Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics - NOR: ECEM0928770C (extrait)

14. Comment choisir l’offre économiquement la plus avantageuse ?

Avant tout appel à la concurrence, l’acheteur devra se situer dans les conditions économiques et qualitatives les plus favorables. Il devra, en particulier :

- définir au mieux son besoin, affiner sa connaissance du secteur d’activité, éviter d’alourdir inutilement le coût des procédures et les frais de dossier, par des exigences injustifiées, afin de susciter une mise en concurrence optimale ;

- connaître et adapter sa procédure aux mécanismes de formation des prix, en choisissant le bon moment et en sélectionnant la forme de prix (ferme, actualisable, révisable) lui garantissant la meilleure économie de ses achats pendant toute la durée du marché.

Il est recommandé de sélectionner les offres par l’application de plusieurs critères. Le critère du « mieux-disant » est préférable à celui du « moins-disant ». Le « critère prix » n’est, en effet, qu’un critère parmi l’ensemble des critères de choix possibles indiqués à l’article 53.

L’offre économiquement la plus avantageuse n’est pas assimilable au prix le plus bas, ce qui bien entendu ne doit pas conduire l’acheteur à minorer l’importance du critère prix dans l’analyse des offres. L’acheteur doit également être en mesure d’apprécier la performance globale du marché et porter une attention particulière à la qualité des prestations fournies, ainsi qu’au respect, tant par les fournisseurs que par les utilisateurs, des modalités d’exécution du marché.

Quel que soit le montant du marché, les acheteurs doivent veiller à détecter les offres anormalement basses. Une offre peut être qualifiée d’anormalement basse, si son prix ne correspond pas à une réalité économique. Toutefois, et quel que soit le montant du marché, l’acheteur ne peut rejeter des offres, dont le prix semble anormalement bas, sans avoir demandé, par écrit, des précisions sur la composition de l’offre et sans avoir vérifié cette composition, en tenant compte des justifications fournies. Le rejet de l’offre, au motif qu’elle est anormalement basse doit, dans tous les cas, être motivé. Seule une vraie connaissance du marché permet de se prémunir contre ce risque. Retenir une offre anormalement basse ne présente en soi aucun risque juridique. Le risque pèse surtout sur les deniers publics, il a trait à la possible défaillance du titulaire ainsi retenu et aux coûteux avenants, auxquels l’acheteur devra consentir pour rendre possible l’exécution des prestations.

Pour les seuls marchés de fournitures passés selon une procédure formalisée, l’acheteur peut recourir au mécanisme d’enchères électroniques inversées. Il opère alors la sélection de l’offre économiquement la plus avantageuse, par l’intermédiaire d’un système automatique de classement des offres construit sur le critère du prix le plus bas et des critères illustrant des éléments obligatoirement quantifiables de ses besoins.

14.1. Quels sont les critères du choix de l’offre économiquement la plus avantageuse ?

Les offres doivent répondre aux besoins définis par le pouvoir adjudicateur, que le cahier des charges matérialise. En effet, l’offre doit être l’exacte réponse aux besoins, tels qu’ils sont exprimés dans le cahier des charges ou dans les documents de la consultation.

L’acheteur, pour choisir la meilleure offre, ne peut se fonder seulement sur la renommée de l’entreprise ou sur le souvenir d’une expérience passée pour tel marché exécuté antérieurement. Il doit clairement distinguer, d’une part, les critères de sélection des candidatures qui permettent d’évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières des candidats et, d’autre part, les critères d’attribution qui permettent ensuite de choisir les offres.

14.1.1. Comment choisir les critères de sélection des offres (art. 53) ?

L’acheteur public peut librement choisir les critères de sélection des offres, pourvu que ces critères ne soient pas discriminatoires et restent liés à l’objet du marché :

- il est possible de ne choisir qu’un seul critère, compte tenu de l’objet du marché. Ce critère est alors obligatoirement le prix. On prendra garde cependant, dans le cas d’un marché complexe, au fait que ne retenir que le seul critère du prix peut être contraire aux dispositions de l’article 53 du code (Conseil d’Etat, 6 avril 2007, département de l’Isère, n° 298584) ;

- il est possible de choisir plusieurs critères. Le prix n’est alors pas un critère obligatoire si les critères retenus permettent de choisir l’offre économiquement la plus avantageuse, eu égard à l’objet du marché (Conseil d’Etat, 28 avril 2008, commune de Toulouse, n° 280197).

Dans certains cas, le prix peut, en effet, résulter de l’application d’un barème fixé par l’administration (par ex : prestations de fouilles archéologiques). Dans d’autres cas, qui sont toutefois exceptionnels, le prix peut être indiqué par le pouvoir adjudicateur dans le cahier des charges, lorsque le prix public de la prestation est bien connu de l’administration et que celle-ci veut imposer aux prestataires un prix plus bas, qui ne serait pas nécessairement obtenu par l’application combinée de l’ensemble des critères annoncés dans le dossier de la consultation. La mise en concurrence se fait alors sur d’autres critères qualitatifs ou de délais. Mais le risque de cette démarche est celui de la fixation d’un prix trop bas pour susciter des candidatures ou des offres ou susceptible de constituer une entrave à la concurrence (éviction des petits au profit des gros).

Mais le plus souvent, le prix fait partie des critères annoncés par l’acheteur public, sans toutefois qu’il figure nécessairement en première place de ces critères. Dans le cas de prestations complexes ou techniquement difficiles à réaliser, la pondération appliquée au prix peut être inférieure à celle donnée à d’autres critères techniques destinés à déterminer la fiabilité ou la performance des offres. Il existe d’autres hypothèses où c’est la nature même des prestations, qui conduit à donner au critère prix une pondération moins forte que celle appliquée aux autres critères. Il peut en être ainsi, par exemple, pour des prestations sensibles comme le transport de produits sanguins ou de produits issus de prélèvements en vue de transplantation, où les critères de sécurité et de rapidité du transport peuvent être privilégiés par rapport au critère du prix.

En application des dispositions des articles 52 et 53 du code des marchés publics, la vérification de la capacité des candidats à livrer ou exécuter les produits ou les prestations objets du marché puis, l’attribution du marché sont deux opérations différentes. Les offres ne peuvent donc être jugées sur des critères qui relèvent de l’appréciation des capacités des candidats.

Les critères de choix des offres doivent être la traduction du besoin de l’acheteur et permettre le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse. La recherche de l’offre économiquement la plus avantageuse est, en effet, une obligation pour l’acheteur public fondée :

- soit sur une comparaison des offres, au vu de critères de choix définis en fonction de l’objet du marché librement pondérés, par l’acheteur. Ces critères doivent permettre de comparer les offres qui répondent, au mieux, aux exigences de l’acheteur. De nombreux autres critères peuvent paraître justifiés : le coût global, le délai de livraison, la garantie, la qualité technique, le prix... ;

- soit sur une comparaison des prix demandés aux différents candidats, pour retenir l’offre dont le montant est le moins élevé. Malgré le fait qu’il constitue souvent une justification peu contestable des choix, la prise en compte du prix ne doit pas aboutir à exclure du jeu les autres critères. L’acheteur ne peut se fonder sur ce seul critère, que si l’objet de son marché le justifie, pour des achats de fournitures courantes, par exemple.

La liste des critères énumérés à l’article 53 ne présente pas un caractère exhaustif. D’autres critères peuvent être pris en compte, mais leur choix doit se justifier par l’objet du marché ou ses conditions d’exécution.

Le critère peut ne pas présenter de caractère purement économique. Il peut être, par exemple, environnemental (Cour de justice des Communautés européennes, 20 sept. 1988, Gebroeders Beentjes, aff. 31/87, Rec. 1988, p. 4635). Il peut également s’agir d’un critère esthétique (Conseil d’Etat, 28 avril 2008, commune de Toulouse, n° 280197, Conseil d’Etat, 5 novembre 2008, commune de Saint-Nazaire, n° 310484).

Les critères doivent être toujours objectifs et opérationnels. Ils ne peuvent jamais être discriminatoires, de manière à ce que la décision du choix d’attribution ne révèle aucune part d’arbitraire ni de pouvoir discrétionnaire. Le juge administratif censure les critères aboutissant à un choix arbitraire ou subjectif (Conseil d’Etat, 28 avr. 2006, Commune de Toulouse, précité).

Le dispositif de sélection des offres mis en place par l’acheteur doit permettre aux candidats de savoir quelles sont les qualités qui seront appréciées, quel est le poids respectif de chacune d’entre elles et, d’une manière générale, l’ensemble des éléments qui seront utilisés pour juger l’offre et qui, s’ils étaient connus, auraient pu influencer la préparation de leur offre.

Les règles du jeu applicables doivent être connues à l’avance par les soumissionnaires. Il apparait également préférable de préciser celles des exigences qui auront une prépondérance sur les autres.

Afin de permettre aux candidats d’être « raisonnablement informés » et d’interpréter les critères d’attribution de la même manière, le caractère assez subjectif de certains critères tels que « la valeur technique de l’offre » ou son « caractère esthétique », impose à l’acheteur public de définir, avec précision, ce qu’il entend par ce critère en ayant recours à des sous-critères. Ces sous-critères doivent alors également être objectifs, opérationnels et non discriminatoires.

Pour pouvoir faire une offre répondant aux attentes de l’acheteur, les candidats doivent ainsi pouvoir avoir connaissance :

- des caractéristiques techniques ou économiques qui procurent un avantage à l’acheteur, qui sont énoncées sous forme de critères et sous-critères ;

- le poids de ces critères et sous-critères ;

- les informations précises à fournir par les candidats pour chacun des critères et sous-critères.

Le pouvoir adjudicateur n’est pas tenu de mentionner les méthodes de notation dans l’avis de publicité ou le règlement de la consultation. Cependant, le choix de la méthode étant déterminant sur le résultat obtenu, il doit respecter les principes fondamentaux de la commande publique et pouvoir en justifier devant le juge. Dans un souci de bonne administration et afin d’éviter d’éventuelles contestations, il est recommandé d’assurer la plus grande transparence des méthodes de notation.

S’ils doivent prendre en compte le prix de la prestation ou de la fourniture, il est tout aussi nécessaire pour les acheteurs de ne pas négliger les coûts induits par l’opération d’achat, soit du fait de l’accroissement des charges d’entretien ou d’exploitation pour le pouvoir adjudicateur, soit en terme d’économies résultant d’avancées technologiques ou d’innovation. Ainsi, un investissement dans des équipements conçus avec le souci de la maîtrise d’énergie ou utilisant une énergie renouvelable, s’il coûte plus cher à l’achat, est susceptible de se révéler à l’usage plus rentable qu’un équipement standard.

Les acheteurs devront, en particulier, veiller à ce qu’un achat effectué par souci d’économie ne se révèle pas à l’usage plus coûteux. C’est pourquoi le coût global d’utilisation ou la rentabilité devraient le cas échéant figurer parmi les critères de choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.

L’acheteur ne peut pas modifier les critères de sélection des offres après le dépôt par les candidats de leurs offres (Conseil d’Etat 1er avril 2009, Société des autoroutes du sud de la France, n° 315586). Il ne peut pas non plus modifier unilatéralement les offres des candidats (TA Limoges, 20 novembre 2008, SARL Agriate conseil, n° 0700452).

14.1.2. Comment utiliser les critères de sélection des offres ?

Il existe deux modalités de classement des critères : la hiérarchisation et la pondération.

- la hiérarchisation classe les critères par ordre décroissant d’importance et les analyse indépendamment les uns des autres ;

- la pondération affecte chacun des critères d’un coefficient chiffré. L’offre économiquement la plus avantageuse est alors évaluée globalement, au regard de l’ensemble des critères qui la constituent. L’analyse des offres s’en trouve de fait affinée, favorisant le choix de l’offre la « mieux disante ». Les modalités de la pondération relève de la liberté de l’acheteur.

Le principe est que les critères de sélection des offres doivent être pondérés, à l’exclusion des concours et des marchés passés selon une procédure adaptée. Le recours à la hiérarchisation n’est possible que si la pondération est impossible, du fait de la complexité du marché. Le pouvoir adjudicateur doit être en mesure de prouver cette impossibilité (Conseil d’Etat, 7 oct. 2005, Communauté urbaine Marseille-Provence Métropole, n° 276867). Dans la pratique, dès lors que chaque critère peut être affecté d’un coefficient, exprimé le cas échéant par une fourchette, une telle démonstration est très difficile (Conseil d’Etat, 5 avr. 2006, Ministre de la défense, n° 288441).

Au demeurant, la pondération des critères est d’un usage plus pratique que la hiérarchisation, car elle facilite le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse et garantit plus sûrement le respect de l’égalité des candidats. Elle permet à chaque entreprise de connaître avec précision l’appréciation qui sera faite sur chaque élément de son offre.

Son usage est donc recommandé, même dans les cas où elle n’est pas obligatoire, par exemple pour les marchés passés selon une procédure adaptée. Dans le cadre de ces procédures en effet, les principes fondamentaux de la commande publique impliquent l’information appropriée des candidats sur les critères d’attribution d’un marché public, dès l’engagement de la procédure d’attribution du marché, dans l’avis d’appel public à concurrence s’il existe, dans les documents de la consultation. Cette information appropriée doit également porter sur les conditions de mise en œuvre de ces critères. Il appartient aussi, en conséquence, au pouvoir adjudicateur d’indiquer les critères d’attribution du marché et les conditions de leur mise en œuvre, selon les modalités appropriées à l’objet, aux caractéristiques et au montant du marché concerné (76).

(76) CE, Section, 30 janvier 2009, Agence nationale pour l’emploi, n° 290236.

Il n’est pas possible de déclarer une offre inacceptable, pour le seul motif de son prix, alors qu’elle serait lors du classement final, après pondération, mieux classée que les offres concurrentes. Si l’offre la mieux classée excède le budget dont dispose le pouvoir adjudicateur, la procédure doit être déclarée sans suite et recommencée. Une telle situation doit être évitée, en affectant une pondération adéquate au critère du prix, qu’il ne faut pas sous-valoriser si le pouvoir adjudicateur entend s’en tenir à un budget limité.

14.2. Comment intégrer des préoccupations de développement durable dans l’achat public ?

Par ses articles 5, 6, 14, 45, 50 et 53, le code permet au pouvoir adjudicateur de prendre en compte des exigences environnementales, économiques et sociales lors de l’achat public dans le respect des principes généraux de la commande publique.

L’article 5 relatif à la définition des besoins impose au pouvoir adjudicateur de tenir compte de préoccupations de développement durable. Celui-ci peut être défini comme un développement, qui répond aux besoins du présent, sans compromettre la capacité des générations futures à répondre aux leurs. Le pouvoir adjudicateur doit s’interroger sur les possibilités d’intégrer des exigences en termes d’environnement, de conditions de travail et de coût global de l’achat.

14.2.1. Les préoccupations environnementales

Les préoccupations environnementales pourront également être intégrées dans le processus d’achat à différentes étapes.

- au moment de la définition et de l’expression des besoins, l’article 6 relatif aux spécifications techniques permet de définir dans les documents de la consultation des exigences en matière environnementale. Le pouvoir adjudicateur pourra se référer aux écolabels attribués par des organismes indépendants. Les écolabels sont des déclarations de conformité des prestations labellisées à des critères préétablis d’usage et de qualité écologique, qui tiennent compte du cycle de vie et des impacts environnementaux des produits et qui sont établis par les pouvoirs publics en concertation avec les parties intéressées, tels que les distributeurs et industriels, les associations de consommateurs et de protection de l’environnement.

- au moment de la présentation des candidatures, l’article 45 autorise les acheteurs publics à examiner le savoir-faire des candidats, en matière de protection de l’environnement au travers de l’appréciation de leurs capacités techniques.

- au moment de la présentation des offres, l’article 53 permet aux acheteurs publics de prendre en compte un ou plusieurs critères environnementaux, alors même qu’il ne s’agit pas de critères purement économiques (Cour de justice des Communautés européennes, 17 sept. 2002, Concordia Bus Finland Oy Ab, aff C-513/99). Un critère dénué de caractère économique peut être de nature à déterminer la valeur de l’offre pour l’acheteur public, par exemple, pour les marchés dans lesquels la collectivité publique ne verse pas une somme donnée à son cocontractant. Tel est le cas, par exemple, des contrats de mobiliers urbains, pour lesquels le juge a admis l’utilisation d’un critère esthétique (Conseil d’Etat, 5 avr. 2006, Commune de Toulouse, précité).

Ce critère devra toujours être lié à l’objet du marché, expressément mentionné dans l’avis de publicité ou les documents de la consultation, et respecter les principes posés par l’article 1er du code. Comme pour les autres critères, ce critère ne devra pas être formulé de manière à donner un pouvoir discrétionnaire à l’acheteur public, lors du choix de la meilleure offre.

La possibilité de présenter des variantes (art. 50) peut être un moyen efficace d’intégrer la protection de l’environnement au stade des spécifications techniques, sans que le pouvoir adjudicateur ait nécessairement à spécifier de manière précise ses exigences en la matière. Ainsi, le pouvoir adjudicateur peut préciser qu’il est disposé à accueillir des offres répondant à certaines variantes plus écologiques, par exemple sur la teneur en substances dangereuses.

- concernant l’exécution du marché, l’article 14 permet aux acheteurs d’imposer dans le cahier des charges des conditions d’exécution environnementales. Ces conditions ne doivent pas avoir d’effet discriminatoire. A titre d’exemple de conditions d’exécution envisageables, on citera : livraison/emballage en vrac plutôt qu’en petit conditionnement, récupération ou réutilisation des emballages, livraisons des marchandises dans des conteneurs réutilisables, collecte et recyclage des déchets produits, produits bio, solutions informatiques de bureau labellisées Energy Star ou équivalent, papier recyclé.

Ces outils permettent aux acheteurs publics de fixer eux-mêmes le niveau d’exigence environnementale qu’ils souhaitent voir atteint dans l’exécution de leurs marchés. Ils couvrent l’ensemble du champ de l’achat public sans restriction de montant ou d’objet.

Une démarche d’achat respectueuse des aspects environnementaux du développement durable peut être obligatoire. Ainsi, la directive du Parlement européen et du Conseil concernant l’indication, par voie d’étiquetage et d’informations uniformes relatives aux produits, de la consommation en énergie et en autres ressources des produits liés à l’énergie oblige les acheteurs publics à tenir compte, au-dessus des seuils des procédures formalisées, de la performance énergétique des produits qu’ils acquièrent.

Pour de plus amples informations, il est possible de se reporter au guide publié par la Commission européenne, « Acheter vert : un manuel sur les marchés publics écologiques » (77), ainsi qu’à sa communication interprétative relative à des marchés publics pour un environnement meilleur (78).

(77) http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/buying_green_handbook_fr.pdf.

(78) COM (2008) 400/2 ; http://ec.europa.eu/environment/gpp/pdf/com_2008_400fr.pdf.

14.2.2. Les préoccupations sociales

En matière sociale, le pouvoir adjudicateur a intérêt à utiliser principalement la condition d’exécution de l’article 14, qui lui permet, par exemple, de faire effectuer la prestation en intégrant des heures de travail d’insertion ou toute autre considération sociale : recommandations fondamentales de l’Organisation internationale du travail, promotion de la diversité et de l’égalité des chances,... (79) (80).

(79) Voir à ce sujet le guide de l’Observatoire économique de l’achat public, « Commande publique et accès à l’emploi des personnes qui en sont éloignées », mis en ligne sur le site du ministère de l’économie (http://www.minefe.gouv.fr).

(80) Voir le rapport sur la diversité et l’égalité des chances remis le 7 mai 2009 remis par Yazid Sabeg, Commissaire à la diversité et à l’égalité des chances, au Président de la République.

Le pouvoir adjudicateur indique, dans l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de la consultation, l’exigence d’une clause d’exécution, détaillée dans le cahier des charges.

L’intégration de clauses sociales, notamment celles destinées à promouvoir la diversité, peut répondre à l’un au moins des objectifs suivants :

- l’insertion des personnes éloignées de l’emploi notamment par l’affectation, dans une proportion raisonnable, d’un certain nombre d’heures travaillées à des publics déterminés en situation de précarité ou d’exclusion (heures de travail d’insertion) : chômeurs notamment de longue durée, bénéficiaires de minima sociaux, jeunes ayant un faible niveau de qualification ou, travailleurs handicapés au-delà des exigences légales nationales ;

- la mise en œuvre d’actions de formation à destination de ces publics ;

- la promotion du commerce équitable.

Par exemple, le pouvoir adjudicateur peut insérer dans son marché une clause prévoyant que l’attributaire s’astreint, pour les besoins du marché, à recruter au moyen de curriculum vitae anonymes, à recourir à la technique de mutualisation des stages ou à mener des actions de sensibilisation de leurs sous-traitants et de leurs fournisseurs.

Le pouvoir adjudicateur devrait s’assurer, d’une façon générale, de l’équilibre de la mesure : proportion de main d’œuvre dans le marché, disponibilité des structures de l’insertion par l’activité économique (SIAE) intervenant dans le secteur d’activité concerné et sur le territoire d’exécution de la prestation (travaux ou services) ou aide d’un « facilitateur ».

Le pouvoir adjudicateur peut utilement se faire assister par le « facilitateur », une personne appartenant ou lié au service public de l’emploi local (plan local d’insertion pour l’emploi (PLIE) ou maison de l’emploi). Il conseille l’acheteur dans l’élaboration et la rédaction de la clause, renseigne les entreprises soumissionnaires sur les réponses possibles localement (embauche directe, mise à disposition de personnel par des structures de l’insertion par l’activité économique, cotraitance ou sous-traitance avec des entreprises d’insertion), puis contrôle l’exécution de la clause et évalue son résultat.

Il est recommandé de formuler une telle clause en nombre d’heure de travail, dans le cas de l’insertion. Ces clauses qui doivent être pertinentes, socialement utiles et bien ciblées, doivent être rédigées en respectant les règles suivantes :

- offrir à tous la possibilité de satisfaire à la clause ;

- ne pas fixer de modalités obligatoires de réalisation de la clause, mais offrir plusieurs possibilités. Ainsi, par exemple, si une invitation peut être faite aux candidats de sous-traiter un lot ou une partie du marché à des structures d’insertion agréées, en revanche, est illégale la clause imposant au titulaire du marché de sous-traiter à une entreprise d’insertion agréée par l’Etat certaines prestations ;

- ne pas être discriminatoire à l’égard des candidats potentiels et s’imposer, de manière égale, à toutes les entreprises concurrentes (81) ;

- ne pas limiter la concurrence.

(81) Voir le guide de l’Observatoire économique de l’achat public, « Commande publique et accès à l’emploi des personnes qui en sont éloignées », mis en ligne sur le site du ministère de l’économie (http://www.minefe.gouv.fr).

14.3. Peut-on s’adresser à des entreprises adaptées ou à des établissements et services d’aide par le travail ?

L’article 15 du code permet aux acheteurs publics de réserver certains marchés ou certains lots d’un même marché à des entreprises adaptées ou à des établissements et services d’aide par le travail. Dans ce cas, l’exécution de ces marchés ou de ces lots doit être effectuée majoritairement par des personnes handicapées. L’avis de publicité doit mentionner le recours à cette possibilité.

Cette disposition ne dispense pas les acheteurs d’organiser, entre ces seuls organismes, une procédure de passation des marchés, qui sera fonction des seuils fixés à l’article 26 et respectera les modalités de publicité prévues à l’article 40.