Coûts de fonctionnement en informatique et remise en concurrence de progiciels

Est il "rentable " de mettre en concurrence des éditeurs de progiciels ?

L'absence de remise en concurrence pour les progiciels

En ce qui concerne les collectivités territoriales, et à leur grande surprise, lorsque l'on analyse les coûts de fonctionnement de leur informatique (notamment en matière de progiciels et leurs prestations associées) une absence de remise en concurrence provoque souvent des dérives budgétaires sachant qu'il ne faut pas oublier d'intégrer les coûts induits lors de cette analyse.

Passée la phase d'acquisition des droits d'usage des logiciels, la prestation de leur maintenance est notamment concernée.

Rappel : Art. 16 du CMP 2006
Sous réserve des dispositions fixant la durée maximale pour les accords-cadres et les marchés à bons de commande, les marchés complémentaires passés en procédure négociée ainsi que les marchés relatifs à des opérations de communication, la durée d’un marché ainsi que, le cas échéant, le nombre de ses reconductions, sont fixés en tenant compte de la nature des prestations et de la nécessité d’une remise en concurrence périodique.

La dépendance des acheteurs en matière de progiciels

En matière de progiciels, par l'intermédiaire de la maintenance, les acheteurs sont évidemment totalement tributaires des éditeurs concernés.

Or, le coût de fonctionnement d'un progiciel, ce n'est pas seulement le coût de sa maintenance mais il faut y intégrer les coûts associés qui prennent parfois une ampleur démesurée.

Par exemple, les seules prestations de maintenance du passage à l'EURO dans les progiciels de gestion financière ont parfois coûté plus cher que le progiciel d'origine !!!

La prise en compte des coûts induits 

Pour évaluer le coût d'un progiciel sur sa durée d'utilisation il ne faut pas oublier de prendre en compte des coûts induits tels que :

-  les "coûts cachés" comme toutes les dispositions non prévues dans le contrat de maintenance telle la maintenance évolutive, qui même si elle est prévue au marché, engendre de manière récurrente des coûts toujours "imprévus" (citons le passage à l'EURO, la mise en place d'Hélios, et toutes les "nouveautés" qui s'accumulent et ne "sont pas comprises dans la maintenance"). Il est particulièrement utile de formaliser soigneusement l'écriture des clauses de maintenance dans les documents de la consultation.

- les prestations inévitablement liées à la prestation de maintenance comme les formations qui y sont attachées.

Est il "rentable " de mettre en concurrence des éditeurs de progiciels ?

La réponse est OUI, et certaines collectivités qui en ont fait l'expérience peuvent en témoigner.

Pour des acheteurs renouvelant systématiquement leurs contrats de maintenance sans remise en concurrence périodique ; il n'est pas rare de constater qu'une mise en concurrence sur une durée de cinq ans, est plus économique en investissement + fonctionnement que la simple "reconduction" des contrats en cours sur cette même durée !!!

Effectivement, pour un coût souvent moindre, l'acheteur bénéficie :

- de progiciels actualisés (exemples : passage en mode "web", changement d'environnement, nouvelles fonctionnalités, ....)

- de nouvelles prestations (exemples : formations, assistance périodique, transfert de compétence, ...)

- d'un contrat plus favorable, sous réserve que l'acheteur en ait soigné sa rédaction.

Remettre les "pendules à l'heure"

Par conséquent il ne faut pas hésiter périodiquement à "remettre les pendules à l'heure". L'administration a tout à y gagner.

Bien entendu, la transition est d'autant plus facile lorsque le titulaire précédent est retenu.  

Voir également

maintenance,

maintenance préventive,

maintenance corrective,

tierce maintenance applicative,

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système informatique,

maintenabilité,

infogérance,

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infogérance sur site,

infogérance d’exploitation,

infogérance d’applications,

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réversibilité ou transférabilité,

GMAO - Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur

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