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EXE2 Bon de commande

Le formulaire EXE2 est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de formaliser une commande de prestations dans le cadre d’un accord-cadre s’exécutant par l’émission de bons de commande.

Le formulaire EXE2 Bon de commande est utilisé pendant l’exécution d’un accord-cadre à bons de commande. Il permet de préciser les prestations commandées, les quantités, les prix, le lieu de livraison ou d’exécution et le délai applicable.

Pour l’entreprise titulaire, le bon de commande est un document opérationnel important. Il déclenche l’exécution des prestations commandées et doit être vérifié dès réception, notamment pour contrôler les quantités, les délais, les prix et la conformité avec les documents du marché.

À quoi sert le formulaire EXE2 ?

Le formulaire EXE2 sert à formaliser une commande passée au titulaire d’un accord-cadre à bons de commande. Les bons de commande permettent à l’acheteur de commander les prestations au fur et à mesure de la survenance de ses besoins.

Le bon de commande ne peut porter que sur des prestations prévues par le marché public. Il ne doit pas servir à commander des prestations étrangères à l’accord-cadre, ni à modifier irrégulièrement son objet, ses prix ou ses conditions d’exécution.

Qu’est-ce qu’un accord-cadre à bons de commande ?

Un accord-cadre à bons de commande permet à l’acheteur d’organiser une seule procédure de mise en concurrence, puis de commander les prestations au fur et à mesure de ses besoins.

Ce mécanisme est utile pour des achats répétitifs, lorsque l’acheteur connaît la nature des prestations attendues mais ne connaît pas toujours à l’avance les quantités exactes ou le rythme des commandes.

Comment le bon de commande est-il notifié ?

Le bon de commande est renseigné, daté et signé par le pouvoir adjudicateur ou l’entité adjudicatrice. Il est ensuite notifié au titulaire du marché public.

Le titulaire date et signe le formulaire EXE2 pour accuser réception du bon de commande. Une copie du bon de commande signé par le titulaire doit être transmise à l’acheteur.

Peut-on négocier ou remettre en concurrence lors de l’émission du bon de commande ?

Non. L’attribution des bons de commande s’effectue sans négociation ni remise en concurrence, même si le marché public a été conclu avec plusieurs opérateurs économiques.

Le bon de commande est un acte d’exécution du marché. Il applique les règles, prix et conditions prévus par l’accord-cadre. Il ne constitue pas une nouvelle procédure de mise en concurrence.

Que faire si le titulaire conteste le bon de commande ?

Lorsque le titulaire estime que les prescriptions du bon de commande appellent des observations, il doit les notifier au signataire du bon de commande dans un délai de quinze jours à compter de la date de réception du bon de commande, sous peine de forclusion.

Le titulaire doit toutefois se conformer aux bons de commande qui lui sont notifiés, que ceux-ci aient ou non fait l’objet d’observations de sa part.

Que se passe-t-il en cas de cotraitance ?

En cas de cotraitance, le bon de commande est adressé au mandataire du groupement. Le mandataire a seul compétence pour formuler des observations à l’acheteur.

L’entreprise membre d’un groupement doit donc vérifier l’organisation interne du groupement et la circulation des bons de commande entre le mandataire et les cotraitants concernés.

Les bons de commande peuvent-ils s’exécuter après la fin de l’accord-cadre ?

L’exécution des bons de commande peut se poursuivre au-delà du terme de l’accord-cadre à bons de commande. Cette prolongation peut notamment permettre d’assurer la continuité d’un approvisionnement pendant l’achèvement de la procédure de passation du marché suivant.

Cette durée d’exécution doit rester raisonnable. Elle s’apprécie selon l’objet et les caractéristiques du marché public et ne devrait pas dépasser le temps nécessaire à la réalisation des prestations attendues.

Quel intérêt pour les collectivités territoriales ?

Pour les collectivités territoriales, les bons de commande constituent des pièces justificatives. Ils doivent être communiqués au comptable.

L’acheteur doit donc veiller à la précision du bon de commande, à la cohérence des montants et à la conservation des pièces justificatives nécessaires au paiement.

Comment remplir le formulaire EXE2 ?

Le formulaire EXE2 doit être renseigné de manière précise. Il identifie l’acheteur, le titulaire, le marché concerné, les prestations commandées, la signature de l’acheteur et l’accusé de réception par le titulaire.

La rubrique A reprend l’identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice figurant dans les documents constitutifs du marché public.

La rubrique B identifie le titulaire du marché à bons de commande. En cas de groupement d’entreprises, le mandataire du groupement doit également être identifié.

La rubrique C reprend l’objet de l’accord-cadre. En cas d’allotissement, il faut préciser l’intitulé de la consultation et l’objet du lot concerné. Si le bon de commande est utilisé dans le cadre d’un marché subséquent, il faut rappeler l’objet de l’accord-cadre et, le cas échéant, ses références.

La rubrique D détaille les prestations commandées. Elle mentionne l’adresse de livraison ou d’exécution, le délai de livraison ou d’exécution, les quantités attendues, le taux de TVA, les prix unitaires et les montants hors taxes et toutes taxes comprises.

Que contient le formulaire EXE2 ?

Le formulaire EXE2 comprend les rubriques suivantes.

• A - Identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice ;
• B - Identification du titulaire du marché public ;
• C - Objet du marché public ;
• D - Prestations commandées ;
• E - Signature du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice ;
• F - Accusé de réception du bon de commande par le titulaire du marché public.

Quels points vérifier pour l’entreprise titulaire ?

L’entreprise titulaire doit vérifier le bon de commande dès sa réception. Cette vérification doit porter sur le marché concerné, le contenu de la commande, les quantités, les prix, les délais et le lieu de livraison ou d’exécution.

• identifier le numéro du bon de commande et la référence du marché ;
• vérifier que les prestations commandées sont prévues par l’accord-cadre ;
• contrôler les quantités, les prix unitaires et le montant total ;
• vérifier l’adresse de livraison ou d’exécution ;
• contrôler le délai de livraison ou d’exécution ;
• formuler les observations nécessaires dans le délai de quinze jours ;
• renvoyer à l’acheteur une copie datée et signée ;
• conserver la preuve de réception et les échanges avec l’acheteur.

Si le bon de commande porte sur une prestation non prévue par l’accord-cadre, comporte une incohérence de prix ou impose un délai manifestement incompatible avec le marché, l’entreprise doit formuler ses observations par écrit sans attendre.

Quels points vérifier pour l’acheteur ?

L’acheteur doit s’assurer que le bon de commande reste strictement dans le cadre de l’accord-cadre. Il doit veiller à commander uniquement des prestations prévues par le marché et à appliquer les prix contractuels.

• attribuer un numéro d’ordre à chaque bon de commande ;
• rappeler la référence du marché public ;
• identifier précisément le titulaire ou le mandataire du groupement ;
• reprendre l’objet du marché et, en cas d’allotissement, le lot concerné ;
• décrire les prestations commandées avec leur quantité, leur prix et leur délai ;
• indiquer l’adresse de livraison ou d’exécution ;
• signer et dater le bon de commande ;
• notifier le bon de commande au titulaire ;
• conserver l’accusé de réception signé par le titulaire ;
• transmettre les pièces justificatives nécessaires au comptable lorsque l’acheteur est une collectivité territoriale.

Formulaire et notice explicative

Formulaire EXE2 Bon de commande

Notice explicative du formulaire EXE2

Formulaires utiles aux entreprises

Les entreprises qui répondent à un marché public utilisent principalement les formulaires de candidature, d’attribution ou de sous-traitance. Les formulaires EXE concernent l’exécution du marché, après son attribution.

Au stade de la candidature

• DC1 Lettre de candidature et désignation du mandataire par ses cotraitants ;
• DC2 Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement.

Au stade de l’attribution

• ATTRI1 Acte d’engagement. Ce formulaire a remplacé l’ancien DC3.

Avant la signature ou la notification du marché

• NOTI1 Information au candidat retenu.

Avant l’attribution du marché

• NOTI2 État annuel des certificats reçus (cité à titre historique). Ce formulaire ne doit pas être présenté comme un formulaire actuel.

Pendant la passation ou l’exécution du marché

• DC4 Déclaration de sous-traitance ou acte spécial.

Voir également

Marchés à bons de commande

Que faut-il retenir ?

Le formulaire EXE2 Bon de commande est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de commander des prestations dans le cadre d’un accord-cadre à bons de commande. Le bon de commande précise les quantités, les prix, le lieu et le délai d’exécution. Le titulaire doit l’accuser réception, l’exécuter et, si nécessaire, formuler ses observations dans un délai de quinze jours à compter de sa réception.