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EXE3 Admission des fournitures courantes

Le formulaire EXE3 est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de formaliser sa décision d’admission, d’ajournement, de réfaction ou de rejet après les opérations de vérification quantitative et qualitative des fournitures courantes livrées par le titulaire.

Le formulaire EXE3 Admission des fournitures courantes est utilisé pendant l’exécution du marché. Il intervient après la livraison des fournitures, lorsque l’acheteur vérifie si les prestations correspondent aux stipulations du marché public.

Pour l’entreprise titulaire, ce document est important. Il peut confirmer l’admission des fournitures, mais aussi constater un ajournement, une admission avec réfaction ou un rejet. Il faut donc examiner attentivement les motifs indiqués, les délais imposés et les conséquences financières éventuelles.

À quoi sert le formulaire EXE3 ?

Le formulaire EXE3 sert à formaliser la décision de l’acheteur après vérification des fournitures courantes livrées par le titulaire.

Cette décision est prise à l’issue des opérations de vérification quantitative et qualitative. Ces vérifications permettent de constater si les prestations répondent aux stipulations du marché public.

L’acheteur peut prendre l’une des décisions suivantes.

• admettre les prestations ;
• ajourner l’admission des prestations ;
• admettre les prestations avec réfaction ;
• rejeter les prestations.

Quand utiliser le formulaire EXE3 ?

Le formulaire EXE3 est utilisé dans le cadre de l’exécution d’un marché de fournitures courantes. Il ne concerne pas la réception des travaux, qui relève des formulaires EXE propres aux marchés de travaux.

Si les mêmes prestations font l’objet de plusieurs admissions, l’acheteur renseigne autant de formulaires EXE3 qu’il y a d’admissions.

Que sont les opérations de vérification ?

Les opérations de vérification servent à contrôler que les fournitures livrées sont conformes aux documents du marché. Elles peuvent porter sur les quantités livrées, la qualité des fournitures, leur état, leurs caractéristiques techniques ou leur conformité aux exigences contractuelles.

Les opérations de vérification sont effectuées dans les conditions prévues par les documents particuliers du marché. À défaut d’indication, elles sont réalisées selon les usages de la profession pour les fournitures courantes.

Quelles vérifications quantitatives effectuer ?

Les vérifications quantitatives permettent de contrôler si la quantité livrée correspond à ce qui était prévu par le marché ou par le bon de commande.

Si la quantité fournie n’est pas conforme, l’acheteur peut accepter les prestations en l’état ou mettre le titulaire en demeure de reprendre l’excédent fourni, de compléter la livraison ou d’achever la prestation.

La mise en conformité quantitative ne fait pas obstacle aux opérations de vérification qualitative.

Quelles vérifications qualitatives effectuer ?

Les vérifications qualitatives permettent d’apprécier si les fournitures livrées répondent aux exigences du marché. Elles peuvent porter sur la conformité technique, l’état des produits, les performances attendues, la documentation fournie ou les caractéristiques prévues dans le CCTP.

À l’issue de ces vérifications, l’acheteur décide d’admettre, d’ajourner, d’admettre avec réfaction ou de rejeter les prestations.

Quel délai pour notifier la décision d’admission ?

Lorsque les vérifications sont simples et peuvent être effectuées au moment de la livraison, l’acheteur peut notifier immédiatement sa décision d’admission, d’ajournement, de réfaction ou de rejet.

Pour les fournitures rapidement altérables, la décision doit être prise sans délai. Si aucune décision n’est notifiée, ces fournitures sont réputées admises le jour de leur livraison.

Pour les autres vérifications, l’acheteur dispose en principe d’un délai de quinze jours pour procéder aux vérifications et notifier sa décision. Passé ce délai, la décision d’admission des fournitures est réputée acquise.

Que signifie l’admission des prestations ?

L’admission signifie que les prestations livrées répondent aux stipulations du marché public, sous réserve des vices cachés.

Elle prend effet à la date de notification de la décision d’admission au titulaire. En l’absence de décision dans le délai applicable, elle peut être réputée acquise.

Que signifie l’ajournement de l’admission ?

L’ajournement signifie que les prestations ne peuvent pas être admises immédiatement, mais qu’elles peuvent l’être après certaines mises au point.

La décision d’ajournement doit être motivée. Elle invite le titulaire à présenter de nouveau les prestations mises au point, dans le délai fixé. Le titulaire doit faire connaître son acceptation dans un délai de dix jours à compter de la notification de la décision d’ajournement.

En cas de refus du titulaire ou de silence pendant ce délai, l’acheteur peut admettre les prestations avec réfaction ou les rejeter, dans un délai de quinze jours. Le silence de l’acheteur au-delà de ce délai vaut décision de rejet.

Que signifie l’admission avec réfaction ?

L’admission avec réfaction signifie que les prestations ne sont pas entièrement conformes aux stipulations du marché, mais peuvent néanmoins être acceptées avec une réduction de prix.

La réfaction doit être proportionnelle à l’importance des imperfections constatées. La décision doit être motivée et ne peut être notifiée au titulaire qu’après qu’il a été mis à même de présenter ses observations.

Que signifie le rejet des prestations ?

Le rejet signifie que les prestations ne peuvent pas être admises en l’état. Il peut être total ou partiel.

La décision de rejet doit être motivée. Elle ne peut être prise qu’après que le titulaire a été mis à même de présenter ses observations.

En cas de rejet, le titulaire doit exécuter à nouveau la prestation prévue par le marché public. Il dispose d’un délai d’un mois à compter de la notification de la décision de rejet pour enlever les prestations rejetées. Passé ce délai, elles peuvent être détruites ou évacuées par l’acheteur, aux frais du titulaire.

Comment remplir le formulaire EXE3 ?

Le formulaire EXE3 doit être renseigné avec précision. Il identifie l’acheteur, le titulaire, le marché concerné, les prestations attendues, les opérations de vérification et la décision prise.

La rubrique A reprend l’identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice figurant dans les documents constitutifs du marché public.

La rubrique B identifie le titulaire du marché public. En cas de groupement d’entreprises, le mandataire du groupement doit également être identifié.

La rubrique C reprend l’objet du marché public. En cas d’allotissement, l’intitulé de la consultation et l’objet du lot concerné doivent être précisés. Si le formulaire est utilisé pour un marché subséquent, il faut rappeler l’objet de l’accord-cadre et, le cas échéant, ses références.

La rubrique D détaille les prestations attendues. Elle précise notamment les prestations réalisées et livrées, la date de livraison et, pour les accords-cadres à bons de commande, le numéro et la date du bon de commande concerné.

La rubrique E contient la décision de l’acheteur après vérification. Elle distingue les opérations de vérification, la décision à l’issue des vérifications quantitatives et la décision à l’issue des vérifications qualitatives.

Que contient le formulaire EXE3 ?

Le formulaire EXE3 comprend les rubriques suivantes.

• A - Identification du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice ;
• B - Identification du titulaire du marché public ;
• C - Objet du marché public ;
• D - Prestations attendues ;
• E - Décision du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice ;
• E1 - Opérations de vérification ;
• E2 - Décision à l’issue des opérations de vérification quantitative ;
• E3 - Décision à l’issue des opérations de vérification qualitative ;
• F - Signature du pouvoir adjudicateur ou de l’entité adjudicatrice.

Quels points vérifier pour l’entreprise titulaire ?

L’entreprise titulaire doit vérifier la décision EXE3 dès sa réception, surtout lorsqu’elle contient un ajournement, une réfaction ou un rejet.

• identifier le marché, le lot et les prestations concernées ;
• vérifier la date de livraison retenue par l’acheteur ;
• contrôler le résultat des vérifications quantitatives ;
• contrôler les motifs liés aux vérifications qualitatives ;
• vérifier les délais imposés pour présenter à nouveau les prestations ;
• répondre dans les délais en cas d’ajournement, de réfaction ou de rejet ;
• conserver les preuves de livraison, bons de commande, échanges et observations adressées à l’acheteur.

Lorsque la décision est défavorable, l’entreprise doit vérifier si elle est motivée et si elle a pu présenter ses observations lorsque cette formalité était nécessaire.

Quels points vérifier pour l’acheteur ?

L’acheteur doit documenter les vérifications réalisées et motiver les décisions défavorables. Le formulaire EXE3 doit permettre de comprendre les prestations contrôlées, la nature des non-conformités et la décision retenue.

• identifier précisément les prestations livrées ;
• indiquer la date de livraison ;
• mentionner la présence ou l’absence du titulaire lors des vérifications ;
• distinguer les vérifications quantitatives et qualitatives ;
• motiver clairement l’ajournement, la réfaction ou le rejet ;
• mettre le titulaire en mesure de présenter ses observations lorsque cela est requis ;
• notifier la décision dans les délais applicables ;
• conserver les pièces de contrôle, les échanges et la preuve de notification.

Formulaire et notice explicative

Formulaire EXE3 Admission des fournitures courantes

Notice explicative du formulaire EXE3

Formulaires utiles aux entreprises

Les entreprises qui répondent à un marché public utilisent principalement les formulaires de candidature, d’attribution ou de sous-traitance. Les formulaires EXE concernent l’exécution du marché, après son attribution.

Au stade de la candidature

• DC1 Lettre de candidature et désignation du mandataire par ses cotraitants ;
• DC2 Déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement.

Au stade de l’attribution

• ATTRI1 Acte d’engagement. Ce formulaire a remplacé l’ancien DC3.

Avant la signature ou la notification du marché

• NOTI1 Information au candidat retenu.

Avant l’attribution du marché

• NOTI2 État annuel des certificats reçus (cité à titre historique). Ce formulaire ne doit pas être présenté comme un formulaire actuel.

Pendant la passation ou l’exécution du marché

• DC4 Déclaration de sous-traitance ou acte spécial.

Voir également

Réfaction

Vérification

Admission des prestations

Ajournement

Rejet des prestations

Opérations de vérification

Déroulement des opérations de vérification

CCAG fournitures courantes et services

Que faut-il retenir ?

Le formulaire EXE3 Admission des fournitures courantes est un formulaire actuel proposé par la DAJ. Il permet à l’acheteur de formaliser sa décision après les opérations de vérification quantitative et qualitative. Cette décision peut être une admission, un ajournement, une admission avec réfaction ou un rejet. Pour l’entreprise titulaire, la réception d’un EXE3 doit conduire à vérifier les motifs de la décision, les délais à respecter et les conséquences éventuelles sur le paiement ou la reprise des prestations.