’UN ACOMPTE

Le procès-verbal ou le certificat administratif doit mettre en évidence tous les éléments suivants :

a) Le cas échéant, le montant de l’avance versée ;

Pour chacun des éléments suivants, il fait apparaître le montant des prestations totales réalisées, le détail cumulé des situations antérieures et le détail de l’acompte :

b) Le montant HT en prix de base des travaux effectués ou des prestations réalisées dans le cadre du marché initial et des avenants ;

c) Le cas échéant, l’actualisation/révision des prix (cf. ci-joint état liquidatif établi conformément à l’annexe E) ;

d) Le cas échéant, le montant des primes (1) et, s’il y a lieu, actualisation/révision (cf. annexe E) ;

e) La TVA sur la somme des éléments suivants susmentionnés : b + c + d ;

f) Le montant des travaux effectués ou des prestations réalisées TTC (b + c + d + e) ;

Il fait également apparaître, le cas échéant, les déductions à opérer :

g) La retenue de garantie sur travaux effectués ou prestations réalisées TTC hors variation de prix ;

h) La résorption de l’avance ;

i) Le total à déduire (g + h) ;

j) La somme globale restant due (f - i) ;

k) La somme due au(x) sous-traitant(s) (2) (3) (cf. attestation jointe) ;

l) La somme revenant au titulaire (j - k) (sous réserve d’application des pénalités) ;

m) Les pénalités de retard applicables au titulaire (cf. décompte ci-joint) ;

n) La somme à verser au titulaire (l - m).

(1) Ces postes sont en outre justifiés par des états annexes comportant les éléments de calcul ayant permis d’en fixer le montant.

(2) Seules les sommes dues au sous-traitant ayant droit au paiement direct doivent figurer dans cette rubrique.

(3) Ces postes sont également justifiés, pour les intervenants ayant droit au paiement direct, par des états annexes comportant : 1° La nature des différentes prestations exécutées, leur montant total hors taxe, leur montant TTC ainsi que, le cas échéant, le montant des variations de prix hors taxes et TTC. Les sommes cumulées versées au sous-traitant, hors impact éventuel de la variation de prix, ne doivent pas excéder le montant maximum prévu à l’acte spécial de sous-traitance qui ne prend pas en compte cette même variation de prix. 2° En cas de délégation de paiement au sous-traitant de second rang, l’indication de la somme à verser au sous-traitant de premier rang et de la somme à verser au sous-traitant de second rang, compte tenu de la délégation. Décret PJ V12.doc.

ANNEXE E - ÉNONCIATION DEVANT FIGURER SUR L’ÉTAT LIQUIDATIF DES RÉVISIONS ET/OU DES ACTUALISATIONS DE PRIX (1)

Ce document doit mentionner les éléments suivants :

- la référence du marché, le cas échéant, des avenants et décisions de poursuivre ;

- le mois d’exécution de la prestation faisant l’objet de la révision et/ou de l’actualisation du prix (1) ;

- le montant hors taxes des différentes sommes faisant l’objet de la révision et/ou de l’actualisation de prix (1) ;

- le(s) coefficient(s) de révision accompagné(s) des calculs ayant permis sa (leur) détermination ;

- le taux et le montant de TVA sur actualisations et/ou révisions (1) ;

- le montant TTC de la (des) revalorisation(s).

(1) Un prix peut être soit actualisable, soit révisable.

ANNEXE F - MENTIONS RELATIVES À L’AFFACTURAGE

A. - Mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une subrogation

Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :

« Règlement à l’ordre de (indication de la société de factoring) à lui adresser directement (adresse, numéro de téléphone, numéro du compte courant bancaire ou postal).

Elle le reçoit par subrogation dans le cadre du contrat de factoring.

Elle devra être avisée de toute demande de renseignements ou réclamations. »

B. - Mention concernant l’affacturage dans le cadre d’une cession ou d’un nantissement

Les comptables sont autorisés à régler entre les mains du factor les mandats émis au nom du créancier, lorsque les mémoires, factures, situations de travaux et autres documents comportent les mentions suivantes :

« La créance relative à la présente facture a été cédée à ... (indication du cessionnaire) dans le cadre des articles L313-23 à L313-25 du code monétaire et financier.

Le paiement doit être effectué par chèque, traite, billets, etc., établi à l’ordre de ... (nom de la société d’affacturage ou de son mandataire) et adressé à ... ou par virement au compte n° ... chez ... »

ANNEXE G - CARACTÉRISTIQUES FORMELLES DES MARCHÉS PUBLICS ET DES ACCORDS-CADRES

A. - Mentions nécessaires à un marché public passé selon une procédure adaptée prévue par les articles 28 ou 30 du code des marchés publics, faisant l’objet d’un écrit (1)

1. Identification des parties contractantes.

2. Référence à la délibération (2) autorisant la personne publique à passer le marché.

3. Définition de l’objet du marché.

4. Prix ou modalités de sa détermination.

5. Conditions de règlement.

B. - Caractéristiques formelles d’un marché public passé selon une procédure formalisée prévue par l’article 26 du code des marchés publics

Les pièces constitutives d’un tel marché comportent obligatoirement :

1. L’identification des parties contractantes ;

2. La référence à la délibération (2) autorisant la personne publique à passer le marché ;

3. La définition de l’objet du marché ;

4. La référence à (aux) article(s) du code des marchés publics en application duquel (desquels) le marché est passé ;

5. L’énumération des pièces du marché (3) ;

6. Le prix ou les modalités de sa détermination ;

7. La durée d’exécution du marché ou les dates prévisionnelles de début d’exécution et d’achèvement ;

8. Les conditions de réception, de livraison ou d’admission des prestations ;

9. Les conditions de règlement ;

10. Les conditions de résiliation ;

11. La date de notification du marché ;

12. Le comptable assignataire.

C. - Caractéristiques formelles des accords-cadres passés selon une procédure prévue par l’article 76 du code des marchés publics

Les pièces constitutives d’un accord-cadre comportent obligatoirement :

1. L’identification des parties contractantes ;

2. La référence à la délibération (2) autorisant la personne publique à passer l’accord-cadre ;

3. La définition de l’objet de l’accord-cadre ;

4. La référence à (aux) article(s) du code des marchés publics en application duquel (desquels) l’accord-cadre est passé ;

5. L’énumération des pièces de l’accord-cadre (3) ;

6. Le prix ou les modalités de sa détermination ;

7. La durée d’exécution de l’accord-cadre ou les dates prévisionnelles de début d’exécution et d’achèvement ;

8. Les conditions de résiliation ;

9. La date de notification de l’accord-cadre.

D. - Spécificités des marchés publics passés sur le fondement d’un accord-cadre conformément à l’article 76 du code des marchés publics

Les mentions suivantes figurent dans le marché si elles n’ont pas déjà été indiquées dans l’accord-cadre :

1. Le prix ou les modalités de sa détermination ;

2. Les conditions de réception, de livraison ou d’admission des prestations ;

3. Les conditions de règlement ;

4. Le comptable assignataire.

(1) Les mentions listées au « A » s’appliquent également au cas spécifique des marchés passés sur échange de lettres en situation d’urgence impérieuse quel que soit leur montant.

(2) Cette référence ne concerne pas les établissements publics de santé et les établissements sociaux et médico-sociaux. Pour les collectivités locales et les autres établissements publics locaux, il s’agit soit de la délibération avant engagement de la procédure avec définition de l’étendue des besoins et montant prévisionnel, soit, le cas échéant, de la délibération prise une fois connus l’identité du titulaire et le montant du marché.

(3) Cette énumération, telle qu’elle est présentée, définit un ordre de priorité. Celui-ci prévaut en cas de contradiction dans le contenu des pièces.

ANNEXE H - TABLEAU MENSUEL DE SERVICE

Le tableau mensuel de service mentionne explicitement, pour chaque mois, le détail des périodes de temps de travail de jour et de nuit et d’astreinte à domicile, en précisant à chaque fois le nom et la qualité du praticien qui en est chargé, qu’il soit personnel enseignant et hospitalier, praticien hospitalier, praticien à temps partiel, assistant, praticien contractuel, praticien adjoint contractuel ou attaché.