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EXE13 Décompte des pénalités de retard

Le formulaire EXE13 est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de constater un retard dans l’exécution des prestations, de calculer les pénalités correspondantes et de notifier au titulaire du marché public le montant des pénalités de retard.

Le formulaire EXE13 Décompte des pénalités de retard peut être utilisé pendant l’exécution de tout marché public. Il est renseigné, daté et signé par le représentant du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice, puis notifié au titulaire du marché et transmis, le cas échéant, au comptable public concerné.

Pour l’entreprise titulaire, ce document doit être vérifié immédiatement. Il faut contrôler le retard retenu, les dates utilisées, les jours éventuellement déduits, la clause contractuelle appliquée et la formule de calcul des pénalités.

À quoi sert le formulaire EXE13 ?

Le formulaire EXE13 sert à formaliser le décompte des pénalités de retard dues par le titulaire d’un marché public.

Il permet à l’acheteur de préciser les prestations concernées, la date contractuelle d’exécution, la date réelle d’exécution, le nombre de jours de retard, les éventuelles prolongations ou sursis de livraison, puis le montant des pénalités appliquées.

Le formulaire peut aussi être utilisé par les collectivités territoriales et les établissements publics locaux comme état liquidatif des pénalités de retard encourues par le titulaire, notamment lorsque ces pénalités sont déduites par l’ordonnateur sur les paiements.

Les pénalités de retard nécessitent-elles une mise en demeure ?

En principe, lorsque le CCAG applicable le prévoit, les pénalités de retard commencent à courir sans mise en demeure, le lendemain du jour où le délai contractuel d’exécution des prestations est expiré.

Il faut toutefois vérifier les documents contractuels du marché. Le CCAP peut prévoir des règles particulières, des délais partiels, des dates limites, des modalités propres de calcul ou des cas de prolongation du délai d’exécution.

Quels documents faut-il vérifier avant d’appliquer des pénalités ?

L’acheteur doit vérifier les clauses contractuelles applicables avant d’établir le décompte. Le formulaire EXE13 prévoit une rubrique spécifique pour identifier les clauses mises en œuvre.

• l’acte d’engagement ou le document équivalent ;
• le CCAP ;
• le CCTP lorsque les délais d’exécution y figurent ;
• le CCAG applicable au marché ;
• les bons de commande ou ordres de service ;
• les décisions de prolongation de délai ou de sursis de livraison ;
• les échanges établissant la date réelle de livraison ou d’exécution.

Comment calculer le retard ?

Le retard est calculé en comparant la date réelle de livraison ou d’exécution avec la date contractuelle de livraison ou d’exécution.

Le nombre de jours de retard doit ensuite être corrigé pour tenir compte des jours à déduire, notamment lorsqu’une prolongation de délai ou un sursis de livraison a été accordé par l’acheteur.

Le formulaire EXE13 distingue donc le nombre de jours de retard brut et le nombre de jours servant effectivement au calcul de la pénalité.

Quelle formule appliquer pour les pénalités de retard ?

La formule applicable dépend des documents contractuels et du CCAG applicable au marché. L’acheteur doit reprendre la formule de pénalisation prévue par le marché.

Lorsque les CCAG de 2009 visés par la notice EXE13 sont applicables, les formules de référence sont notamment les suivantes.

• Marchés de fournitures courantes et de services : P = V x R / 1 000 ;
• Marchés de travaux : P = V x R / 3 000 ;
• Marchés de techniques de l’information et de la communication : P = V x R / 1 000 ;
• Marchés de prestations intellectuelles : P = V x R / 3 000 ;
• Marchés industriels : P = V x R / 3 000.

Dans ces formules, P correspond au montant de la pénalité, V à la valeur des prestations sur laquelle la pénalité est calculée, et R au nombre de jours de retard.

Quelle valeur retenir pour calculer les pénalités ?

La valeur V correspond, selon les indications de la notice, au montant en prix de base, hors variations de prix et hors du champ d’application de la TVA, de la partie des prestations en retard.

Si le retard d’exécution d’une partie des prestations rend l’ensemble inutilisable, la valeur retenue peut être celle de l’ensemble des prestations.

Les pénalités ne sont pas elles-mêmes assujetties à la TVA. Elles sont déduites du montant du marché dans les conditions prévues par les documents contractuels.

Existe-t-il des seuils d’exonération ?

La notice EXE13 rappelle les seuils d’exonération prévus par certains CCAG de 2009. Pour les marchés de fournitures courantes et de services et pour les marchés de techniques de l’information et de la communication, le titulaire est exonéré des pénalités dont le montant total ne dépasse pas 300 euros hors taxes pour l’ensemble du marché.

Pour les marchés de prestations intellectuelles et pour les marchés industriels, la notice indique un seuil de 1 000 euros hors taxes pour l’ensemble du marché.

Ces montants doivent être vérifiés au regard du CCAG effectivement applicable au marché et des clauses particulières du CCAP. Les marchés conclus sous les CCAG 2021 ou sous des clauses particulières peuvent prévoir un régime différent.

Que se passe-t-il en cas de retard partiel dans un marché de travaux ?

Dans les marchés de travaux, des pénalités peuvent être prévues pour le retard dans l’exécution de certains ouvrages, parties d’ouvrages ou ensembles de prestations faisant l’objet de délais partiels ou de dates limites.

Lorsque des pénalités provisoires ont été appliquées pour un retard sur un délai partiel, elles peuvent être remboursées si le délai global est respecté, à condition que le retard partiel n’ait pas eu d’impact sur les autres travaux de l’ouvrage.

Comment remplir le formulaire EXE13 ?

Le formulaire EXE13 doit être renseigné avec précision. Il identifie l’acheteur, le titulaire, le marché concerné, les clauses contractuelles appliquées, le calcul du retard, la formule de pénalité et le montant retenu.

La référence du marché public doit être rappelée en bas de chaque page du décompte.

La rubrique A reprend l’identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice figurant dans les documents constitutifs du marché public.

La rubrique B identifie le titulaire du marché public. En cas de groupement d’entreprises, le mandataire du groupement doit également être identifié.

La rubrique C reprend l’objet du marché public. Elle indique également la date de notification du marché, sa durée d’exécution, le taux de TVA, le montant hors taxes et le montant toutes taxes comprises.

La rubrique D précise les clauses contractuelles mises en œuvre pour le décompte des pénalités de retard. Il faut indiquer les articles du CCAG, du CCAP ou des autres documents contractuels sur lesquels l’acheteur fonde sa décision.

La rubrique E détaille le calcul du retard dans l’exécution des prestations. Elle mentionne la prestation concernée, la date réelle de livraison ou d’exécution, la date contractuelle, le nombre de jours de retard, les jours à déduire et le nombre de jours servant au calcul de la pénalité.

La rubrique F indique les modalités de calcul des pénalités. L’acheteur y transcrit la formule de pénalisation utilisée et le montant hors taxes servant de base au calcul.

La rubrique G décrit le calcul concret des pénalités de retard et mentionne le montant arrêté, en chiffres et en lettres.

La rubrique H contient la signature du représentant du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice.

Que contient le formulaire EXE13 ?

Le formulaire EXE13 comprend les rubriques suivantes.

• A - Identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice ;
• B - Identification du titulaire du marché public ;
• C - Objet du marché public ;
• D - Clauses contractuelles mises en œuvre ;
• E - Calcul du retard dans l’exécution des prestations ;
• F - Modalités de calcul des pénalités ;
• G - Calcul des pénalités de retard ;
• H - Signature du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice.

Quels points vérifier pour l’entreprise titulaire ?

L’entreprise titulaire doit vérifier le formulaire EXE13 dès sa notification, car il peut entraîner une déduction sur les paiements dus au titre du marché.

• vérifier les prestations concernées par le retard ;
• contrôler la date contractuelle de livraison ou d’exécution ;
• contrôler la date réelle retenue par l’acheteur ;
• vérifier les jours de retard décomptés ;
• vérifier les jours déduits au titre d’une prolongation ou d’un sursis ;
• contrôler la clause contractuelle appliquée ;
• vérifier la formule de calcul utilisée ;
• contrôler la valeur des prestations servant de base au calcul ;
• vérifier le montant final arrêté en chiffres et en lettres ;
• conserver les preuves de livraison, ordres de service, bons de commande, courriers de prolongation et échanges avec l’acheteur.

Si le retard n’est pas imputable au titulaire, si une prolongation de délai a été accordée ou si le calcul est contestable, l’entreprise doit formuler ses observations par écrit et produire les justificatifs utiles.

Quels points vérifier pour l’acheteur ?

L’acheteur doit établir un décompte clair, justifié et conforme aux documents contractuels. Il doit pouvoir démontrer le retard, son imputabilité et le calcul effectué.

• identifier précisément les prestations concernées ;
• vérifier les dates contractuelles et les dates réelles d’exécution ;
• tenir compte des prolongations de délai ou sursis de livraison accordés ;
• viser les clauses contractuelles applicables ;
• appliquer la formule de pénalité prévue par le marché ;
• vérifier les seuils d’exonération éventuellement applicables ;
• calculer le montant des pénalités en chiffres et en lettres ;
• notifier le décompte au titulaire ;
• transmettre le décompte au comptable public concerné lorsque cela est nécessaire ;
• conserver les pièces justificatives du retard et de la notification.

Formulaire et notice explicative

Formulaire EXE13 Décompte des pénalités de retard

Notice explicative du formulaire EXE13

Textes utiles

Article D1617-19 du Code général des collectivités territoriales - Pièces justificatives exigibles par les comptables publics des collectivités territoriales.

Références historiques

L’ancien formulaire EXE6 relatif au décompte des pénalités de retard est conservé à titre documentaire. Pour les marchés actuels, il convient d’utiliser le formulaire EXE13 proposé par la DAJ.

Ancien formulaire EXE6 Décompte des pénalités de retard

Formulaires utiles aux entreprises

Les entreprises qui répondent à un marché public utilisent principalement les formulaires de candidature, d’attribution ou de sous-traitance. Les formulaires EXE concernent l’exécution du marché, après son attribution.

Au stade de la candidature

• DC1 Lettre de candidature et désignation du mandataire par ses cotraitants ;
• DC2 Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement.

Au stade de l’attribution

• ATTRI1 Acte d’engagement. Ce formulaire a remplacé l’ancien DC3.

Avant la signature ou la notification du marché

• NOTI1 Information au candidat retenu.

Avant l’attribution du marché

• NOTI2 État annuel des certificats reçus (cité à titre historique). Ce formulaire ne doit pas être présenté comme un formulaire actuel.

Pendant la passation ou l’exécution du marché

• DC4 Déclaration de sous-traitance ou acte spécial.

Que faut-il retenir ?

Le formulaire EXE13 Décompte des pénalités de retard est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de constater un retard, de calculer les pénalités correspondantes et d’en notifier le montant au titulaire du marché. Le calcul doit toujours être fondé sur les clauses contractuelles applicables, les dates réelles et contractuelles d’exécution, les éventuelles prolongations ou sursis accordés et la formule de pénalité prévue par le marché.